![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Составление заголовков дел
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: 1.название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело); 2.автор документа (название организации, структурного подразделения); 3.корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы); 4.вопрос или краткое содержание документов дела; 5.название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; 6.даты (период), к которым относятся документы дела; 7. указание на копийность дела. Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия): 1.Журнал учета выдачи дипломов 2.Протоколы собраний акционеров предприятия 3.Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: «Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов» Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: «Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)» или «Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)» Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам научно-технической комиссии» Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело». «Личные дела административно-управленческого персонала» Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями: «Переписка с 000 “ЛАГ” о сроках возвращения кредитов» Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко: «Протоколы заседания Совета учредителей» При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления: «Переписка с Росархивом» «Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве» Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются: «Переписка по научно-организационным вопросам» Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название: «Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции» В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: «Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2002 г.» В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал: «Сводный баланс доходов и расходов за 1-2 кв. 2002 г.» В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов: «Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии»
|