Первинний облік доходів і видатків загального фонду

Будь-яка господарська операція повинна відображатись на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах. Таку реєстрацію господарських операцій називають первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку. Господарські операції відображають в бухгалтерському обліку методом їхнього суцільного і безперервного документування. Записи в бухгалтерському обліку здійснюють на підставі первинних документів.

Первинні документи - це письмові свідчення, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації установи на їхнє здійснення.

Первинний бухгалтерський документ - бланк встановленої форми, призначений для відображення господарських операцій. Первинні документи складають на бланках типових форм, а також на бланках спеціалізованих форм.

Основним документом, який регулює загальні правила застосування первинних документів, є Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказам Міністерства фінансів України

№ 88 [25]. Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності установи.

Усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою. Первинні документи повинні бути складені у момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення. З оформленням кожної господарської операції первинним документом починається перша стадія обліку.

Первинні документи для надання їм сили та доказовості повинні містити такі обов’язкові реквізити:

- назва документа (форми);

- номер, дата і місце складання;

- назва установи від імені якої складено документ;

- зміст, обсяг, одиниця вимірювання господарської операції;

- посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції [25].

За відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.

Залежно від характеру операції до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

- ідентифікаційний код установи;

- підстава для здійснення операції;

- номери рахунків за дебетом і кредитом;

- назва казначейства (отримувача і платника коштів), номер його коду;

- призначення платежу: назва товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок тощо), із зазначенням його номера і дати;

- код економічної класифікації видатків із зазначенням сум під час здійснення видатків з бюджету;

- коди бюджетної класифікації доходів та термін платежу;

- суму податку на додану вартість, або надпис «без податку на додану вартість» [25].

Первинні документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки чорнилом темного кольору, кульковими ручками, за допомогою принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів впродовж встановленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Вільні рядки у первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню. Керівник установи забезпечує фіксування фактів всіх господарських операцій, що були здійснені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами (відділами), службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей та документів.

Відповідно до законодавства діяльність бюджетних установ здійснюється за рахунок коштів, що надходять з державного бюджету, і додаткових доходів отримання яких дозволено чинним законодавством України. Бюджетне фінансування - безповоротне, без відкладне виділення коштів з державного бюджету.

Здійснення операцій за доходами та видатками державного бюджету через органи державного казначейства обов’язкове для всіх розпорядників його коштів. При казначейській формі виконання державного бюджету розпорядникам коштів відкриваються реєстраційні рахунки в органах державного казначейства. Відкриття реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків визначено в Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах державного казначейства, затвердженому наказом ДКУ № 758 [26].

Фінансування та оплата витрат проводяться органами державного казначейства за наявності відомостей про територіальне розташування мережі установ на відповідній території та на підставі затверджених кошторисів доходів і видатків.

Кошти, які надходять на рахунки розпорядників коштів вважаються отриманими доходами цього розпорядника і підтверджені випискою органу державного казначейства, в якому обслуговується даний розпорядник.

Видатки розпорядників бюджетних коштів проводять органи ДКУ з реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунків розпорядників бюджетних коштів, здійснюючі платежі з цих рахунків. Підставою для видатків є платіжні доручення розпорядників коштів і зареєстровані в органах державного казначейства України зобов’язання та фінансові зобов’язання, які підтверджують цільове спрямування коштів.

Органи ДКУ приймають від розпорядника бюджетних коштів платіжні доручення і підтвердні документи, якими є первинні документи проведених установою господарських операцій на здійснення видатків:

· акти виконаних робіт;

· накладні;

· товарно-транспортні накладні;

· рахунки фактури;

· трудові угоди;

· заяви на перерахування коштів на карткові (вкладні рахунки) тощо.

Отже охарактеризуємо декілька документів з обліку доходів і витрат загального фонду бюджетної установи в готівковій та безготівковій формі, а весь перелік первинних документів наведемо в додатках (додаток 31).

Прибутковий касовий ордер (форма № КО-1) виписується в одному екземплярі і реєструється в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів працівником бухгалтерії, підписується головним бухгалтером або уповноваженою на це особою і передається в касу підприємства, установи. Квитанція до прибуткового касового ордеру (що є відривною частиною прибуткового касового ордеру), завірена підписом головного бухгалтера та печаткою підприємства, видається на руки особі, яка здала гроші. Прибутковий касовий ордер, за яким отримано готівку, залишається в касі [25].

