Исходящие документы

26. При оформлении исходящих документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их качественное исполнение и поиск.

27. В соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

- эмблема организации;

- наименование подразделения;

- справочные данные о подразделении;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер документа и дату документа, на который дается ответ;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. В состав реквизита " Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово " Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большом количестве адресатов составляется список рассылки документов.

29. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог " за", подпись от руки " зам.", или косую черту перед наименованием должности.

30. Исполнитель после подписания документа у руководителей УВО размножает необходимое количество экземпляров согласно рассылки на обороте документа, заполняет разнарядку и сдает в канцелярию для отправки адресату.

Если документ адресован в несколько адресов перед размножением такого документа его необходимо сначала зарегистрировать в канцелярии с присвоением исходящего номера.

31. В случае печатания секретного документа или документа с грифом " для служебного пользования" исполнитель до начала печатания обязан расписаться в журнале учета отпечатанных документов за присвоенный документу номер " мб" или " мн".

Регистрационный номер, за которым документ учтен в журнале учета отпечатанных документов проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа отпечатанного документа.

32. При поступлении документа на отправку работники канцелярии обязаны зарегистрировать его по исходящему журналу. Копии исходящих документов подшиваются в номенклатурные дела с отметкой о их местонахождении.