V. Организация заседаний Коллегии

1. Коллегия осуществляет свою деятельность в соответствии с планом работы Коллегии. Проекты планов работы и повестки заседаний Коллегии формируются ответственным секретарем на основании предложений, поступивших от членов Коллегии или правящего архиерея.

2. Предложения в план работы Коллегии должны содержать:

наименование вопроса, состав исполнителей, ответственных за подготовку вопросов, вносимых для рассмотрения на заседании Коллегии, дату рассмотрения вопроса на заседании Коллегии.

3. Предложения в план работы Коллегии представляются ответственному секретарю Коллегии.

4. Проект плана работы Коллегии, до его утверждения председателем Коллегии, согласовывается с епархиальным архиереем. По предложению епархиального архиерея осуществляются: изменение сроков рассмотрения, формулировок вопросов, включенных в план работы Коллегии, исключение вопроса из плана работы Коллегии, рассмотрение на заседаниях Коллегии дополнительных вопросов.

5. Утвержденный план работы Коллегии ответственный секретарь Коллегии доводит до членов Коллегии и других заинтересованных лиц.

6. Заседания Коллегии проводятся по необходимости, но не реже одного раза в квартал. Не менее одного раза в год заседания проходят под председательством епархиального архиерея.

7. Организационное и методическое обеспечение деятельности Коллегии осуществляется епархиальным отделом по делам молодежи.

8. Повестка дня заседания Коллегии утверждается непосредственно на заседании Коллегии.

9. Коллегия может проводить расширенные заседания с приглашением заинтересованных лиц: духовенства, представителей православной общественности, научных учреждений и общественных объединений, ответственных за молодежное служение из других епархий, богословов, экспертов и других специалистов, для предоставления сведений по рассматриваемым вопросам.

10. Возможность присутствия на заседании Коллегии средств массовой информации определяется председателем Коллегии. В случае нежелательности распространения в средствах массовой информации какой-либо информации, относящейся к заседанию, председатель Коллегии оповещает об этом всех присутствующих на заседании.

11. По вопросам затрагивающим особенности молодежного служения в отдельных благочиннических округах могут проводиться выездные заседания Коллегии с участием представителей территориально соотнесенных с соответствующим благочинием органов местного самоуправления муниципальных образований, муниципальных учреждений, а также иных организаций.

12. Заседания Коллегии являются правомочными, если в нем участвует не менее половины от общего числа ее членов.

13. Члены Коллегии обязаны участвовать в заседании Коллегии лично. Члены Коллегии не вправе делегировать свои полномочия другим лицам, а также передавать право голоса другим членам Коллегии. Освобождение членов Коллегии от участия в заседании Коллегии допускается с разрешения председателя Коллегии или в случае его отсутствия – с разрешения заместителя председателя Коллегии. О невозможности присутствовать на заседании Коллегии по уважительной причине члены Коллегии информируют ответственного секретаря Коллегии не позднее, чем за сутки до начала заседания. В особых случаях, с разрешения председателя Коллегии, член Коллегии может предоставить письменный доклад с изложением своей позиции по означенному вопросу.

14. Представленные для рассмотрения на заседании Коллегии материалы должны быть подготовлены в соответствии с требованиями нижеследующего пункта настоящего Положения.

15. Материалы представляются ответственному секретарю Коллегии не позднее, чем за 2 календарных дня до дня проведения заседания и могут включать:

- проект решения Коллегии[3].

- информационную справку[4].

- список лиц, выступающих на заседании Коллегии, список лиц, приглашаемых на заседание Коллегии.

16. Решения Коллегии принимаются голосованием. В этом случае решение принимается простым большинством голосов от числа членов Коллегии, присутствующих на заседании Коллегии. При равенстве голосов решающим является голос председательствующего на заседании Коллегии.

17. По каждому вопросу повестки дня заседания Коллегии принимается отдельное решение.

18. Ответственный секретарь Коллегии может фиксировать ход заседания Коллегии и принятые решения протоколом, который подписывается председателем Коллегии и ответственным секретарем. Также может производится фото- и видеофиксация заседания.

19. Решения Коллегии утверждаются руководителем ОДМ и направляются в десятидневный срок сотрудникам, ответственным за молодежную работу в благочинии, иным заинтересованным лицам, организациям и соответствующим органам государственной власти и включаются в годовой отчет ОДМ.

20. Исполнение решений Коллегии может осуществляться посредством издания соответствующих указов и распоряжений управляющего епархией с приложением выписки из протокола Коллегии.

21. Обязанности по исполнению решений Коллегии несут непосредственно ответственные лица, указанные в решениях Коллегии.

22. Коллегия регулярно рассматривает на своих заседаниях отчеты о ходе исполнения принятых ею решений и результатах проделанной работы, заслушивает лиц, ответственных за их исполнение.

23. Для решения поставленных перед Коллегией задач могут быть образованы рабочие группы, которые являются временными рабочими органами Коллегии.

24. В состав таких рабочих групп, кроме членов Коллегии могут входить сотрудники ОДМ, представители других епархиальных учреждений, помощники настоятелей по молодежному служению, специалисты и эксперты по теме, изучаемой группой. Включение в состав рабочей группы сотрудников учреждений и клириков иных епархий согласовывается с епархиальным архиереем соответствующих епархий, сотрудника епархиального учреждения – с его руководителем.

25. Решение о создании рабочей группы, перечень задач и сроки ее деятельности принимаются на заседании Коллегии. Также на заседании Коллегии назначается ее руководитель и формируется состав рабочей группы и полномочия ее членов. При необходимости епархиальный архиерей может включить дополнительно в рабочую группу специалистов по разрабатываемой теме.

26. Рабочая группа вправе:

- вносить предложения председателю ОДМ о привлечении экспертов, специалистов, переводчиков и иных лиц;

- проводить консультации со специалистами синодальных учреждений, с сотрудниками епархиальных учреждений, в том числе из других епархий;

- решать вопросы организации своей деятельности;

- готовить аналитические материалы и разрабатывать проекты решений заседаний Коллегии.

27. Участие в деятельности рабочей группы членов канонических подразделений Русской Православной Церкви осуществляется на безвозмездной основе.

28. В срок, определяемый председателем Коллегии, руководитель рабочей группы представляет отчет о деятельности рабочей группы на заседании Коллегии. Отчет подлежит утверждению Коллегией. При утверждении отчета работа группы считается выполненной. В случае неутверждения - вопрос о дальнейшей деятельности рабочей группы выносится на решение Коллегии.

29. Полномочия рабочей группы могут быть досрочно прекращены распоряжением председателя Коллегии.