Інформаційні потреби у формуванні управлінських рішень.

Потреба – одне з фундаментальних понять сучасної науки, що має сукупність значень в рамках тієї чи іншої області знань. У найбільш загальному вигляді потреба визначається як «...необхідність або нестача в чому-небудь необхідному для підтримки життєдіяльності і розвитку організму, людської особистості, соціальної групи, суспільства в цілому».

Інформаційні потреби є одним з різновидів нематеріальних потреб людини. Виникає через брак інформації для здійснення людської діяльності і є характерною особливістю, притаманій людині, що відрізняє її від решти живих організмів, які хоч і відчувають потребу в інформації, але виключно для задоволення відносно простих вітальних потреб. Інформаційні потреби людини значно складніші. Процес задоволення інформаційних потреб має ту принципову відмінність порівняно з іншими, що при цьому об'єкт споживання — інформація, не тільки не знищується, а, навпаки, на її основі формуються нові інформаційні масиви, призначені для споживання.

Для всіх видів потреб людини характерна одна загальна особливість – інформаційна складова, яка відображає брак інформації для здійснення діяльності людини. Однак якщо живі організми відчувають потребу в інформації для задоволення відносно простих вітальних потреб, то інформаційні потреби (ІП) людини значно складніші, ними охоплюється вся соціальна інформація, що циркулює в суспільстві. Процес задоволення ІП істотно відрізняється від задоволення інших видів потреб людини. У процесі задоволення ІП об’єкт споживання, тобто інформація, не тільки не знищується, а, навпаки, на її основі формуються нові інформаційні масиви, призначені для споживання. У цьому – принципова відмінність інформації як ресурсу від інших, створених природою і людиною ресурсів.

Прийнято виділяти два основних типи ІП:

1. поточні, обумовлені притаманною людині допитливістю, які полягають в його прагненні бути в курсі всього, що відбувається у світі;

2. конкретні (спеціальні), що відображаються в прагненні отримати інформацію, необхідну для вирішення конкретного завдання – дослідного, професійного, управлінського і т.д.

Для визначення інформаційних потреб управлінського персоналу для прийняття рішень, використовують методичний підхід, який полягає в проведенні аналізу посадових обов’язків менеджерів різних рівнів, визначенні управлінських рішень, що приймаються ними в межах делегованих повноважень, та, на основі цього, формування необхідної для їх прийняття інформаційної бази.

У формування управлінського рішення необхідні такі інформаційні потреби:

1. інформація про стан ринку, сильні та слабкі сторони, стратегічні альтернативи підприємства;

2. відомості про розмір та структуру власних коштів, інформація про необхідний обсяг фінансування впровадження, реалізації та моніторингу стратегії;

3. відомості про стратегічні завдання;

4. огляд наукових розробок з проблем моніторингу стратегії, дослідження практики конкурентів;

5. відомості про споживчі властивості виготовленої продукції та прогноз споживчого попиту і ринкової кон'юнктури;

6. відомості про стиль управління персоналом конкурентів, відомості про власний персонал;

7. Інформація про показники операційних бюджетів та їх виконання, відомості про діяльність всіх структурних одиниць, бізнес-процесів та центрів відповідальності

9. Інформація про наявну потужність виробництва, кількість виробничого персоналу, планові та фактичні показники виробництва в закладах, технологічна документація, контрольовані показники діяльності.

10. Інформація про кількість працівників, наявний рівень їх кваліфікації (рівень освіти, стаж роботи за фахом тощо);

11. контрольовані показники діяльності.

12. Інформація про планові показники та умови договорів постачання, наявні фінансові ресурси;

13. інформація про контрольовані показники діяльності;

14.інформація про плановий та фактичний обсяг виробництва та реалізації товарів, робіт, послуг.

Для виявлення та забезпечення інформаційних потреб необхідна система інформаційного обслуговування з відповідною організацією інформаційних потоків.

Інформаційні потреби залежать від різних об'єктивних і суб'єктивних факторів. Розрізняють суб'єктивні ІП, які визначаються думкою та вимогами споживача, його уявленнями, знаннями, умінням сформулювати запит і потреби в об'єктивно необхідної інформації, і потреби в об'єктивно необхідною інформацією, яка повинна бути пов'язана із завданням, проблемою, яку досліджує споживач відповідно зі своїми службовими обов'язками, зокрема, в системі управління підприємством (організацією).

При виконанні професійних обов'язків виникають потреби в поточній і ретроспективної інформації, вузько-і шірокотематіческой інформації, галузевий, міжгалузевий, правової, нормативної та інших видів інформації.

Для більш ефективної організації інформаційного обслуговування необхідно враховувати принципову особливість - суб'єктивізм і неадекватність вираження інформаційних потреб. Іншими словами, інформаційна потреба суб'єкта визначається ступенем розуміння поставлених перед ним завдань і знанням можливостей систем інформаційного обслуговування.

Вивчення запитів споживачів інформації є першочерговим завданням науково-інформаційної діяльності. Завдання це є досить складною, оскільки споживачі, як правило, не вміють чітко сформулювати свої потреби, і вони уточнюються в міру роботи з одержуваної інформацією.

Існуючі методи вивчення інформаційних потреб ділять на дві групи:

• непрямі, або документальні, що базуються на аналізі документальних джерел (карт зворотного зв'язку, запитів споживачів інформації тощо незалежно від того, запросили чи їхні фахівці);

• прямі, пов'язані з участю споживача інформації, вивченням завдання, проблеми, об'єкта, конкретної ситуації, які дозволяють виявити потребу в об'єктивно-необхідної інформації конкретних споживачів.

Прямі методи зазвичай реалізуються за допомогою анкетування, інтерв'ювання та інших експертних методів. З їх допомогою вивчають не стільки інформаційні потреби, скільки уявлення суб'єкта про ці потреби. Використання прямих методів дозволяє не тільки забезпечити інформаційну підтримку членів колективу, а й визначити, яка саме інформація потрібна кожному для виконання своїх обов'язків.

У той же час слід мати на увазі, що рішення, прийняті на основі експертних оцінок, засновані на суб'єктивних думках експертів і далеко не завжди дозволяють визначити істинні інформаційні потреби.