Кроки створення звіту в режимі Майстра звітів

Шаг 1. Виберіть для створення режим Майстер звітів і таблицю для якої будуватиметься звіт.

Шаг 2. Вибираються поля заданої таблиці, які будуть поміщені в звіт.

Шаг 3. Указуються поля по яких буде проводиться угрупування

Шаг 4. Вибір сортування полів

Шаг 5. Вибирається вид макету для звіту.

Шаг 6. Вибирається стиль відображення звіту

Шаг 7. Указується ім'я звіту і подальші дії з ним.

Після проходження всіх кроків Майстра буде створений паперовий макет звіту, готовий до друку. Якщо необхідно відкоректувати його, то вікно з макетом закривається і потім звіт відкривається в режимі Конструктора.

Використання стандартних функцій. Функції у ЕТ — це скорочений ваpiaнт формул, які часто застосовують, тобто це програми, що за готовими формулами реалізують обчислення над аргументами, які задаються користувачем згідно з правилами запису (синтаксису) функції. Кожна функція має ім'я (латинськi або кирилицею у Excel, тільки латинські у Calc) та аргументи, які записують у круглих дужках після iмeнi функції через крапку з комою. Аргументами функцій можуть бути числа, посилання на клітинки та діапазони, імена, текст, логічні значення, значення помилок, вкладені функції тощо. Доступ до функції здійснюється за її іменем.

Програми ЕТ мають декілько сотен стандартних функцій, а також є можливість створити власну функцію. Усі функції умовно поділяються на категорії:

Введення функцій. Можно вводити функції вручну безпосередньо з клавіатури у клітинці або у Строке Формул після знака «=», якщо синтаксис функції відомий, або за допомогою Мастера функций, який здійснює введення функцій у діалоговому режимі за декілько кроків.

Мастер функций побудовано за тематичним принципом (Рис. 4.8). У списку Категория вибрати потрібну, клацнувши лівою кнопкою миші, поряд зі списком можна отримати повний список імен функцій активної категорії. Обрав функцію, нижче з’явиться повний її запис та призначення. Функцію вик­ликають клацанням лівою кнопкою миші на її імені. У вікні Аргументы функции вводять у відповідне поле (чи поля) аргументи функції числа або адреси клітинок, що містить число. Для зручності введення адрес клітинок можна ско­ристатись кнопкою справа від поля, клацання на якій згортає вікно і відкриває активний лист, що дає змогу мишею визначити потрібну клітинку чи діапазон клітинок.

Фінансові функції використовують для розв'язування задач планування фінансової діяльності, визначення прибутків, аналізу вигідності капіталовкладень, кредитно-інвестиційної політики тощо.

Інвестицією називається вкладання грошей у деякий бізнес на певних умовах. Позика у банку називається кредитом, а внесок на рахунок в банк — депозитом, надходження грошей від деякого бізнесу — рентою.

Розглянемо головні параметри фінансових функцій та їхні скорочені назви:

процентна ставка за період Ставка (англ.: Rate) виражається у відсотках і може бути добовою, місячною, річною тощо;

кількість періодів Кпер (англ.: NPER), кожний тривалістю доба, місяць, рік тощо;

періодична виплата Плт (англ.: РМТ) — сума, яку виплачує клієнт за кожний період (це від'ємне число), або сума, яку отримує клієнт за кожний період (це додатне число);

сума внеску Пс (англ.: PV) — сума інвестиції, капіталовкладення, початкового внеску (від'ємне число або нуль);

тип операції Тип (англ.: Туре або F) — число 0, якщо виплата дійснюється наприкінці кожного періоду, і число 1, якщо на початку.

Вирізняють кредитну і депозитну процентні ставки. Кредитна ставка с вищою за депозитну. Процентна ставка має бути узгодженою з тривалістю періоду, наприклад, річна ставка 24% рівносильна місячній ставці 2%.

Функція для визначення майбутньої вартості теперішніх інвестицій на основі періодичних постійних (за значеннєм сум) платежів та постійної процентної ставки

БС(Ставка; Кпер; Плт; Пс; Тип) (FV)

Функція для визначення майбутньої вартості інвестиційного капіталу на умовах нарахування різних процентів за певну кількість (до 30) періодів

БЗРАСПИС (капітал; масив процентів) (англ.: FVSCHEDULE)

Функції для визначення виплат для погашення позики.

Введемо нові терміни та їхні скорочені назви:

номер періоду Период (англ.: Р), Период = 1 на початку періоду;

сума позики Пс (англ.: PV);

кінцеве значення позики Бс (англ..: FV).

