Проведення внутрішнього аудиту

Мета і сфера дії

Ця методика встановлює розподіл відповідальності й порядок планування, виконання, документування йаналізу результатів внут­рішніх перевірок (внутрішнього аудиту) системи менеджменту охорони праці, які проводяться з метою оцінки міри виконання вимог, що ставляться до системи, визначення ефективності її функціонування, розробки заходів для її покращання.

Положення цієї методики поширюються на всі підрозділи підпри­ємства.

Визначенняі скорочення

Внутрішній аудит –систематичний і незалежний аналіз, який дозволяє визначити відповідність діяльності й результатів у сфері охорони праці запланованим заходам, а також ефективність впровадження заходів та їх придатність для поставлених цілей;

Аудитор –спеціаліст, який має кваліфікацію для проведення перевірок менеджменту охорони праці і призначений керівництвом підприємства для підготовки й проведення внутрішнього аудиту, включаючи оформлення всіх необхідних документів;

Коригувальна дія –захід, вжитий для усунення причин існуючої невідпо­відності чи небажаної ситуації, з метою попередження її повторного виникнення;

Невідповідність –невиконання встановленої вимоги (зокрема, недотримання правил охорони праці, порушення техніки безпеки, неправильне ведення документації тощо);

М – Методика;

ВОП – Відповідальний за охорону праці;

КП – Керівник підрозділу, який перевіряється;

СУОП – Система управління охороною праці.

Відповідальність

Відповідальність за систематичне проведення аналізу й оцінки ефективності і відповідності встановленим вимогам діючої на підприємстві СУОП несе вище керівництво.

За планування й обробку результатів внутрішньго аудиту відповідає ВОП.

Керівники підрозділів, які перевіряються (КП) несуть відповідаль­ність за всесторонне сприяння проведенню аудиту, надання аудиторам всієї інформації, яку вони запитують, своєчасне і якісне виконання коригувальних дій. Для перевірки керівників підприємства директор призначає аудиторів з представників дирекції або запрошує сторонніх аудиторів.

Коригувальні дії контролює ВОП.

Опис методики

Планування внутрішнього аудиту

4.1.1. Внутрішні аудити поділяються на планові, які новині обов’язково регулярно проводитися на підприємстві, та позапланові, які призначаються дирекцією при потребі.

Аудити, як правило, вирішують одну або декілька задач, зокрема:

• з’ясування стану роботи у сфері діяльності, яка перевіряється;

• визначення відповідності елементів СУОП вимогам до їх документального оформлення і практичної реалізації;

• встановлення того, наскільки ефективно діюча система дозволяє вирішувати прийняті у сфері охорони праці завдання;

♦ перевірку виконання нормативних вимог;

♦ виявлення можливостей вдосконалення системи;

♦ полегшення проведення зовнішніх перевірок.

Слід враховувати, що аудити системи не є контролюючими заходами (наприклад, з боку Держнаглядохоронпраці), а служать для об’єктивного й неупередженого (нейтрального) з’ясування фактичного стану.

4.1.2 Планові внутрішні перевірки СУОП проводяться в кожному підрозділі підприємства не рідше одного разу в рік. Для цього ВОП складає річний «План-графік внутрішнього аудиту» (П-17/01) на наступний рік, підписує і надає його до 20 грудня поточного року на затвердження керівництву. В плані-графіку для кожного підрозділу, який перевіряється, вказуються такі дані: порядковий номер перевірки, дата і час проведення аудиту, підрозділ, який перевіряється, прізвище, ініціали і посада КП, розділи СУОП, які перевіряються, прізвища й ініціали аудиторів.

Для кожної перевірки призначається один або два аудитори. У будь-якому випадку один з аудиторів повинен бути головним. Аудитори персонально не повинні залежати від підрозділу, який перевіряється, та його керівництва.

Кожний задіяний у системі елемент слід включати до перевірки не рідше одного разу в рік на предмет ефективності його дії у загальній СУОП підприємства.

4.1.3. У разі необхідності за розпорядженням директора можуть додатково призначатися позапланові аудити. Це може бути викликано, наприклад, такими причинами:

♦ щоб переконатися в тому, що система щодо певного виду діяльності, процесу або організаційної одиниці продовжує відповідати встановленим вимогам і фінкціює;

♦ внаслідок суттєвих змін функціональних аспектів, наприклад, проведення реорганізації, внесення змін в саму систему або в організаційно-методичні документи;

♦ при недостатньому забезпеченні або небезпеці незабезпечення безпеки, експлуатаційних показників чи надійності процесів, з огляду на їх невідпо­відність встановленим вимогам,

♦ при необхідності перевірки того, що необхідні коригувальні дії вжиті й принесли очікуваний результат;

♦ при оцінці СУОП у зв’язку із змінами нормативних документів.

