Доверенность

Любая доверенность должна содержать следующие обязательные пункты:

1. Полная информация о сторонах (доверителе и поверенном).

1.1. Для физических лиц необходимо указать фамилию, имя и отчество, а также данные паспорта и место регистрации.

1.2. Для юридических лиц прописывается организационно-правовая форма, наименование и все данные, включая ИНН, ОГРН и юридический адрес, ФИО руководителя (возможно, лица, наделенного соответствующими полномочиями), и его подпись, скрепленная печатью.

2. Место и дата (прописью) выдачи доверенности.

3. Срок действия доверенности.

4. Объем полномочий.

5. Ограничения на предоставленные полномочия, как, например, возможность передоверия.

Правила:

1. Срок действия доверенности допустимо не ограничивать тремя годами. Однако если срок не определен документально, то его действие по умолчанию длится 1 год.

2. Отменено обязательное требование на проставление печати (исключение-представительство в суде).

3. Утверждена принципиально новая форма доверенности – коллективная. В этом случае доверенность на передачу полномочий оформляется нескольким поверенным лицам. Полномочия могут быть разными, абсолютно не связанными между собой. Многосторонняя доверенность сложна и в восприятии, и в применении, поскольку может повлечь взаимоисключающие действия поверенных.

4. Появилась доверенность без доверенности. То есть это могут быть документы, уже содержащие полномочия представителя (договор, решение собрания).

В зависимости от того, на какие действия предоставляются полномочия, определяется и то, как написать доверенность.

Письмо

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

§ введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

§ доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);

§ заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности...», «В ближайший год школа не предполагает...» и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению.