Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Организация документооборота по охране труда
|
|
Согласно требованиям всех современных систем управления работодатель должен разрабатывать и обеспечивать ведение документации (на бумажных носителях или в электронном виде), в которой устанавливаются и описываются все основные процедуры управления охраной труда в их взаимодействии.
Документация должна быть удобочитаемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия документа. Документация должна храниться в течение установленного срока. Должен быть установлен порядок разработки, обновления, хранения и уничтожения документов различного вида.
Делопроизводство по охране труда организуется в рамках общего порядка по документообороту у данного работодателя и осуществляется в соответствии с этим установленным порядком с учетом специфики работы по ОТ.
При организации документооборота следуют выделять:
1) внешнюю документацию,
2) документацию управления организацией,
3) документацию подразделения,
4) документы на рабочих местах.
Организация документооборота должна отвечать требованиям:
• Прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
• Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью.
• По окончании года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив.
Заметим, что всю документацию по охране труда следует выдавать только под роспись.
Номенклатуру документов по охране труда следует составлять в соответствии с разделом 7.3. Приказа Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 " Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
Примерная номенклатура дел службы охраны труда приведена в табл. 1.
Таблица 1
Примерная номенклатура дел службы охраны труда
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
| Документы (положения/ протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда | 45 л. (1) ЭПК | При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 л. | |
| Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 л. ЭПК | ||
| Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | Пост. | ||
| Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Пост. | ||
| Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 л. ЭПК | ||
| Планы мероприятий по улучшению условий труда работников | 5 л. | ||
| Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков | 5 л. ЭПК | ||
| Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18- летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новым | ||
| Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новым | ||
| Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. | ||
| Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов | Пост. < **> | ||
| Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий | 75 л. | ||
| Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми | ||
| Документы (акты, заключения, справки и др.)г подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда | 75 л. ЭПК | ||
| Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 л. ЭПК | ||
| Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций | До замены новыми | ||
| Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми | ||
| Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 л. ЭПК | ||
| Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | 75 л. ЭПК | ||
| Договоры страхования работников от несчастных случаев | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая - 75 л. | |
| Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности | 5 л. | ||
| Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 л. | ||
| Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности б) инструктажа по технике безопасности в) проведения аттестации по технике безопасности | 10 л. 10 л. 5 л. | ||
| Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности | 5 л. ЭПК | ||
| Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев | 5 л. | ||
| Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 л. (1) ЭПК | (1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, - пост. < **> | |
| Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий | Пост. < **> | ||
| Переписка об авариях и несчастных случаях | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия б) в других организациях | 75 л. (1) ЭПК 5 л. | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост. < **> | |
| Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 75 л. ЭПК | ||
| Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 10 л. ЭПК | ||
| Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. ЭПК | ||
| Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одежцой, обувью, специальным питанием | 3 г. (1) | (1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения - 75 л. | |
| Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту составления и утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | (1) После замены новыми | |
| Списки (ведомости) на выдачу специальной одезды и обуви, специального питания | 1 г. | ||
| Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации | 5 л. ЭПК | ||
| Журналы учета исполнения постановлений о штрафах | 3 г. (1) | (1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале | |
| Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил | 3 г. | ||
| Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 г. | ||
| Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми | ||
| Переписка о проведении медицинских осмотров работников | 5 л. | ||
| Анкеты обследования условий труда работников | 5 л. ЭПК |
< *> Срок хранения " постоянно" (далее - Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения " до минования надобности" не может быть менее одного года.
Отметка " ЭПК" (" ЦЭК", " ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения " постоянно".
< **> Здесь и далее звездочки < **> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ (к табл. 1)
г. - год
л. - лет
Пост. - постоянно
ст. - статья
ЦЭК - центральная экспертная комиссия
ЦЭПК - центральная экспертно-проверочная комиссия
ЭК - экспертная комиссия
ЭПК - экспертно-проверочная комиссия