Включение подчиненного отчета в основной

Разместим на экране окно БД рядом с окном отчета Кафедры в режиме конструктора. Выберем в окне БД подчиненный отчет Преподаватели и перетащим его в область данных отчета Кафедры. Удалим элемент надписи подчиненного отчета. Для того, чтобы подчиненный отчет при отображении не был взят в рамку, выделим его, откроем свойства и на вкладке Макет в строке Тип границы выберем значение Отсутствует.

Для включения подчиненного отчета можно также воспользоваться кнопкой панели инструментов Подчиненная форма/отчет.

Для просмотра содержимого отчета надо воспользоваться кнопкой Предварительный просмотр на панели конструктора отчетов. Для вывода записей отчета в нужном порядке задается критерий сортировки. Для его задания надо в режиме конструктора нажать кнопку в области выделения отчета (на пересечении линеечек) и вызвать контекстно-зависимое меню. В меню выбрать строку Сортировка и группировка и далее – поле сортировки.

Разработка многотабличного отчета на основе подчиненной таблицы

Мастер отчетов позволяет построить многотабличный отчет для взаимосвязанных таблиц, выбрать из них нужные поля в заданной последовательности и указать, какая таблица из участвующих в отчете, будет записи образующей (основным источником данных). Мастер также позволяет определить группировку и сортировку записей отчета по различным полям и подсчитать итоговые значения.

Рассмотрим пример: необходимо получить отчет, в котором выводятся в виде списка данные о занятиях, проводимых в каждой группе. Строки отчета должны быть упорядочены по коду предмета, в отчет надо включить суммарные часы по занятиям для каждой группы.

Проект отчета:

Изучение предметов в группах (текущая дата)
Ном.группы	Наименование предмета	Фамилия И.О. преподавателя	Вид занятий	часы
Итоги для группы предметов	Итого по группе Процентный

Основные сведения о занятиях, проводимых в группах, содержатся в т. ИЗУЧЕНИЕ. Из этой таблицы можно получить перечень идентификаторов занятий, проводимых в каждой группе, с указанием часов по занятию. Таблица является основным источником записей отчета. Наименования предметов содержит таблица ПРЕДМЕТ, фио преподавателей – таблица ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Обе таблицы являются главными по отношению к т. ИЗУЧЕНИЕ. Между таблицами установлены одно-многозначные связи.

Для создания отчета необходимо:

§ выбрать мастер в окне Новый отчет и подчиненную таблицу ИЗУЧЕНИЕ в качестве записеобразующей;

§ в окне Создание отчетов выбрать из таблицы ИЗУЧЕНИЕ поля: НГ, ВИДЗ, ЧАСЫ;

§ из таблицы ПРЕДМЕТ выбираем поле с наименованием предмета НП, из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ФИО;

§ в следующем сенсе окна мастера в строке Выберите тип представления данных по умолчанию выделены таблица ИЗУЧЕНИЕ, т.к. она является источником данных. Здесь надо задать уровни группировки, которые позволяют вывести записи, объединенные по разным полям. Зададим один уровень группировки по полю НГ;

§ Зададим порядок сортировки записей по полю НП;

§ Для подсчета итоговых значений нажмем Итоги: для поля ЧАСЫ выберем функцию Sum;

§ В следующем сенсе выберем вид макета отчета: Ступенчатый с Книжной ориентацией. Отметим флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице;

§ Выберем стиль оформления и зададим имя отчета.

Полученный отчет будет соответствовать по основным параметрам проекту макета, но его можно доработать в режиме конструктора. Так, например, если необходимо, чтобы сведения о каждой группе печатались на отдельной странице, вставьте в примечание группы разрыв страницы (кнопка Разрыв страницы на панели конструктора отчетов).

Для разработки сложного отчета пользуются тем обстоятельством, что запрос является удобным средством выборки взаимосвязанных данных и на его основе можно построить отчет. Экзаменационная ведомость может быть примером такого отчета.