Системы организации делопроизводства в органах и организациях

Службы ДОУ являются самостоятельными структурными подразделениями учреждений, организаций. Возглавляются эти службы начальником, который подчинен непосредственно руководителю учреждения. Организационно-правовые и методические принципы работы служб ДОУ определяются в соответствующем ведомственном положении. В крупных учреждениях службы ДОУ имею сложную структуру, в которую входят секретариаты, канцелярии, архивы, информационно-справочные, юридические отделы и т.п. В учреждениях меньшего масштаба те же функции выполняют отдельные сотрудники. Основным нормативным документом по документационному обслуживанию в учреждении является Инструкция по делопроизводству.

Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт, издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.

Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики деятельности.

Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и обработки первичной информации до принятия управленческого решения и контроля за его реализацией. Как правило, Инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской, финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком, положениями.

Современная практика организации ДОУ предлагает следующую структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:

1. Общее положение

2. Подготовка служебных документов

3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,

протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.

4. Порядок согласования документов

5. Порядок удостоверения документов

6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники

7. Организация документооборота

8. Контроль исполнения документов

9. Работа исполнителей с документами

10. Организация хранения документов

11. Ксерокопирование и тиражирование документов

12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов

13. Использование факсимильной связи

О сновная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами.

Практика выработала 3 формы работы с документами[1] в любом управленческом аппарате:

− Централизованную;

− Децентрализованную;

− Смешанную.

В учебной литературе эти формы также называют системами организации делопроизводства[2].

Централизованная форма (система) предполагает сосредоточение всех функций ДОУ во введении одного структурного подразделения, в единой для всего органа канцелярии и у секретаря. Этим подразделением или этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций

от момента получения или создания документа до сдачи его в архив:

− Прием;

− Обработка поступающих документов;

− Регистрация;

− Контроль за исполнением;

− Отправка документов;

− Справочно-информационная работа;

− Систематизация и хранение документов;

− Подготовка документов для передачи в архив.

Централизация позволяет наиболее эффективно использовать оргтехнику, добиться единства организационного и методического руководства ДОУ, но возможна централизация в небольших фирмах с объемом документооборота до 10 000 документов в год. Такая система характерна и для горрайоргана внутренних дел, отдела полиции.

Децентрализованная форма представляет собой противоположность централизованной. Здесь каждое структурное подразделение создает свою службу для работы с документами. Эта служба автономно выполняет весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов своего структурного подразделения. Такая форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех организаций, у которых есть специфические особенности процесса документирования (например, необходимость тщательной защиты информации). Эта система обычно применяется в крупных или территориально разобщенных подразделениях аппарата управления

Смешанная форма самая распространенная. Часть операций сосредотачивается в центральной службе (прием, регистрация, обработка, тиражирование, хранение). А в каждом структурном подразделении выполняется операция по созданию документов, их систематизация, хранение и обработка перед сдачей в архив. Иногда предполагается, что регистрация документов производится для одних массивов документов централизованно, а для других децентрализовано. Разделение этих массивов может производиться по критерию адресования. Данная система используется в крупных органах, сложных по структуре и с большим документооборотом, например в МВД, ГУВД, УВД.

Вопрос выбора формы для работы с документами один из самых сложных. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ закрепляются в положении о ней.

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Поэтому необходимо знать, из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы, как обеспечить ее эффективное функционирование, т. е. знать:

- формы, структуру, функции и задачи делопроизводственных служб;

- должностной состав;

- квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Слово «ОРГАНИЗАЦИЯ» (латинское " organism") означает соединение частей в одно целое и упорядочивание их.

В учреждении любой организационно-правовой формы и формы собственности обязательно создается специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия; иногда ответственность за ведение делопроизводства возлагается на одного сотрудника - секретаря руководителя.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных - их руководством. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) уточняет, что в совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива[3].