При призначенні позапланових аудитів ВОП включає їх до «Плану-графіку позапланових аудитів» (П-17/02).

4.1.4. Особам, які перевіряються, та КП повідомляють про призна­чений аудит не пізніше, ніж за один тиждень до його проведення.

Припускається зміщення строків внутрішнього аудиту за взаємним погодженням КП, аудитора та ВОП, але не більше, ніж на 1 місяц. Про це робиться відмітка у графі «Примітки» плана-графіка.

Своєчасне повідомлення всіх осіб, які мають відношення до аудиту, повинен забезпечити ВОП. КП забезпечує повідомлення робітників підрозділу про термін призначеного аудиту й повідомляє персонал про непритягнення до відповідальності у разі виявлення невідповідностей, порушень з метою створення довірливих відносин при проведенні аудиту.

Аудитор, призначений для перевірки конкретного підрозділу або сфери діяльності, керується «Контрольним листом аудиту» (Ф-17/01) для документального просте-ження своїх дій впродовж всієї підготовки і проведення аудиту.

4.2. Вимоги до аудиторів

4.2.1 Для виконання перевірок в якості аудиторів можуть бути допущені спеціалісти, які пройшли належну підготовку (навчання) і практично взяли участь у двох перевірках як стажери.

Підготовка аудиторів може проводитися у зовнішніх спеціалізм­ваних організаціях з одержанням посвідчень про проходження навчання або безпосередньо на підприємстві під керівництвом ВОП з подальшою атестацією.

Обсяг підготовки повинен бути таким, щоб забезпечити компетент­ність аудитора як у питаннях охорони праці на підприємстві, так і в правилах проведення перевірок, зокрема:

• знання і розуміння законодавчих і нормативних вимог, на відповідність яким здійснюються перевірки;

• методи і техніку огляду, опитування, оцінювання та підготовки звітів;

• додаткові навики, необхідні для проведення перевірок, такі як спілкування, документування, здібність до керування, вміння планувати й аналізувати. 4.2.2. Особисті якості

Аудитор повинен:

• мати достатньо широкий світогляд;

• бути витриманим;

• володіти логічним мисленням і твердістю волі;

• вміти реально оцінювати ситуацію;

• розуміти роль подрозділів, їх діяльності та виконуваних процесів. Ці якості необхідні аудитору для того, щоб:

• неупереджено збирати факти й оцінювати об’єктивні докази:

• зберігати вірність цілям перевірки без побоювання або упередження;

• постійно оцінювати результати перевірки;

• будувати свої відносини з опитуваним персоналом так, щоб найкращим чином сприяти досягненню цілей перевірки;

• здійснювати процес перевірки, не відволікаючись на другорядне;

• присвячувати всю увагу перевірці й надавати підтримку процесу перевірки;

• реагувати швидко й адекватно у конфліктних ситуаціях;

• робити об’єктивні висновки на підставі проведених спостережень;

• зберігати твердість висновку незважаючи на спроби тиску внести зміни, не обгрунтовані на доказах.

4.3. Підготовка аудиту

4.3.1. На стадії підготовки аудитори повинні, насамперед, зібрати й проаналізувати регламентуючу документацію (методики, інструкції тощо) стосовно об’єкта, який перевіряється, на відповідність діючим у підрозділі нормативним вимогам. Крім того, вони враховують і вивчають всі документи, які стосуються підрозділу, що перевіряється, результати попередніх аудитів, а також технічні та законодавчі норми.

Перевірка використовуваної документації є початковою стадією аудиту, й одержані дані можуть фіксуватися в опитувальному листі. Необхідно переконатися, що вся документація актуалізована, врахована й ідентифікована. В іншому випадку може бути зафіксована невід­повідність.

При цьому аудитори можуть проконсультуватися з КП й затребу­вати необхідну інформацію. Зокрема, вони повинні одержати точні дані про кадровий склад робітників підрозділу, який перевіряється, а також про його організаційну структуру, підлеглість та розподіл повноважень. При необхідності аудитори уточнюють з КП, хто із співробітників буде брати участь у перевірці.

4.3.2. В ходе вказаного аналізу аудитор визначає теми і блоки питань, враховуючих особливості функціювання СУОП, притаманні саме цьому підрозділу. Задача аудитора полягає в тому, щоб у результаті проведення перевірки одержати достатній обсяг інформації і даних, який дозволяє чітко встановити:

• чи всі документи та інші дані, які використовуються для опису системи й діяльності підрозділу, є адекватними для досягнення мети у сфері охорони праці;

• чи можна стверджувати, що персонал, який перевіряється, має у своєму розпорядженні, розуміє й використовує положення, методики, інструкції та інші діючі документи, які описують правила й вимоги функціювання СУОП.

