Должностная инструкция офиc-менеджера

1 Общие положения
1.1. На должность офис-менеджера а агентство «Праздник в кубе» назначается лицо с высшим образованием, с опытом работы секретарем, отличным знанием компьютера и оргтехники.
1.2. Офис-менеджер непосредственно подчиняется директору
1.3. Офис-менеджер назначается на должность приказом директора, с обязательным заключением договора о полной индивидуальной материальной ответственности; освобождается от должности приказом директора 1.4. При отсутствии офис-менеджера его функции выполняет другой работник, назначенный приказом директора.
1.5. Офис-менеджер в своей деятельности руководствуется действующим законодательством РФ, а также настоящей должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка, приказами и распоряжениями Центрального офиса и директора филиала.

2. Должностные обязанности офис-менеджера
На офис-менеджера возлагаются следующие обязанности:
2.1. Осуществляет своевременный и бесперебойный документооборот в строгом соответствии с установленными требованиями к формам и срокам предоставления документов и отчетности.
2.2. Осуществляет по поручению директора документооборот между другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.); при возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает об этом директору.
2.3. Ведет делопроизводство в соответствии с требованиями и по форме, утвержденной директором. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации, обеспечивает сохранность всей входящей документации. Систематизирует и классифицирует документы и информацию, доводит их до непосредственных исполнителей, составляет номенклатуру дел.
2.4. Осуществляет подготовку документов управления: оформляет приказы директора, составляет и оформляет письма, акты, справки и т.п.
2.5. Свободно владеет внутренней программой и осуществляет все необходимые операции в соответствии с инструкциями отдела программного обеспечения.
2.6. Осуществляет прием и обработку заявок от клиентов, контролирует их своевременную передачу для комплектования заказа.
2.7. Производит регистрацию и учет всех договоров с клиентами. Своевременно доводит до менеджеров информацию о недостающих документах в комплекте документов клиента.
2.8. Производит коррекцию выписанных счетов клиентам на основании письменной претензии клиента (возвратной накладной, акт приемки товара и т.д.). Осуществляет хранение и учет всех письменных претензий клиентов, подшивая их к договорам клиентов.
2.9. Ежедневно расписывает банковскую выписку (устанавливает соответствие между пришедшими деньгами и кодом клиента).
2.10. Осуществляет закрытие клиентских счетов, строго в соответствии датами поступления денежных средств.
2.11. Своевременно, полностью и безошибочно доводит до сведения менеджеров всю информацию, поступающую от их клиентов.
2.12. Выполняет поручения директора, менеджеров, по оформлению и передаче необходимых им документов и информации.
2.13. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе.
2.14. При приеме на работу новых сотрудников проверяет правильность оформления необходимых документов в соответствии с установленными требованиями.
2.15. Контролирует и своевременно пополняет необходимые офису и складу запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
2.16. Выполняет копировально-множительные работы.
2.17. Выписывает доверенности.
2.18. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени.
2.19. Ежедневно, до начала работы, вносит в компьютерную базу данных курс доллара по котировке ЦБ РФ.
2.20. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение и уничтожение.
2.21. Выполняет отдельные поручения директора, связанные с деятельностью.
2.22. При выявлении каких-либо обстоятельств, могущих ухудшить деятельность, немедленно сообщает об этом директору.
2.23. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Требовать соблюдения трудовых прав в соответствии с ТК РФ.
3.2. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.
3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных требований.

4. Ответственность
Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Обеспечение документооборота в строгом соответствии с требованиями к срокам и формам предоставления документов и отчетности.
4.2. Ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями, сохранность всей документации.
4.3. Утечку внутренней служебной информации.
4.4. Сохранность вверенных ей материальных ценностей.
4.5. Своевременное доведение до директора информации, влияющей на обеспечение эффективной работы.
Данная инструкция может быть изменена или дополнена приказом директора.
Нарушение данной инструкции или дополнений к ней влечет за собой административное взыскание в соответствии с ТК РФ, вплоть до увольнения.