Понятие рабочего времени и культуры времени менеджера. Основные направления экономии рабочего времени руководителя

Характер и содержание труда руководителя в значитель­ной мере определяется ролью менеджера в системе управления. В современной системе менеджер занимает особое место. Его труд сводится к управлению действиями людей с целью получения конкретного результата. Орга­низация в целом или звено, во главе которого стоит руководитель, является объектом управленческого труда, а информация о состоянии объекта — предметом труда. Продукт управленческого труда — это решения и практи­ческие действия, обеспечивающие эффективную деятель­ность объекта.

Чем выше уровень управления и сложнее стоящие перед ним задачи, тем большее значение приобретают необходи­мость четкого руководства, согласованность и координация действий, рациональная организация рабочего времени руководителя, менеджера.

Затраты рабочего временируководителя включают сле­дующие виды типовых работ:

o работа по изучению текущих, нормативных, дирек­тивных и других видов документов;

o согласование и подписание законченных работ и раз­личных документов;

o работа с входящими и исходящими документами;

o подготовка отчетов, докладов, справок;

o личные контакты, общение, переговоры;

o время, затраченное на проверку правильности вы­полнения работ, самоконтроль и другие непредвиденные и рутинные операции.

В перерывахвремя уходит на посторонние разговоры, вы­полнение общественных поручений и обязанностей, отдых и личные надобности, принятие пищи и прочие потери.

Время, используемое разного уровня менеджерами на уп­равление и личное участие в выполнении заданий, колеблется в зависимости от сложности возникающих проблемных ситуа­ций. В то же время удельный вес времени, используемый на управление, возрастает по мере перехода к высшим уровням.

Культура временипредполагает его правильное исполь­зование, рациональное бережное распределение дня для выполнения стоящих служебных задач в течение рабочего времени, а также для личных дел и отдыха.

Типовыми составляющими труда менеджера, которые учитываются при установлении распорядка дня, являются контрольная функция выполнения плановых заданий, непос­редственное ознакомление с работой подразделений, работа с поступающей корреспонденцией, собрания, совещания, общение, деловые переговоры, прием посетителей и т. д.

Важной стороной экономии рабочего времени являют­ся хорошая подготовка и проведение разного рода сове­щаний, заседаний, ведение деловых переговоров.

Основными помехами в работе менеджера являются часто незапланированные визиты посетителей и телефон­ные звонки, которые отвлекают от важных дел. Ликвида­ция таких помех помогает быстрее устранять непредвиден­ные потери рабочего времени и свидетельствует об организационной культуре руководителя.

Однако следует отметить, что беседы с подчиненными имеют большое значение для авторитета руководителя и сплоченности коллектива в целом. Менеджер при возмож­ности должен стараться оказать своим работникам под­держку и помощь в решении личных вопросов. В зависи­мости от организованности проведения встреч, справедли­вости решаемых вопросов зависит согласованность личных и коллективных интересов.

Существует особо эффективный способ получения до­стоверной информации, которым многие менеджеры пренебрегают, в результате посещения конкретного учас­тка на своем предприятии.

Целью обхода предприятия может служить проверка того, как решаются административно-хозяйственные вопросы или производственный процесс, техническое состояние произ­водства, обеспечение безопасности и условий труда и т. д.

Существенная роль в рационализации методов работы и экономии рабочего времени принадлежит секретарю. Главной задачей работы секретаря является обеспечение делопроиз­водства, необходимой информацией и спокойной работы руководителя. Хорошо подготовленный секретарь выступает связующим звеном между руководителем и подчиненными, во многих вопросах — координатором в процессе управления.

Временной ресурс работающего человека распределя­ется в соотношении 1: 2, поэтому изменение одного из этих временных отрезков приводит к изменению рационально­го режима труда и отдыха, и, в конечном счете, отражается на выполнении поставленных перед ним задач.

Считается, что величина, структура, содержание, культура использования свободного времени влияют на гуманистическую наполненность образа жизни, мировосприятие работника, его гражданскую позицию и нравственные ценности.