Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Розташування та правила оформлення реквізитів
|
|
| №п/п | Реквізити | Розташування та правила оформлення |
| Державний герб | Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації | |
| Емблема організації чи підприємства | Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку | |
| Зображення державних нагород | У верхньому лівому кутку або посередині документа | |
| Код підприємства, установи, організації | У верхньому правому кутку | |
| Код форми документа | У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи | |
| Назва міністерства або відомства, якому підтюряд-ковується установа | У верхньому лівому кутку або посередині сторінки | |
| Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа | У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом | |
| Назва структурного підрозділу | У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом | |
| Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку | У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно поштових правил: 01054, м. Київ-54, вуя. Пирогова, 9, т.221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО№ 321518 | |
| Назва виду документа | Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу | |
| Дата | Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1999 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом | |
| Індекс | У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: Ns 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії | |
| Посилання на індекс та дату вхідного документа | У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135 — порядковий номер | |
| Місце укладання чи видання | У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видасться документ | |
| Гриф обмеження доступу до документа | З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка «для службового користування», «таємно», «цілком'таємно» | |
| Адресат | З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад: Друкарня «Преса Никонову Миколі України» Петровичу Головному «ул- Грінченка, редакторові • бу°- 7, кв. 19 Романову В. О. Київ-0401004 | |
| Гриф затвердження | У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: — слово ЗАТВЕРДЖУЮ; — назва посади; — особистий підпис; — ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; — дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л.С.Семенова 07.10.99 | |
| Резолюція | У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка на порядок виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою | |
| Заголовок до тексту | Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має буй лаконічним і точним, якнайпов-ніше розкривати зміст документа | |
| Відмітка про контроль | З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її простав-ляють за формою «К» або «Контроль» | |
| Текст | Складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля) | |
| Відмітка про наявність додатка | Додатки до документів можуть бути 3х видів: -до розпорядчих документів -що є самостійними документами -що пояснюють або додають зміст основного документа. | |
| Підпис | Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: — зазначення посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади й прізвищем); — ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні: Директор • Директор зош№277 зош№282 /підпис/ /підпис/ Л.С.Семенова Ю.Ю. Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться | |
| Гриф погодження | Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із: — слова «УЗГОДЖЕНО»; — назви посади службової особи, з якою узгоджується документ, та назви установи; — особистого підпису; — його розшифрування; — дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту «ПІДПИС» або на окремій 'сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор зош № 246 /підпис/К.С. Кущаєва 01.09.99 | |
| Віза | Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: — особистого підпису особи, що візує; — дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б.М.Сайко 28.08.99 Невеликі зауваження (1 — 2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі | |
| Печатка | Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають, різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпо-рядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т.д. | |
| Відмітка про засвідчення копій | У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою | |
| Прізвище виконавця та номер його телефону | Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа | |
| Відмітка про виконання документа й направлення його до справи | Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості: — стислу довідку про виконання; — слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; — дату скерування документа до справи; — підпис керівника структурного підрозділу або виконавця | |
| Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій | Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: — запис «Інформація перенесена на машинний носій»; — підпис особи, відповідальної за перенесення даних; — дату перенесення | |
| Відмітка про надходження | Містить: — скорочену назву організації, що отримала документ; — дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: — назву організації; — дату надходження; — індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа |
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, суть конкретної справи, містити докази, висновки.
ТЕКСТ - це сукупність речень, об’єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладенну стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
v Текст викладати від третьої особи:
v Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
v Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
v Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
v Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...;
v Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи..
v Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
v Уживати прямий порядок слів у реченнях
v Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції-Вами ще не висловлені пропозиції...
v Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...
v Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...
v У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...
v Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
v Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...