Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами являются одной из сторон в деятельности каждого предприятия.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на строго определенные цели:

1) хозяйственно-операционные расходы;

2) хозяйственные нужды;

3) на расходы, связанные со служебными командировками;

4) представительские нужды.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг.

Под служебной командировкой понимается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. В состав представительских расходов относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 – «Расчеты с подотчетными лицами».

В организации должен быть утвержден руководителем перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет.

Работник, получив наличные денежные средства под отчет, тратит их в соответствии с целью, указанной в расходном кассовом ордере.

Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства под отчет, или со дня возвращения из командировки, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию предприятия отчет (авансовый отчет) об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Под оправдательными документами понимаются чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные и другие документы, на которых должна быть дана подробная расшифровка всех наименований товарно-материальных ценностей, выполненных работ или полученных услуг с отражением по каждой из них цены за единицу, количества и общей суммы.

Например, в случае служебной командировки подотчетное лицо должно предоставить проездные билеты, счета за проживание, счета или (копии) товарных чеков, счета-фактуры.

Бухгалтерские записи по выдаче денежных средств под отчет и утверждению авансового отчета представлены в табл.9.10.

Бухгалтерия рассчитывает общую сумму, указанную в оправдательных документах, и определяет разницу выданных и израсходованных сумм.

В случае выдачи большей суммы разница возвращается подотчетным лицом в кассу предприятия или удерживается из заработной платы. При превышении признанных расходов подотчетного лица над полученной суммой разница выдается подотчетному лицу из кассы как ликвидация кредиторской задолженности организации перед подотчетным лицом.

Данные бухгалтерские записи представлены в табл. 9.11.

При приобретении материальных ценностей и признании услуг из подотчетных сумм НДС учитывается только при предоставлении счетов-фактур. Во всех остальных случаях НДС не выделяется, не учитывается и к вычету предъявляться не может.

Пример 9.3. Работнику организации выдано под отчет 10 000 руб. на приобретение материалов. Подотчетное лицо приобрело материалов на сумму 11 200 руб., в т.ч. НДС 18%. Стоимость покупки подтверждается кассовым чеком и счетом-фактурой продавца. Работником составлен и представлен в бухгалтерию организации авансовый отчет. Перерасход по авансовому отчету выдан работнику из кассы организации. Составить бухгалтерские записи.

Решение представлено в табл. 9.12.

Пример 9.4. По распоряжению руководителя работник аппарата управления направлен в трехдневную служебную командировку с целью заключения договора. Работнику организации выдано под отчет 5 000 руб. По возвращении из командировки по распоряжению руководителя работнику выплачены суточные за три дня по норме, установленной действующим законодательством (100 руб.). Подотчетное лицо предоставило оправдательные документы за железнодорожные билеты в оба конца на сумму 2 900 руб., документы за проживание в гостинице были утеряны. Сумма остатка возвращена подотчетным лицом в кассу предприятия. Составить бухгалтерские записи.

Решение представлено в табл. 9.13.