Заповнення трудових книжок

- Трудові книжки та вкладки до них заповнюють у відповідних розділах відповідною мовою (українською, російською)

- В разі, коли особа вперше влаштовується на роботу і не має трудової книжки, то власник зобов’язаний оформити трудову книжку у тижневий термін від дня прийняття на роботу особи

В трудову книжку вносять такі відомості:

1. Про працівника – П.І.Б, дата народження

2. Про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення

3. Про нагородження, заохочення

4. Про відкриття, на які видано диплом, винаходи, раціоналізаторські пропозиції

Стягнення в трудові книжки не заносяться.

- Записи в разі звільнення або переведення на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю та пункт закону

- Всі записи вносять тільки після видання наказу (розпорядження) у тижневий термін (у разі звільнення – в день звільнення). Дати пишуть арабськими цифрами – число й місяць двозначними, а рік чотиризначними – 05.06.2004. Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору і завіряють печаткою

- З кожним записом, який робиться в трудовій книжці на підставі наказу працівник повинен бути ознайомлений під розпис в особовій картці, в якій повинен бути такий самий запис

- У разі потреби працівнику може бути виданий завірений витяг з трудової книжки

- Відомості про працівника записують на першій (титульній сторінці), П.І.Б. цілком. Дату народження відповідно до паспорта чи свідоцтва про народження, після цього власник своїм підписом засвідчує правильність і відповідність трудової книжки, а першу (титульну) сторінку підписує працівник, після цього ставить відбиток гербової печатки.

- Зміни в записи П.І.Б. вносить власник за останнім місцем роботи на підставі документа (паспорт, свідоцтво про народження, шлюб, про розірвання шлюбу) з посиланням на їхні номери і дати. Зазначені зміни вносять на першому аркуші трудової книжки.

- В графі 3 розділу „Відомості про роботу” як заголовок пишуть повну назву підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу.

Введення штатно-посадової та алфавітної книг

Штатно-посадова книга є основним робочим документом відділу кадрів і відображає стан комплектації апарату підприємства та його підрозділів керівниками, спеціалістами та службовцями. Вона складається на підставі штатного розпису. Усі відомості в книзі записують олівцем, вони повинні бути своєчасними (одночасно оформленими з наказами), інакше книга втратить своє практичне значення.

ШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА

У разі звільнення чи переведення працівника на іншу посаду відомості про нього у штатно-посадовій книзі витирають і на сьомому місці записують відомості про нового працівника зі збереженням на особовій справі облікового номера. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їхнім особовим справам та особовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи (особової картки), а також для одержання довідкової інформації про працівника. Заводиться книга на всіх працівників, записи здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення

АЛФАВІТНА КНИГА

П.І.Б. працівника прийнятого на роботу записують у розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвища звільнених чи переведених працівників викреслюють тонкою червоною лінією.

Питання для самоконтролю:

1. Характеристика документів особового походження.

2. Характеристика документів особистого походження.

3. Документування прийняття на роботу.

4. Документування звільнення з роботи працівника.

5. Правила ведення трудових книжок.

Тестові завдання:

1. Кадрове діловодство – це:

а) робота з документами, пов’язаними з кадровим складом підприємства;

б) діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу установи з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку працівників, їх заохочень тощо;

в) діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій в процесі здійснення управління підприємством;

г) це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони або до моменту передачі на зберігання до архіву.

2. Документи з особового складу – це:

а) документи, які утворюються при прийнятті на роботу, переведенні (переміщенні) або звільненні працівників, надання відпустки, заохочення;

б) документи, які регулюють діяльність органів управління задля виконання поставлених перед ними завдань, одержання максимального ефекту від їхньої діяльності та діяльності організації загалом;

в) документи, в яких міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів;

г) документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність.

3. До розпорядчих документів з особового складу не належить:

а) наказ про прийняття працівника на роботу;

б) наказ про звільнення працівника;

в) наказ про порядок проведення конференції;

г) наказ про переведення працівника на іншу посаду.

4. Анкета – це:

а) документ, який містить перелік запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї;

б) це перелік запитань;

в) це перелік запитань закритого типу, заповнення якого обов’язково відбувається анонімно;

г) це письмове підтвердження певної дії.

5. Доручення бувають:

а) офіційні та особисті;

б) відкриті та закриті;

в) загальні та спеціальні;

г) особисті та колективні.

6. В яких формах можна укладати трудовий договір?

а) відкритій та закритій;

б) усній та письмовій;

в) розгорнутій та стислій;

г) тільки у письмовій формі.

7. До особових документів відносять:

а) паспорт, документ про освіту, характеристику, трудову книжку;

б) паспорт, рекомендації, довідка, медична картка, розписка;

в) наказ, розпорядження, постанова;

г) свідоцтво про народження, паспорт громадянина України, закордонний паспорт.

8. Заява – це:

а) документ, в якому міститься письмовий виклад якого-небудь прохання;

б) письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання;

в) документ, який подають при прийнятті на роботу;

г) документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій.

9. Заяви бувають:

а) прості і складні;

б) особисті і колективні;

в) прості і розгорнуті;

г) прості і вмотивовані.

10. Характеристика – це:

а) документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб;

б) документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей особи – працівника (учня, студента);

в) це документ, який видається посадо­вими особами, державними органами, установами, під­приємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу;

г) документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

11. Автобіографія – це:

а) документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності;

б) документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей особи – працівника (учня, студента);

в) документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб;

г) документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

12. Порядок приймання на роботу працівників регламентується:

а) статутом;

б) штатним розписом;

в) правилами внутрішнього розпорядку;

г) правилами внутрішнього трудового розпорядку або статутом.

13. Трудовий договір оформляється:

а) в одному примірнику;

б) в двох примірниках;

в) в трьох примірниках;

г) в чотирьох примірниках.

14. Накази щодо особового складу можуть бути:

а) індивідуальними та груповими;

б) особистими та колективними;

в) простими та складними;

г) відкритими та закритими.

15. Наказ вступає в силу:

а) в день написання;

б) з моменту підписання;

в) з моменту реєстрації;

г) правильної відповіді немає.

16. На всіх робітників і службовців, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, заводяться:

а) номенклатури справ;

б) особові картки;

в) особисті справи;

г) особові справи.

17. Особова справа – це:

а) сукупність документів, що містить відомості про працівника;

б) систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства і є основою для складання описів справ постійного і тривалого зберігання і основним обліковим документом у діловодстві;

в) документ встановленого зразка, який підтверджує волевиявлення особи щодо внесення відповідних записів до Єдиного державного реєстру;

г) документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб.

18. Трудова книжка – це:

а) документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника;

б) документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності;

в) документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб;

г) документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей особи – працівника (учня, студента).

19. Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати тощо регламентує:

а) «Типова інструкція з діловодства»;

б) ДСТУ 2732: 2004;

в) «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях»;

г) Закон України «Про охорону праці».

20. Трудову книжку заводять:

а) протягом 5 робочих днів;

б) протягом 7 робочих днів;

в) протягом 20 робочих днів;

г) протягом 30 робочих днів.