![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
ТЕМА 3. Дополнительные возможности текстового процессора для создания серийных документов
Цель работы: изучение приемов создания серийных документов на примере стандартных писем. Краткие теоретические сведения: Под серийными документами подразумеваются документы одинакового содержания, рассылаемые различным адресатам. Процесс создания серийных документов включает три этапа: § создание основного документа; § создание источника данных; § слияние основного документа и источника данных. Основной документ содержит неизменяемую (общую для всех однотипных документов) часть серийного документа, оформленную как обычный текст, и вычисляемые поля, замещающие на данные, специфические для каждого документа. Источник данных содержит специфические данные (например, адреса, названия организаций, имена получателей и т.д.) Слияние основного документа и источника данных представляет собой создание экземпляров серийного документа для каждого адресата. Во время слияния документов на место полей слияния подставляются их значения из источника данных. Слияние документов выполняется в диалоговом окне Слияние, вызываемом командой Рассылки - Начать слияние. Задание 1 Выполните слияние документов, которые изображены на схеме (приложение А), и получите письма приглашения на конференцию. Порядок выполнения задания: 1. Выполните команду Кнопка «Office» - Создать - Новый Документ. Выберите вкладку Рассылки - Начать слияние – Пошаговый мастер слияния. 2. Следуйте пошаговому выполнению, используя кнопку Далее. Этап 1. Выбор типа документа – письма. Этап 2. Выбор документа – текущий документ. Этап 3. Выбор получателей – создание списка (кнопка Создать). В окне Новый список адресов нажмите кнопку Настройка столбцов. Используя кнопки Добавить, Удалить, Переименовать, настройте нужный список адресов (источник данных). Нажмите Ок. Данные заполняются в ячейки строки. Добавьте не менее 7 записей произвольными данными, используя кнопку Создать запись. Сохраните источник данных в файле. Этап 4. Создание письма (основного документа, приложение А). Подготовьте основной документ (шаблон), вставляя в него поля слияния. Поля отмеченные < < > > добавляем из вкладки Рассылки, пользуясь кнопкой Вставить поле слияния. Рисунок 1 – Вставка поля слияния Сохраните документ в своей папке. Этап 5. Просмотр писем. Для замены полей на соответствующие данные из базы данных воспользуйтесь кнопкой Для перехода по записям можно воспользоваться соответствующими кнопками Этап 6. Завершить слияние. Результатом процесса завершения слияния документов: распечатка получившихся писем или сохранение их в отдельном документе. Запишите созданные письма в новый документ. Для этого на вкладке Рассылки выбираем Найти и объединить Задание 2 Произведите изменения в шаблоне письма приглашения на конференцию и источнике данных С писок так, чтобы в результирующем письме к лицам женского пола обращение было «Уважаемая», а к лицам мужского пола – «Уважаемый».
|