Функція для визначення суми періодичних виплат для погашення боргу на основі періодичних постійних (за значеннєм сум) платежів та постійної процентної ставки

ПЛТ(Ставка; Кпер; Пс; Бс; Тип) (англ.: РМТ)

Така виплата складається з двох частин, які обчис­люють за допомогою двох функцій:

а) виплата за процентами ПРПЛТ (Ставка; Период; Кпер; Пс; Бс; Тип); (англ.: ІРМТ)

б) основна виплата ОСПЛТ (Ставка; Период; Кпер; Пс; Бс; Тип). (англ.: РРМТ)

Виплата за процентами кожний період зменшується, а основна виплата кожний період зростає, їхня сума постійна і дорівнює ПЛТ.

Функція яка обчислює кількість періодів, потрібних для погашення суми позики, на­ на­даної під деяку процентну ставку за умови заздалегідь заданої суми періодичних виплат

КПЕР(Ставка; Плт; Пс; Бс; Тип) (англ.: NPER)

Функція, що визначає вигідність надання позики, тобто реальну процентну ставку в 0 надання позики на певну суму за умови фіксованих періодичних виплат протягом деякої кількості періодів

СТАВКА(Кпер; Плт; Пс; Бс; Тип; початкове наближення) (англ.: RATE)

Тут по­трібно задати деяке початкове наближення до шуканої процентної ставки, наприклад 0, 1 (10%)..

Функції для визначення теперішньої вартості майбутніх інвестицій, тобто функції для визначення вигідності інвестицій (капіталовкладень) у деякий бізнес.

Функція обчислює сьогоднішню вартість низки майбутніх надходжень (ренти) від бізнесу

ПС(ДПС; Кпер; Плт; Бс; Тип) (англ.: PV)

де ДПС — депозитна процентна ставка, тобто ставка, яку банк виплачує за вклади клієнтів.

Для обчислення сьогоднішньої вартості майбутньої ренти використовується принцип дисконтування — зведення суми ренти за деякий термін до її вартості у певний момент часу. Суттєво враховується депозитна процентна ставка, оскільки вважається, що вже перше надходження стає депозитом у банку. Дисконтування дає відповідь на запитання, чи варто вкладати гроші в певний бізнес, чи краще їх поставити у банк під відсотки.

Функція що обчислює сьогоднішню вартість різних рент, які надходять наприкінці рівномірних періодів

ЧПС (ДПС; рента1; рента2;...) (англ.: NPV)

В3

Типи даних. У клітинки користувач вводить дані трьох основних типів: числа, тексти, а також формули для виконання дій з даними.

Текстові дані використовують, зокрема, для оформлення назв таблиць і назв рядків, а також стовпців даних, вони можуть містити будь-які символи.

Числові дані використовуються для введення числових значень у різному відображенні, для цього використовують цифри від 0 до 9 та спеціальні символи " +", " -", " Е", " е", " (", ")", ".", ", ", " %", " /" i позначення грошових одиниць.

Формули призначені для виконання дій над вмістом клітинок (над даними) згідно з умовою конкретної задачі. Усі формули починаються символом " = ". У формулах можна використовувати такі операції: додавання " +", віднімання" -", множення " *", ділення " /", піднесення до степеня " ^". Операндами у формулі можуть бути числа, адреси клітинок, функції або заголовки стовпців (рядків) таблиці. Для зміни стандартного порядку виконання операції застосовують круглі дужки.

За замовчуванням після введення формули у клітинці відображається результат обчислень, а формулу можна побачити лише у Строке Формул.

Щоб побачити всі формули у таблиці, треба задати режим відображення формул у клітинках Сервис  Параметры…  вкладка Вид  опція Параметры окна  Формулы

Щоб знову побачити результати обчислень, потрібно вимкнути режим відображення формул (Рис.4.3).

Введення даних. Щоб виконати якусь дію над клітинкою чи її даним, клітинку потрібно виокремити (вибрати, активізувати). Це роблять за допомогою клавіш зі стрілками або миші. Активна (виокремлена) клітинка має рамку з маркером, який є у правому нижньому куті. З нею можна виконувати дії, визначені в головному чи контекстному меню: ввести чи вилучити дане, скопіювати чи перемістити дане в буфер обміну, очистити клітинку, відформатувати дане чи клітинку, вставити примітку тощо. Виокремлювати можна не лише одну, але й декілька клітинок (рядків чи стовпців).

Щоб увести в клітинку дане, її виокремлюють, набирають дане на клавіатурі та натискають на клавішу вводу Enter або на клавішу клавішу Tab або кнопку Ввод у Строка формул.

