Порядок зберігання та користування архівними документами

Власники документів Національного архівного фонду абоуповноважені ними юридичні чи фізичні особи зобов'язані утримувати в належному стані будівлі і приміщення архівних установ, підтримувати в них необхідний технологічний режим, а також у випадках, передбачених законом, створювати копії для страхового фонду і фонду користування документами Національного архівного фонду, іншим чином забезпечувати їх збереженість, а у разі віднесення їх до унікальних чи надання у користування поза архівними установами забезпечувати страхування за правилами, встановленими законодавством.

Працівники архівосховища зобов'язані здійснювати поаркушне порівняння одиниць зберігання та справ перед їх виданням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем.

У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами) архівів, ознайомлюються з Порядком користування документами архіву і заповнюють заяву-анкету встановленого зразка. Своїм підписом у заяві-анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з Порядком та зобов'язання виконувати його. Неоформлені особи не є користувачами документами НАФ.

Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою-анкетою подають документ, що підтверджує їх повноваження представляти користувача - юридичну особу.

Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівництвом архіву на один рік від часу оформлення.

Якщо користувач працює над заявленою темою понад один рік, то з його заявою керівництво архіву може продовжити строк дії дозволу на роботу за даною темою.

У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву-анкету.

Керівництво архіву має право відмовити в дозволі на роботу в читальному залі особі, яка грубо порушувала порядок користування архівними документами (незаконний доступ до документів НАФ, їх псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання).

На підставі документа, що посвідчує особу після надання дозволу керівництвом архіву завідувач читального залу видає користувачеві перепустку до читального залу архіву.

Працівник читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.