Отбор записей из списка

С помощью фильтров можно выводить на экран и просматривать данные списка, которые удовлетворяют определенным условиям. Быстро и удобно можно просматривать нужные записи с помощью автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью расширенного фильтра.

Автофильтр - это средство, предназначенное для отбора записей БД по заданным критериям. Выходные данные при этом отображаются в области самой базы данных (на том же месте). Записи, которые не удовлетворяют условиям фильтрации, на экран не выводятся.

Чтобы установить автофильтр, следует:

· выделить область БД;

· задать Данные- Фильтр-Автофильтр.

Excel помещает раскрывающиеся списки непосредственно в

имена полей базы данных. Щелкнув по кнопке , можно вывести на экран список всех элементов соответствующего столбца. Если выделить некоторый элемент в списке, то будут скрыты все записи БД, кроме тех, которые содержат выделенное значение. Можно задать критерии фильтрации одновременно для нескольких столбцов. Если в БД установлены критерии для автофильтра, то кнопка окрашивается в синий цвет.

Чтобы отключить фильтрацию для отдельного поля, надо выбрать в раскрывающемся списке параметр (Все). Чтобы показать на экране все скрытые записи, следует задать Данные-Фильтр-Отобразить все.

С помощью автофильтра можно для каждого поля задать пользовательские критерии для отбора записей БД. Например, вывести на экран только те записи, значения которых находятся в пределах заданного интервала соответствующего поля. Чтобы указать пользовательские критерии, надо в раскрывающемся списке выбрать параметр (Условие...), а затем в диалоговом окне Пользователъский автофильтр ввести нужные критерии.

Можно задать соединение нескольких критериев фильтрации, объединив их по И (запись появится в выходном списке тогда, когда будут выполнены все заданные условия) или по ИЛИ (в выходном списке запись появится, если будет выполнено хотя бы одно условие). В критериях можно задавать шаблоны, содержащие символы * и?.

Например,

1) если задать по полю Фамилия =Иванов ИЛИ =Петров, то будут оставлены только записи с этими фамилиями;

2) если по полю Сумма задать > =2000 И < =3000, то будут отобраны записи в которых сумма лежит в диапазоне от 2000 до 3000;

3) если по полю Фамилия задать =А*, то будут найдены все записи в которых фамилия начинается на букву А (символ * заменяет собою любое количество любых символов);

4) если по полю Фамилия задать =А?????, то будут найдены все записи в которых фамилия начинается на букву А и содержит не более шести букв (символ? заменяет собою один любой символ).

Для фильтрации базы данных по сложным критериям используется расширенный фильтр. Он позволяет вывести результат в другое место рабочего листа, не затронув область самой БД, а также получить фрагмент базы данных, состоящий из нескольких заданных полей.

Предпосылкой использования расширенного фильтра является наличие на рабочем листе области БД и области критериев.

Область критериев создается на том же рабочем листе, что и база данных. Для ее формирования следует скопировать в свободное место рабочего листа имена полей, по которым будет выполняться фильтрация данных, а затем в ячейках под соответствующими именами полей ввести сами критерии.

Число строк в области критериев определяется количеством критериев. Если условия поиска заданы в области критериев в одной строке, то эти условия связаны оператором И. Если же условия поиска заданы в разных строках, то они связаны оператором ИЛИ. Включение пустых строк в область критериев недопустимо, так как в этом случае будут отобраны все записи БД.

Для использования расширенного фильтра следует:

· выделить область БД;

· задать Данные-Фильтр-Расширенный фильтр;

· в диалоговом окне Расширенный фильтр в поле Исходный диапазон: указать интервал ячеек, содержащий область БД;

· поле Диапазон условий: указать интервал ячеек, содержащий область критериев;

· в группе Обработка определить, будет ли фильтрация списка выполняться на том же месте или результат будет помещен в другое место рабочего листа. В последнем случае в поле Поместить результат в диапазон: необходимо задать интервал ячеек, где предполагается разместить отфильтрованные записи (достаточно указать первую ячейку выходного интервала);

· нажать кнопку ОК.

Если в диалоговом окне Расширенный фильтр установить переключатель Только уникальные записи, то повторяющиеся строки списка в области выходного документа показаны не будут.

Если в выходной документ предполагается включать не все поля списка, а только заданные, необходимо предварительно сформировать шапку выходного документа, скопировав в свободное место рабочего листа имена нужных полей.