Главная страница
Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Системи управління базами даних Microsoft Access
Тема: Системи управління базами даних. СУБД Microsoft Access.
Мета: Ознайомити студентів з поняттям бази даних, СУБД, об’єктами баз даних. Розглянути етапи створення таблиць, форм, звітів.
Література: М.М. Редько. Інформатика та комп’ютерна техніка. Вінниця. “Нова книга” - 2007.
План.
1. Поняття бази даних, СУБД.
2. Структура бази даних. Типи баз даних.
3. Об’єкти бази даних (таблиці, запити, форми, звіти).
4. Запуск системи Microsoft Access.
5. Етапи створення бази даних в СУБД MS Access.
6. Типи полів. Властивості текстових та числових полів.
7. Робота з таблицями. Зв’язування таблиць бази даних.
8. Створення запитів
9. Робота з формами. Робота із звітами.
База даних (БД) — це значка кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку чи облік матеріалів на складах тощо.
СУБД– це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами.
Робота з БД складається з таких етапів:
1) створення структури БД;
2) введення даних;
3) редагування структури і даних;
4) відшукання інформації в БД;
5) оформлення звітів.
Основними об’єктами будь-якої бази даних є таблиці. Найпростіша БД має хоча б одну таблицю. Отже структура БД тотожна структурі двомірної таблиці. Основними елементами БД є запис – це сукупність деяких полів, до кожного з яких занесене деяке повідомлення. Кожен рядок бази даних називається записом, а стовпчик – полем. Характер зв’язку між записом і полем визначає тип організації баз даних.
Типи бази даних:
- Ієрархічний;
- Мереживний;
- Реляційний.
Об’єкти БД:
1. Таблиці – основні об’єкти БД, в них зберігається структура БД (поля, їх типи і властивості).
2. Запити – служать для отримання даних із таблиць і представлення їх користувачеві в зручному вигляді. З допомогою запитів виконують такі операції як відбір даних, сортування, фільтрацію
3. Форми – це засоби для вводу даних. Переваги форм розкриваються наглядно тоді, коли відбувається введення даних і заповнення бланків (наприклад, АС " Диплом", заповнення анкет студентів)
4. Звіти – призначені для виводу даних на друкуючий пристрій. Передбачає спеціальні елементи оформлення, характерні для друкуючих документів. Наприклад, АС " Диплом", друк заявок на дипломи (фірмовий бланк, внизу – дата, печатка, підпис керівника).
Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FoxPro, dBase-системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних (СУБД).
В Access база даних — це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді однієї чи декількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі.
Розглянемо структуру таблиці. Таблиця складається з рядків і стовпців. Рядки називаються записами.
Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів.
Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Поле має ім'я, значення, характеризується типом і низкою властивостей.
Кожне поле має ім’я, тип і властивості. При створенні структури таблиці обов’язково вказують імена і типи полів.
В СУБД Access використовуються такі типи полів:
1) текстове поле, у якому можуть записуватись літери, цифри, та інші символи;
2) числове поле, в нього можна записувати цілі числа і числа у нормальному вигляді (з плаваючою крапкою);
3) поле Дата/Время, яке використовують для запису дат та часу;
4) логічне поле, у якому може бути записане одне з двох значень: " так" або " ні", " хибне" або" істинне", " ввімкнен" або " вимкнен";
5) поле типу лічильник, використовують як лічильник записів;
6) поле типу Memo, поле приміток, може містити до 64000 символів.
Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов'язкове поле, індексоване поле.
Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру визначає користувач під час аналізу конкретної задачі.
Розглянемо, як створити базу даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми Access треба виконати таку послідовність команд:
У вікні Microsoft Access увімкнути перемикач Новая база данных→ ОК→ Вибрати потрібну папку і надати назву файлові => Создать. В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблиці => Створити.
Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша. Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиць які є в БД. Назва файлу, наприклад studenty, відображається у рядку заголовка головного вікна БД, таблиць — на закладці Таблиці.
Є декілька способів створення таблиць:
• режим таблиці;
• конструктор таблиці;
• майстер таблиці;
• імпорт таблиці.
Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогоюконструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командоюКонструктор таблиці.
У режимі конструктора користувач задає:
• назви полів методом введення назв;
• тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;
• описи полів, які є необов'язковими;
• властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей
У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування.
Структуру будь-коли можна модифікувати.
Запит — це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових таблиць. Запит є структурним елементом бази даних, що має назву, яка поміщається на закладку Запити головного вікна БД.
Типи запитів: 1) звичайний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД. 2) перехресний, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у деякій іншій таблиці.
Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.
Конструювання запиту складається з декількох етапів.
Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така:
1) виконують звичайний запит на вибірку записів;
2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці;
3) запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами.
Дві або більше таблиці, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв'язок, називаються реляційними.
Для реляційного зв'язку зазвичай використовують поле таблиці, значення в якому не повторюються, наприклад, поле типу лічильник, числове поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою з головного меню Редагувати < => Ключове поле або командою з контекстного меню поля). Відповідне поле другої таблиці може бути неключовим — воно має назву поля зовнішнього ключа.
Задавши ключове поле в першій таблиці, можна налагоджувати зв'язки між таблицями командою Сервіс => Схема даних.
За допомогою вікна Додати таблиці вибирають і долучають потрібні таблиці у вікно Схема даних. Зв'язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву однотипного поля в іншій, між якими встановлюється відповідність один до одного, один до багатьох чи багато до багатьох.
Для видалення зв`язку клацнути на лінії і натиснутиDelete на клавіатурі.
Реляційними є також форми, запити і звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях.
Форми – це засоби для введення даних у бази даних.
Форма подібна до бланка чи карточки. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці.
У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм.
Способи створення форм:
• автоматично за допомогою команди Автоформат;
• за допомогою майстра форм;
• вручну за допомогою конструктора форм;
• комбінованим способом.
Наприклад, виконавши команду Автоформат → У стовпець, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні до лівого краю.
Початківцям створювати форму вручну не рекомендують. Використання майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць. Для створення стандартних баз даних: адресних книжок, телефонних довідників тощо – є майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова (часто їх недоліком є надлишкова кількість полів).
Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір.
Є такі засоби створення звітів: 1) конструктор (не для початківців); 2) майстер звітів; 3) автозвіти.
Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють вручну за допомогою конструктора.
Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі вони є обов'язковими), які створює конструктор, а саме:
• заголовок звіту;
• верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);
• заголовок групи (якщо записи групуються);
• область даних;
• нижній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);
• примітки.
Дані редагувати у звіті не можна.
|
Данная страница нарушает авторские права?
|