Принципи проектування КС в обліку.

При проектуванні КС в обліку повинні бути прийняті до уваги наступні принципи:

• порівняння прибутків і витрат;

• контроль і безпека даних;

• сумісність;

• гнучкість.

Порівняння прибутків і витрат. Переваги, які очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід, пов'язані з її створенням.

Крім виконання конкретних бухгалтерських завдань, які, як правило, вирішує КС (розрахунок зарплати, амортизації або складання бухгалтерської звітності), керівництво підприємства, власники та інвестори також бажають одержувати від системи інформацію аналітичного характеру, що необхідна для прийняття рішень. Щоб приносити користь, інформація повинна бути вірогідною, своєчасною і придатною до використання. А переваги, отримані завдяки цій додатковій інформації, повинні порівнюватись з прямими і непрямими витратами, пов'язаними з її отриманням.

Під прямими витратами розуміють витрати на систему (устаткування, програмне забезпечення і його супровід), а також на навчання і оплату праці персоналу, витрати на обслуговування тощо.

Непрямі витрати - це можливі збитки або втрачені прибутки через прийняття керівництвом неправильних рішень. В діловій практиці відомі випадки, коли компанія витрачала тисячі і десятки тисяч доларів на впровадження комп'ютерних бухгалтерських систем, які в результаті не приносили прибутків, достатніх для компенсації проведених витрат.

Контроль і безпека даних. Принцип контролю і безпеки даних полягає в тому, що система, яка проектується, повинна виконувати всі функції внутрішнього контролю, необхідні для захисту активів підприємства від їх нераціонального використання і забезпечення надійності та безпеки інформації в системі

Захист активів підприємства від їх нераціонального використання передбачає, наприклад, що кожна операція, пов'язана з витратами, повинна бути схвалена певними посадовими особами до моменту, коли ці витрати будуть здійснені.

Забезпечення надійності даних в системі розуміється як запобігання небажаним втратам бухгалтерської інформації з метою збереження комерційної таємниці, забезпечення надійності, достовірності даних тощо.

Якісна КС бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо контролю та безпеки даних:

• поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем,

• шифрування даних,

• наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу системи,

• контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копія інформації

Сумісність. Принцип сумісності означає, що система повинна проектуватись з врахуванням:

• людського фактору та організаційних особливостей підприємства;

• вже наявних комп’ютерів і програм

Працівники, які виконують різні види робіт, певним чином об'єднуються в групи. Під організаційними особливостями найчастіше розуміють способи взаємодії різних груп і окремих осіб, спрямовані на досягнення поставлених ділових цілей організації. Наприклад, маркетингова політика підприємства може бути організована або за регіонами, або в розрізі типів продукції, що випускається У випадку, коли підприємство використовує регіональний підхід, одержана інформація буде відображати доходи і витрати за регіонами В іншому випадку фірма створює систему, яка повинна дозволяти отримувати звіти спочатку за типами продукції і лише згодом - за регіонами.

Необхідно також перевірити сумісність нової автоматизованої системи бухгалтерської о обліку з вже наявним устаткуванням і програмним забезпеченням.

Гнучкість. Система, яка створюється, повинна мати достатній запас, гнучкості, що забезпечить можливість відображення внутрішніх і зовнішніх факторів, які постійно змінюються.

Всередині кожного підприємства відбуваються різні зміни: воно зростає або зменшується, впроваджує нові продукти або скорочує виробництво, відкриває дочірні фірми, філії тощо. Крім того, в країні приймаються нові і уточнюються існуючі закони та нормативні акти. Все це вимагає відповідних уточнень в системі бухгалтерського обліку. Добре спроектована автоматизована система бухгалтерського обліку дозволить бізнесу зростати і видозмінюватись без внесення суттєвих змін до системи.

Основні вимоги до гнучкості бухгалтерської системи:

• можливість зміни (настройки) Плану рахунків;

• можливість ведення аналітичного обліку за довільнимирахунками та ознаками;

• можливість зміни (настройки) шаблонів типових бухгалтерських операцій;

• можливість зміни (настройки) форм типових звітів ідоповнення нових звітів, які задаються користувачем.

Отже, завдання комплексної автоматизації великих і більшості середніх підприємств, як правило, не можуть бути вирішені за допомогою широко розповсюджених і відносно нескладних програм, а потребують створення і використання великих мережевих програмно-апаратних комплексів, їх поетапного впровадження за участю і подальшою підтримкою кваліфікованих спеціалістів як з боку розробника, так і з боку замовника.

Вирішення таких завдань сьогодні під силу лише серйозним, кваліфікованим і стабільним колективам, при значних власних початкових інвестиціях у такі проекти. Саме тому замовники великих спеціалізованих систем часто обирають не програмні комплекси, а фірму-виконавця, розраховуючи на високу кваліфікацію її персоналу, надійність і фінансову стабільність фірми, її можливості, інтелектуальний потенціал, рівень послуг тощо.