На основі вивчення вказаних документів аудитор складає список базових питань, які заносить до «Опитувального листа аудиту» (Ф-17/02). Кількість питань не регламентується. До питань ставиться головна вимога, щоб вони охоплювали в цілому всі теми і види діяльності, які належить перевірити виходячи з поставленої мети й завдань аудиту. Склад питань аудиту є комбінацією:

• питань про наявність організаційно-методичних документів, регламентуючих порядок здійснення робочих процесів;

• питань для з’ясування, чи ознайомлені працівники із вказаними документами, чи знають еони їх зміст;

• питань для підтвердження, що виконавці дотримуються постав­лених вимог та виконують роботи згідно з методичними вказівками;

• питань, які дозволяють переконатися, що результати виконуваних виконавцями робіт документуються належним чином.

В процесі проведення аудиту, як правило, виникає необхідність задавати додаткові, відображаючі специфіку роботи, конкретизуючі пи­тання, які аудитор дописує в опитувальний лист за мірою виникнення.

Базові опитувальні листи можуть бути заздалегідь передані КП для полегшення підготовки до аудиту співробітників підрозділу. Стосовно аудиторських перевірок не передбачається раптовість їх проведення і несподіваність питань, які задаються.

4.4. Проведення аудиту

4.4.1 Безпосередньо перед початком проведення аудиту органі­зу­ється попередня нарада, в якій беруть участь аудитори, КП і співробітники підрозділу, що перевіряється. Цю нараду веде головний аудитор. Його завданням є висвітлення й узгодження таких питань:

♦ взаємне представлення;

♦ огляд сфери діяльності та мети аудиту;

♦ викладення порядку проведення перевірки з уточненням черговості зустрічей, відвідувань та часу;

♦ з’ясування всіх необхідних чи незрозумілих деталей аудиту, нап­риклад, порядку фіксації невідповідностей, складання звіту, призна­чен­ня коригувальних заходів.

4.4.2 Призначені аудитори повинні провести запланований аудит в погоджений строк безпосередньо у підрозділі, який перевіряється, на робочих місцях опитуваних співробітників. При цьому вони використовують опитувальні листи, методики, робочі інструкції та інші керівні документи. Аудитори проводять збір інформації й доказового її підтверждення шляхом опитування працівників, аналізу використо­вуваних у підрозділі документів, огляду і спостереження за діяльністю та умовами на робочих участках.

Опитування проводиться у вигляді співбесіди з окремими праців­никами. Основні питання аудитор задає виходячи з опитувального листа. Однак він не зобов’язаний зачитувати їх точні формулювання. Аудитор повинен проявити певну гнучкість у веденні опитування, щоб створити атмосферу невимушеної, відкритої бесіди, у якій спів роз­мовник з готовністю дає необхідну інформацію. При цьому аудитор не повинен втрачати з поля зору мету аудиту і, водночас, не обривати різко відповідаючого. Аудитору не можна допускати як ведення пустих розмов, так і суто формального відпрацювання лише опитувального листа.

Суперечності й неясності необхідно обов’язково обговорити й проаналізувати. Відповіді опитуваних повинні бути підтверждені, по можливості, документально. З цією метою аудитор просить показати йому реєстраційний або звітний документ, який стосується теми, відповідний протокол, акт, конкретний запис, візу тощо або робить потрібний висновок на підставі аналогічних стверджень інших опитуваних співробітників.

В обов’язки аудитора входить також перевірка робочої документації на місцях, правильності її ведення, зберігання, використання, ідентифікації окремих примірників.

4.4.3. Всі одержувані в якості підтверджень відомості й конкретні дані аудитори повинні фіксувати в опитувальному листі безпосередньо в ході проведення внутрішнього аудиту із зазначенням назв (позначень) та номерів підтверджуючих документів (які перевіряються).

Для більш змістовної оцінки відповідей з аудиту їх результати записуються в-графи опитувального листа за трибальною системою:

«1» – виконано, відповідає;

«2» – частково виконано, допустимо;

«3» – не виконано, не відповідає.

Якщо за якою-небудь позицією відповідь не потрібна (не стосується), то у відповідній графі ставиться прочерк.

