Совещания

Все мы любим брюзжать по поводу совещаний, так что кому-то нужно замолвить за них словечко. О совещаниях достаточно сказать следующее: если нескольким людям нужно что-то решить или спланировать, как достигнуть какой-либо цели, наилучший и наиболее эффективный способ этого добиться – хорошее совещание. В то же время всем нам хорошо известно: плохое совещание – это пытка.

Вот несколько простых советов относительно совещаний.

Если вы рядовой участник

Лучший способ сэкономить время? Не приходите. Если в вашем присутствии на совещании нет насущной необходимости, попросите обойтись без вас или скажите, что в это время вам необходимо быть в другом месте.

Чем меньше будет сказано, тем лучше. Раз уж вы почтили совещание своим присутствием, но обсуждаемая тема не касается вашей сферы деятельности, постарайтесь преодолеть искушение вступить в разговор только ради того, чтобы вас заметили.

Некоторые считают своей обязанностью присоединиться к дискуссии, чтобы другие запомнили: они в ней участвовали. Лучше прослыть человеком, который открывает рот лишь тогда, когда может высказать веское мнение, нежели пустозвоном, готовым болтать без умолку на любую тему.

В Вашингтоне я слышал историю о том, как президент Келвин Кулидж впервые получил чек на президентское жалованье. Курьер из Министерства финансов постарался задержаться в Овальном кабинете, чтобы посмотреть, как отреагирует этот человек из маленькой вермонтской деревушки, получив чек на такую крупную сумму.

Когда Кулидж спросил его, чего он ждет, курьер объяснил, что ему любопытно, не скажет ли президент что-нибудь об этом чеке.

Кулидж снова посмотрел на чек, потом на курьера и сказал:

– До свидания.

Репутация «молчаливого Кела» довольно прочно закрепилась за Кулиджем. Однажды Белый дом посетила делегация женщин, и одна из них за чаем сказала ему:

– Мистер президент, я заключила пари с остальными леди в нашей делегации, что смогу заставить вас произнести больше двух слов.

Кулидж на это ответил:

– Вы проиграли.

Возможно, эта женщина и проиграла свое пари, но можно поспорить, что любое слово, сказанное Кулиджем, было предметом всеобщего внимания.

Не унижайте других людей. Участвуя во многих совещаниях, вы услышите куда больше лишних, не имеющих отношения к делу фраз и просто глупостей, чем заслуживаете, но такова жизнь. Подавляйте желание сказать представителю, сидящему по другую сторону стола переговоров, что ничего глупее только что им сказанного вы в жизни не слышали, даже если так оно и есть. Этим вы ничего не добьетесь, зато в рекордно короткий срок наживете врага.

Будьте готовы задавать риторические вопросы. Иногда совещания застопориваются на каком-нибудь тезисе, высказанном одним из его участников в самом начале. В этом случае необходимо, чтобы кто-то прекратил топтание на месте, задав во всеуслышание давно назревший вопрос типа: «А не простудится ли король, простояв столько времени голым?»

Избегайте экспромтов. Если вы заранее знаете, что вам придется выступать, или считаете необходимым высказаться по какому-то конкретному поводу, заблаговременно набросайте на бумаге тезисы вашего выступления – в противном случае ваше выступление наверняка затянется и вы, возможно, потеряете поддержку коллег, сидящих за стодом переговоров. Дело в том, что, говоря экспромтом, вы будете то и дело отступать от темы, «окать» и «мекать» и в целом произведете гораздо менее благоприятное впечатление.

При любых обстоятельствах не бойтесь пошутить. Время от времени совещание остро нуждается в дозе юмора, особенно если оно затянулось и никто не решается объявить перерыв. Как-то раз в начале восьмидесятых одному моему вашингтонскому знакомому довелось присутствовать на длиннющем и скучнейшем совещании по поводу распространявшейся тогда практики превращения муниципального жилья в кондоминиумы. Видя, что совещание затянулось настолько, что ничего продуктивного от него больше ждать не приходится, а председатель не решается закрыть дебаты, этот человек с совершенно бесстрастным лицом заявил: «Будучи католиком, я против кондоминиумов». На том совещание и завершилось.

Если вы председатель

Торговцы недвижимостью говорят, что три важнейших фактора, которые следует учитывать, – это расположение, расположение и еще раз расположение. Три важнейших фактора, которые определяют успех совещания, – это подготовка, подготовка и еще раз подготовка. Поэтому, чтобы быть уверенным, что совещание достигнет поставленной цели, разработайте повестку дня – пусть даже неофициальную, в виде нескольких пометок в блокноте. Это значительно увеличит ваши шансы на достижение цели, поскольку на совещание будут вынесены именно те вопросы, которые вы желаете. Кроме того, нужно учесть следующие полезные советы.

Начинайте вовремя. Кажется банальностью, но вспомните, сколько совещаний, на которых вы присутствовали, не удовлетворяли этому требованию. Светские разговоры должны заканчиваться в кулуарах до начала совещания и возобновляться лишь после его окончания. Если совещание открывается обсуждением за столом переговоров вчерашнего футбольного матча, то это не поспособствует созданию продуктивной обстановки, в которой будут быстро рождаться единственно верные решения. Столь же отрицательное действие на итоги совещания оказывают опоздавшие, которые прокрадываются в зал в первые десять – пятнадцать минут.

Будьте решительны. Вы определили круг рассматриваемых проблем. Последние два вопроса, которые нужно задавать при рассмотрении каждого пункта повестки дня, такие: что необходимо предпринять и кто за это возьмется? Если вы не дадите на них четких ответов, то незачем было и проводить совещание.

Будьте тверды. Не позволяйте окружающим тратить время впустую или пытаться свести друг с другом счеты. Не нужно их журить, пусть за вас это сделают часы. Просто скажите: «Извини, Пит, но нам пора переходить к следующему вопросу». Не стоит бояться показаться грубым деспотом, и вообще, как говорится, не берите в голову. Если вы сможете провести краткое и результативное совещание, вы заслужите куда больше благодарности и авторитета, чем позволив всем болтать о пустяках и провалив совещание. От этого вам точно лучше не будет.

Чтобы избежать неудачных совещаний, не забывайте, что, перефразировав шекспировского Юлия Цезаря, можно сказать: «Беда, мой милый Брут, не в совещаниях, а в нас самих».