Видатковий касовий ордер (форма № КО-2) виписується в одному екземплярі працівником бухгалтерії, підписується керівником підприємства (організації) і головним бухгалтером або уповноваженою на це особою. Реєструється в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. До видаткових ордерів можуть додаватися заяви на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов'язкова. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструються після здійснення цих виплат. У разі видачі окремим фізичним особам готівки, в тому числі працівникам установи, за видатковими касовими ордерами касир вимагає пред'явити паспорт або документ, який його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері про отримання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору.

У бюджетній установі всі документи, пов’язані з фінансово-господарською діяльністю (чеки, платіжні доручення, розрахунково-платіжні та платіжні відомості, документи на видання ТМЦ тощо) підписує (візує) керівник бюджетної установи і головний бухгалтер, документи без підпису одного з них є недійсними і не приймаються до виконання. У прибуткових і видаткових касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, платіжними картками, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування коштів в касі), реквізит «Отримав» або «Прийнято від» не заповнюється. Відразу ж після отримання або видачі готівки за касовими ордерами вони підписуються касиром, а на доданих до них документах проводиться відбиток штампа або напис: «Оплачено» - із зазначенням дати (число, місяць, рік). Касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів [25].

Для безготівкових розрахунків найбільш поширеними у бюджетних установах є розрахунки за допомогою платіжних доручень, які застосовуються як у розрахунках за товари, роботи, послуги, так і за нетоварними операціями (переказ коштів підвідомчим установам, платежі до бюджету, органів соціального страхування, погашення іншої кредиторської заборгованості, претензій, штрафів, пені тощо). Платіжні доручення подаються органу Державного казначейства у двох примірниках.

При фінансуванні бюджетних установ через органи ДКУ порядок розрахунків платіжними дорученнями має свої особливості, які випливають з того, що функцію обслуговуючого банку для таких установ фактично виконує орган ДКУ. Розрахунки при цьому здійснюються у такій послідовності:

1 - на підставі угоди (тендерної угоди, контракту) постачальник відвантажує продукцію, виконує роботи, надає послуги бюджетній установі;

2 - після виконання роботи, відвантаження продукції, надання послуги постачальник направляє бюджетній установі рахунок-фактуру;

3 - бюджетна установа подає до органу ДКУ платіжні доручення з підтвердними документами;

4 - орган ДКУ після перевірки наявності зареєстрованого відповідного зобов'язання та коштів на рахунку установи за відповідним кодом бюджетної класифікації витрат (згідно з кошторисом) подає до уповноваженого банку платіжні доручення;

5 - уповноважений банк списує кошти з єдиного казначейського рахунка і переказує їх установі банку постачальника;

6 - уповноважений банк надсилає органу ДКУ виписки з казначейського рахунка з доданими платіжними дорученнями;

7 - орган ДКУ списує кошти з реєстраційного рахунка бюджетної установи і надсилає останній виписку з рахунка з доданими платіжними дорученнями;

8 - банк постачальника зараховує кошти на рахунок отримувача коштів і надсилає виписку з рахунка постачальнику з доданими платіжними дорученнями [11].

Облік операцій за рухом грошових коштів на рахунках у банках та органах ДКУ ведуть у меморіальному ордері № 2 т. ф. № 381 (бюджет) — за коштами загального фонду. При цьому для кожного субрахунка складають окремий меморіальний ордер з додатковою нумерацією (2а, 2б, За, 3б і т. ін.). Записи у накопичувальні відомості здійснюють на підставі виписок банку (органу ДКУ) з доданими розрахунковими документами. У кінці місяця підсумки оборотів за кожним меморіальним ордером переносять окремим рядком у книгу Журнал-головна [25].

Помилки в первинних документах виправляють закреслюючи неправильний текст або суму і надписуючи над закресленим правильний текст або суми. Закреслення виконують тонкою рискою так, щоб можна було прочитати раніше написане. Виправлення помилок у первинному документі повинно супроводжуватись надписом «Виправлено» і затверджено підписами осіб, які підписують документ, із зазначенням дати виправлення. У документах, якими оформлені касові та банківські операції виправлення не допускаються.

Особи, які склали і підписали документ, відповідають за достовірність даних, а також за своєчасне і якісне складання первинних документів.