Учет расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами — расчеты по суммам денежных средств или денежных документов, выданных работникам учреждения под отчет на расходы

Расчеты с подотчетными лицами — расчеты по суммам денежных средств или денежных документов, выданных работникам учреждения под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначены аналитические счета синтетического счета 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» (таблица 4).

Таблица 4 — Счета учета расчетов с подотчетными лицами

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий), то есть вводить дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

Выдача денег под отчет допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным в подотчет ранее.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы под отчет деньги, предъявить в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049), к которому приложить все оправдательные документы.

На основании утвержденного руководителем учреждения Авансового отчета признаются произведенные подотчетным лицом расходы, и производится списание задолженности.

Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Отражение операций по счету осуществляется в Журналах операций по расчетам с подотчетными лицами (ф.0504071) обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам.

Пример 4. Из кассы бюджетного учреждения выданы наличные денежные средства подотчетным лицам:

Иванову (раздатчику) для выплаты заработной платы работникам учреждения 275 500 р.;

Петрову — на оплату командировочных расходов:

а) оплату суточных — 2 600 р.;

б) оплату проезда — 8 200 р.;

в) оплату проживания — 7 500 р.

В бухгалтерском учете операции отражены следующими проводками:

— выдана раздатчику Иванову сумма заработной платы работников учреждения:

Дебет 20811 Кредит 20134 — 275 500 р.;

— выданы Петрову деньги на командировку:

а) на оплату суточных:

Дебет 20812 Кредит 20134 — 2 600 р.;

б) на оплату проезда:

Дебет 20822 Кредит 20134 — 8 200 р.;

в) на оплату проживания:

Дебет 20826 Кредит 20134 — 7 500 р.

— погашение дебиторской задолженности раздатчика Иванова по полученной подотчетной сумме по заработной плате осуществляется на основании представленной им Ведомости выдачи заработной платы:

Дебет 30211 Кредит 20811 —275 500 р.;

— списаны командировочные расходы Петрова на основании утвержденного Авансового отчета:

Дебет 40120 — 17 800 р.

Кредит 20812 — 2 600 р.,

Кредит 20822 — 8 200 р.,

Кредит 20826 — 7 000 р.;

— возвращен Петровым остаток неиспользованной подотчетной суммы:

Дебет 20134 Кредит 20811 — 500 р.