Назвіть вимоги, яких треба дотримуватися при складанні документів.

Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі»

Документ є основною одиницею офіційно-ділового стилю, який фіксує та передає інформацію, підтверджу її об’єктивність та достовірність.

Кожен документ має відповідати таким вимогам:

· Видаватися уповноваженими органами або особою відповідно до її компетенції.

· Не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів влади.

· Бути точним, достовірним і переконливим.

· Бути оформленим відповідно до чинних стандартів.

· Містити конкретні, змістовні вказівки та пропозиції.

· Бути придатним для тривалого зберігання.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром

Реквізити документа:

1) Державний герб України(ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи)

2) Емблема організації чи підприємства (розміщують з лівого боку від назви установи).

3) Зображення державних нагород (розміщують у верхньому лівому кутку бланка або посередині документа на рівні найменування установи і найменування структурного підрозділу).

4) Код підприємства, установи, організації (розміщують у верхньому правому кутку)

5) Код форми документа (розміщують у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи).

6) Назва міністерства або відомства (розміщують у верхньому лівому кутку або посередині сторінки).

7) Повна назва установи, організації або підприємства (розміщують у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом).

8) Назва структурного підрозділу

9) Довідкові відомості про установу(індекс підприємства зв’язку, пошта і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа тощо.

10) Назва виду документа

11) Дата документа

12) Індекс документа

13) Посилання на індекс вихідного документа

14) Місце складання документа

15) Гриф обмеження доступу до документу

16) Адресат

17) Гриф затвердження (у верхній правій частині документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження; слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено)

18) Резолюція

19) Заголовок до тексту документа (короткий зміст)

20) Відмітку про взяття документа на контроль (розташовують на лівому полі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту, і проставляють за формою “К” або “Контроль”).

21) Текст документа -(розташовують по всій ширині сторінки від поля до поля. Текст документа, що складається з таких логічних елементів: вступу, доказ, закінчення).

22) Відмітка про наявність додатків (розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим).

23) Підпис

24) Гриф погодження(розміщують нижче реквізиту " Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження).

25) Візи.

26) Відбиток печатки

27) Відмітка про засвідчення копії документа (відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів " Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23)

28) Прізвище виконавця і номер його телефону

29) Відмітка про виконання документа і направлення його до справи(ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа)

30) Відмітка про наявність документа в електронній формі.

31) Відмітка про надходження (рестрації) документа до організаці

32) Запис про державну реєстрацію.

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

Бланки документів повинні мати такі береги:

30 мм - лівий;

10 мм - правий;

20 мм - верхній та нижній.

Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12 - 14 друкарських пунктів.

Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1, 5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 - 1, 5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1, 5 - 3 міжрядковими інтервалами.