Дані активної клітинки та її адреса відображаються у Строка формул. Під час введення дане можна редагувати. Уведений у клітинку текст (до 255 символів) автоматично вирівнюється до лівого краю, а числа — до правого. Якщо почати вводити нове дане у клітинку, то старе пропадає. Якщо poзмip тексту перевищує розмір клітинки, то для його відображення використовують клітинки, розміщені праворуч. Зберігається текст тільки в одній клiтинці. Його відображення в сусідніх клітинках зникає, якщо в ці клітинки вводяться дані. Для відображення в одній клітинці кількох рядків тексту виконайте команду Формат  Ячейки...  вкладка Выравнивание  переносить по словам. Висота рядка збільшиться i текст розміститься на додаткових рядках всередині клітинки.

Якщо в клітинці вже є дане і його треба відредагувати, то клітинку вибирають і користуються одним із трьох способів:

- двічі клацають мишею;

- натискають на клавішу F2;

- застосовують рядок формул.

Вилучити з клітинки дане, примітку, формат даного можна Правка  Удалить содержимое …  Удалить все.

Діапазон клітинок можна заповнювати рядками, натискаючи клавішу Tab для переходу в клітинку праворуч, або стовпцями, натискаючи клавішу Enter для переходу в клітинку, що розміщується нижче заповненої.

Форматування даних. Числа в клітинку вводять звичайним способом, але вони можуть бути відображені як заокруглені, із символом грошової одиниці ($, грн), з комами чи пропусками, які відокремлюють тріади цифр тощо. Відображення даного залежить від формату йогоРис.4.4. Визначення формату даних у програмах Excel та Calc.

Формати чисел у вибраних клітинках задають командою Формат  Ячейки…  вкладка Числа  Числовые форматы вибрати потрібний формат. Якщо формат має додаткові параметри, то після його вибору на вкладці з'являються поля, в яких можна зазначити ці параметри.

Роздільником цілої та дробової частини в числах може бути крапка або кома залежно від налаштування операційної системи.

Общий (Calc - Все) формат відображає дані в такому вигляді, як вони вводяться.

Числовой формат дає змогу встановлювати кількість відображуваних десяткових знаків, змінювати вигляд від’ємних чисел (наприклад, виділяти їх червоним кольором).

Формат Денежный має вci можливості форматування формату Числовой, а також дає змогу вибирати грошову одиницю.

Фінансовий формат подібний до грошового, але має додаткові можливості щодо вирівнювання грошових одиниць відносно роздільника цілої i дробової частин.

Процентный формат при застосуванні до числа формату десяткова кома зміщується в числі на два знаки вправо, а в кінці числа виводиться знак відсотків " %".

Дробный формат дає змогу виводити числові значення у вигляді звичайних дробів. Вигляд дробу формату Дробный обирають зі списку Тип.

Экспоненциальный (Calc -Научный) формат. У форматі числа подаються у вигляді аЕ ± п, де а — ціле число або десятковий дріб (мантиса); п — ціле число (степінь, порядок). Зображення аЕ ± п означає, що в клiтинцi розміщується число а*10±п.

Текстовый формат. Застосування до клітинки формату означає, що записані в клітинцi число або формула вважатимуться текстом.

Дата та Время. Формати відображення дати або часу, Дату можна ввести в одному з форматів Д.М.ГГ, а час — в форматі Ч.ММ.СС.

Дополнительный формат (Calc -Пользовательский). Створюється користувачем, для таких даних, як номер телефону, індекс тощо.

Також до форматування відносяться такі дії, як: вирівнювання вмісту клітинок, варіанти розміщення даних у клітинці, все це задається у вікні Формат  Ячейки…  вкладка Выравнивании

База даних - сукупність взаємозв'язано що зберігаються разом даних за наявності такої мінімальної надмірності, яка допускає їх використання оптимальним чином для одного або декількох застосувань.

База даних - це реалізована за допомогою комп'ютера інформаційна структура (модель), що відображає стан об'єктів і їх відношення.

База даних (БД) - це засіб накопичення і організації великих масивів інформації про об'єкти деякої предметної області (ПО). БД повинна відображати поточні дані про предметну область, накопичувати, зберігати інформацію і надавати різним категоріям користувачів швидкий доступ до даних. Для цього дані в базі мають бути структуровані відповідно до деякої моделі, що відображає основні об'єкти ПО, їх властивості і зв'язки між ними. БД є частиною складної системи, званої банком даних або системою баз даних (СБД). Досвід використання баз даних дозволяє виділити загальний набір їх робочих характеристик:

¾ повнота - чим повніше база даних, тим ймовірніше, що вона містить потрібну інформацію (проте, не повинно бути надмірної інформації);

¾ правильна організація - чим краще структурована база даних, тим легко в ній знайти необхідні відомості;

¾ актуальність - будь-яка база даних може бути точною і повною, якщо вона постійно оновлюється, тобто необхідно, щоб база даних в кожен момент часу повністю відповідала стану об'єкту, що відображався нею;

¾ зручність для використання - база даних має бути проста і зручна у використанні і мати розвинені методи доступу до будь-якої частини інформації.