Реєстрування службових документів

Датування та індексування документів

Датування службових документів Дата документа (реквізит 11)

Дата документа — цей реквізит є обов'язковим елементом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Тому кожен, хто складає, виконує, зат­верджує чи підписує будь-який діловий папір, повинен привчи­тися проставляти дату.

Датою документа може стати день його створення і (або) під­писання, погодження затвердження, прийняття, видання або ре­єстрації. А саме:

♦ датою листа або наказу є день їх підписання;

♦ датою звіту, плану чи інструкції — день їх затвердження;

♦ датою протоколу чи акта - час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

.

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (по­годження, прийняття, затвердження тощо).

Дати підписання, затвердження ділових паперів, а також ті, що є в тексті, переважно оформлюються цифровим способом. При цьому день місяця і місяць позначаються двома парами арабських цифр. Щоб не виникло подвійного тлумачення в роз­шифруванні дати документа, цифрове позначення року (з 2000 до 2033 р.) повинне складатись з чотирьох цифр.

Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (скажімо, «21 бе­резня 2009 р.») може вживатися у нормативно-правових актах та в документах, що містять відомості фінансового характеру.

Так посилання у тексті на правовий акт або інший документ, зазвичай, оформляється таким чином:

Лист № 201 від 17грудня 2008 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають (резолюції, погодження, візи, позначки про виконан­ня документа та направлення його до справи тощо).

Проставляється дата підписання документа в його лівій вер­хній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цьо­го місці бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставля­ється нижче від підпису, без відступу від межі лівого берега. На документах, які спільно видають дві або більше організацій, має бути зазначена лише одна дата.

Реєстрування службових документів

Реєстрування — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстру­вання — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.

Факт створення або надходження документа фіксується прос­тавлянням на ньому умовних позначень —реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відо­мостей про документ. Суть індексування полягає в зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» — це умовне поз­начення, що надається документу під час його реєстрації. Реєс­трації підлягають документи, створені установою, та ті, що над­ходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації.

Список документів, що підлягають реєстрації, має бути в до­датку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.

Реквізит» Реєстраційний індекс документа» забезпечує юри­дичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко розшукати потрібний документ.

Проставляють реквізити «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа» на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад: [15.10.2008№ 05-24/149] або [2009. 11.10. МАВ 07-22/45]

Складається реєстраційний індекс документа з його порядко­вого номера, який визначають за відповідною реєстраційною формою (журналом, картотекою, або базою даних вхідних доку­ментів), що запроваджена в установі.

За потреби реєстраційний індекс документа можна доповнювати \за рішенням установи, умовним позначенням групи докумен­тів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі) або індексом справи за номенклату­рою справ та індексом структурного підрозділу, інформацією про кореспондента, виконавця тощо.

Наприклад: у реєстраційному індексі 24/149:

149 — порядковий реєстраційний номер документа за відповід­ним журналом реєстрації документів у межах одного року,

24 — умовне позначення групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі.

Вихідний номер службового документа № 07—22/45 означає:

07 — шифр підрозділу установи,

22 — номер справи, в якій зберігається копія вихідного докумен­та за номенклатурою для цього підрозділу,

45 — номер документа за відповідним журналом реєстрації ви­хідних документів у межах одного року.

Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпоряд­чих документів організації, протоколів засідань колегіальних ор­ганів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.

У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазви­чай, протягом навчального року. На початку кожного нового нав­чального року нумерація поновлюється.

Місце розташування реєстраційного індексу залежить від ви­ду бланка та виду документа, тобто проставляється на відповід­ному місці документа, визначеному формуляром-зразком.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13)

Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати да­ту й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.

Вказаний реквізит переноситься особою, що складає доку­мент, з ініціативного документа. Наприклад: [На №04-20/83 від 12.12.2008}

Слово рік або скорочення/? на документі не проставляється.

Якщо вихідний лист є відповіддю на декілька листів однієї ор­ганізації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні ін­декси і дати, зазначені в усіх цих листах. Наприклад:

[На №04-20/83 від 12.12.2008, №04-20/85 від 14.12.2008

Якщо в одному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери і дати листів слід розташовувати один під одним у такій самій послі­довності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті «Адресат». Наприклад:

На №04-20/83 від 12.12.2008. На №18-22/851 від 14.12.2008. На №205/43 від 12.12.2008.

Розташовується реквізит нижче або на рівні реєстраційного індексу, переважно на спеціально відведеному для нього місці на бланку.

Питання для самокнтролю:

1. Яким чином на документі оформлюється реквізит «Дата»?

2. Яким чином реєструються документи в установі?

3. Якм чином оформлюєься реквізит «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь»?