Служба кадрового учета на предприятии

Как правило, на малом предприятии создавать специально кадровую службу нерационально. Так как объем работы с персоналом в маленьких компаниях обычно небольшой, ведение кадровой документации поручается одному из сотрудников, чаще всего секретарю или бухгалтеру. Так и в ООО «Светофор» нет специальной кадровой службы и за кадровую документацию отвечает главный бухгалтер. И это логично, создавать специальную ставку в таком случае просто экономически невыгодно. Специфические особенности малого бизнеса таковы, что кадровая документация может вестись в минимально допустимом объеме, отвечающем возможностям и потребностям малого предприятия, при этом выполняются только самые необходимые функции. Следует учесть, что кадровая работа в небольших организациях ведется, в основном, по мере надобности, а не постоянно, и сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала, управлению заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной, определению очередности отпусков. Тем не менее, кадровая политика не теряет своего ключевого значения в создании профессионального и сплоченного коллектива.

Несмотря на отсутствие специализированного отдела кадров на малом предприятии, пренебрегать организацией кадрового делопроизводства нельзя. Кадровая документация ведется в соответствии с установленными правилами и существующим законодательством, и необходимость этого недооценивать не стоит. Юридически правильная и рациональная организация делопроизводства обеспечивает оптимизацию документооборота и уменьшение количества документации, повышает эффективность кадровой работы. Кадровое делопроизводство документирует трудовые отношения. Это следующие основные документы:

• распоряжения и приказы о приеме на работу;

• штатное расписание;

• трудовые договора;

• личные карточки;

• приказы о предоставлении отпусков;

• график отпусков;

• приказы о переводе на другую работу, совмещении должностей;

• приказы об увольнении;

• табели учета рабочего времени;

• правила внутреннего распорядка и трудовой дисциплины;

• положение, регламентирующее защиту личных данных;

• трудовые книжки и книга их регистрации;

• документация по охране труда.

Любая кадровая документация из этого списка имеет юридическую, а нередко и коммерческую ценность, что является подтверждением важности ее ведения и необходимости правильного оформления. Эти документы подтверждают права и обязанности, как работодателя, так и работника, а в случае необходимости, становятся важными доказательствами в спорных ситуациях.