4.4.4 Якщо в ході перевірки виявляється недолік або відповідь особи, яка перевіряється, не підтверджується (не відповідає дійсності, неправильна, відсутні необхідні записи, документи), то це визначається як можлива невідповідність. Аудитору слід переконатися, що виявлена невідповідність справді має місце. Встановлені невідповідності повинні конкретизуватися з наведенням прикладів або чітких описів. При цьому не допускаються жодні звинувачення чи докори. Завданням аудитора є лише визначення істинного стану, фіксація факту.

При оцінці «2» невідповідність оцінюється як незначна, легко вип.­равна і, як правило, не потребує призначення коригувальних заходів.

При оцінці «3» невідповідність є суттєвою і потребує проведення коригувальних дій.

4.4.5. По закінченню перевірки аудитори повинні розглянути й проаналізувати всі свої спостереження, щоб остаточно вирішити, які з них повинні бути представлені як невідповідності.

На можну виявлену при аудиті невідповідність аудитор заповнює окрему форму «Протокол невідповідності» (Ф-17/03). У цьому документу слід ясно і чітко сформулювати невідповідність й підтвердити її доказом. Кожному протоколу невідповідності присвоюється індивіду­альний номер.

Головний аудитор надає всі протоколи невідповідностей КП й погоджує з ним правильність їх формулювань.

4.4.6. КП або відповідальний за сферу діяльності, яка перевіряється, пропонують необхідні коригувальні заходи щодо кожної невідповідності й погоджують їх з аудитором. Призначення коригувальних заходів фіксується за допомогою їх запису в «Протоколі невідповідності» із зазначенням запланованої дати виконання. Копії вказаних протоколів передаються КП, оригінали залишаються у головного аудитора до здачі звіту.

Якщо не вдається дійти єдиної думки з питання призначення коригувальних дій, то про це повідомляється ВОП, і рішення приймається на рівні керівництва підприємства.

4.4.7. В кінці перевірки у підрозділі аудитори проводять заключну нараду з участю працівників цього підрозділу. Головний аудитор доповідає про основні результати аудиту, перелічує виявлені невідповідності, дає їм стислу оцінку, інформує про призначені коригувальні заходи. КП повідомляє про строки проведення коригувальних дій та про відповідальних за їх виконання. Учасники наради можуть обговорити питання, які виникають у зв’язку з аудитом. На завершення головний аудитор повинен подякувати учасникам перевірки за співробітництво.

4.5. Звітні документи

4.5.1 За результатами проведеної перевірки головний аудитор складає «Звіт про аудит» (Ф-17/04), який містить висновки про результати оцінки виконання вимог СУОП у даній сфері діяльності. В ньому також фіксується кількість виявлених невідповідностей, дається їх стисла характеристика і вказуються призначені коригувальні заходи, крім того, відзначається чи необхідний повторний аудит.

4.5.2. Документи, супроводжуючі внутрішній аудит, зокрема, офо­рм­лені «Опитувальні листи», «Протоколи невідповідностей», «Звіти про аудит» пере­даються ВОП. Вони містять конфіденційні відомості, доступ до яких мають лише особи, вказані в керівних документах, зокрема, у цій методиці.

Вся документація, яка стосується внутрішніх перевірок якості, зберігається у папках «Внутрішній аудит» під відповідальністю ВОП не менше 5 років.

4.5.3. ВОП готує зведений звіт (Д-17/01) за результатами прове­де­них аудитів для розгляду на нарадах керівництва. На основі звітів щодо аудитів керівництво здійснює аналіз та оцінку функціювання СУОП на підприємстві.

4.6. Коригувальні дії та повторний аудит

4.6.1. Коригувальні заходи, призначені керівником підрозділу, який перевіряється, та аудитором, здійснюються у підрозділах в межах встановленого терміну. Після їх виконання керівник підрозділу робить відповідні записи у «Протоколах невідповідності», які потім подає ВОП для контролю.

Аудитор, який проводив перевірку, бере участь в оцінці результатів кори-гувальних дій.

4.6.2. Якщо в ході аудиту були виявлені суттєві невідповідності, які вимагають внесення змін у процеси, документацію, структуру органі­зації, то для перевірки ефективності коригувальних дій призначається повторний аудит, про що аудитор вказує у «Протоколі невідповідності» та у «Звіті про аудит».

Строк проведення повторного аудиту після погодження з керів­ни­ком підрозділу затверджує ВОП. Порядок проведення повторного аудиту аналогічний до проведення планового аудиту. Однак, при цьому перевіряються лише ті елементи, яких стосуються коригувальні дії/ або які відображають їх ефективність.

Результати повторного аудиту фіксуються у відповідних звітах.

¨ ¨ ¨ ¨ ¨