Изучение стратегических альтернатив

После того, как руководство сопоставит внешние угрозы и возможности с внутренними силами и слабостями, оно может определить стратегию, которой и будет следовать в дальнейшем.

Стратегические альтернативы:

Выбор обшей стратегии — это окончательный ее вариант, оказывающий глубокое влияние на всю организацию при четкой концепции на будущее. На стратегический выбор влияют разнообразные факторы и в первую очередь это риск, знание прошлых стратегий, фактор времени и т.п.

1. Риск. Какой уровень риска руководство считает приемлемым? Риск является фактом жизни компании, но высокая степень риска может разрушить компанию.

2. Знание прошлых стратегий. Часто сознательно или бессознательно руководство находится под воздействием прошлых стратегических альтернатив, выбранных фирмой.

3. Реакция владельцев. Весьма часто владельцы акций ограничивают гибкость руководства при выборе конкретной стратегической альтернативы.

4. Фактор времени. Фактор времени при принятии решения может способствовать успеху или неудаче организации. Реализация даже хорошей идеи в неудачный момент может привести к развалу организации.

Как можно использовать стратегическое планирование для совершенствования управления.

1. Обеспечить лучший учет и контроль результатов деятельности, увязать вознаграждение с результатами работы.

2. Внедрить больше программ формального планирования и потребовать осуществления планирования на уровне подразделений.

3. Объединить стратегические планы с оперативными и финансовыми.

4. Больше думать и сосредотачиваться на стратегических вопросах.

5. Получить большее понимание и подготовку в области стратегического планирования.

6. Повысить уровень участия и обязательности высшего руководства.

7. Повысить внимание к конкуренции, сегментам рынка и внешним факторам.

8. Усовершенствовать систему передачи информации от главной штаб-квартиры фирмы к подразделениям.

9. Обеспечить возможность лучшего выполнения планов.

10. Больше реализма, меньше раздумий и колебаний.

11. Разработать лучшие стратегии.

12. Установить более совершенные цели и информировать о них.

13. Обращать меньше внимания на голые цифры.

РЕАЛИЗАЦИЯ СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНА

Стратегическое планирование приобретает смысл тогда, когда оно реализуется. На рис. 3.1. представлена версия процесса стратегического планирования.

Обоснованные цели являются важнейшим компонентом эффективного планирования, но они не обеспечивают полностью адекватных ориентиров для принятия решения и поведения.

Цель устанавливает, чего организация хочет достичь и когда она хочет получить желаемый результат.

Метод достижения цели – рассматривается только в общем смысле, а именно – каким бизнесом занимается организация. Такой подход дает огромную свободу действий. Работники, ответственные за достижение целей, могут выбрать такой образ действий который фактически не обеспечит достижение целей. Т. о. руководство должно разрабатывать дополнительные планы и конкретные указания по обеспечению целей и наладить процесс реализации стратегического плана.

Основными компонентами формального планирования будут тактика, политика, процедуры и правила.

Рис. 3.1 - Процесс стратегического планирования.

Тактика

Помимо выработки краткосрочных целей, согласующихся с долгосрочными, и облегчающих их достижение, руководство должно разрабатывать краткосрочные планы, согласующиеся с общими долгосрочными планами. Такие краткосрочные стратегии называются тактикой. Например, конкретный игровой ход представляет собой тактику, согласованную с общей стратегией.

Характеристики тактических планов

1. Тактику разрабатывают в развитие стратегии.

2. В то время как стратегия почти всегда разрабатывается на высших уровнях руководства, тактика часто вырабатывается на уровне руководства среднего звена.

3. Тактика рассчитана на более короткий отрезок времени, чем стратегия.

4. В то время как результаты стратегии не могут быть полностью обнаружены в течение нескольких лет, тактические результаты, как правило, проявляются очень быстро и легко соотносятся с конкретными действиями.

Политика

После составления долгосрочных и тактических планов руководство должно приступить к разработке дополнительных ориентиров, чтобы избежать дезориентации и неправильного толкования этих планов. Таким этапом в процессе реализации является выработка политики.

Политика представляет собой общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей.

Политика обычно формулируется высшими управляющими на длительный период времени. Ее можно рассматривать в качестве «Кодекса законов», который определяет, в каком направлении могут осуществляться действия.

Политика направляет действие на достижение цели или выполнение задачи. Она объясняет, каким образом должны быть достигнуты цели, устанавливая вехи, которым нужно следовать. Она предназначена для сохранения постоянства целей, а также для того, чтобы избежать принятия близоруких решений, основанных на требованиях данного момента.

Политика предоставления равных возможностей трудоустройства для национальных меньшинств и женщин способствует, например, решению задач социального обеспечения и лучшего использования трудовых ресурсов. Проведение и поддержка такой политики помогает не допустить намеренного или случайного исключения нижестоящими руководителями женщин или представителей национальных меньшинств из числа кандидатов на должность. Эта политика отвлекает их мысли от выбора альтернативы на основе личных ценностей и предпочтений и склоняет к решению, которое соответствует целям организации.

Хотя политика и направляет принятие решений, все же она оставляет свободу действий.

Процедуры

Для руководства управленческими действиями одной политики часто бывает недостаточно. В этом случае руководство разрабатывает процедуры. Организации, как и люди, могут выиграть, используя прошлый опыт для будущих решений. Напоминание о том, что случилось в прошлом, может помочь предупредить ошибку. Одинаково важно и то, что не нужно заново повторять анализ, который дал в результате удовлетворительное решение. Таким образом, когда ситуация при принятии решения имеет тенденцию часто повторяться, руководство считает правильным заново применить испытанный временем способ действий и вырабатывает стандартизованные указания. Выраженные формальным образом, эти указания носят название «процедура».

Процедура описывает действия, которые следует предпринять в конкретной ситуации.

Процедуры обычно описывают последовательность действий, и индивид, действующий согласно процедуре, обладает малой свободой действий и небольшим числом альтернатив.

Правила

Когда успешная реализация планов зависит от точного выполнения задания, руководство может посчитать необходимым полностью исключить всяческую свободу выбора. Когда для достижения целей требуется высокая степень подчинения, руководители используют правила.

Правило точно определяет, что должно быть сделано в специфической единичной ситуации.

Правила отличаются от процедур тем, что они рассчитаны на конкретный и ограниченный вопрос, Процедуры рассчитаны на ситуации, в которых имеет место последовательность нескольких связанных между собой действий.

УПРАВЛЕНИЕ РЕАЛИЗАЦИЕЙ СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНА И КОНТРОЛЬ ЗА ЕГО ВЫПОЛНЕНИЕМ

В настоящее время имеется ряд методов согласования планирования и процесса контроля. Двумя широко применяемыми управленческими инструментами, которые полезны для обеспечения высокой степени согласованности, являются бюджеты и управление по целям.

Бюджеты

Одной из основных задач планирования является возможно более эффективное распределение ресурсов. Планы помогают распределять действия, относящиеся к использованию ресурсов, по направлениям, которые, по мнению руководства, способствуют достижению целей. Однако в планах часто остаются нерешенными фундаментальные вопросы – какие именно ресурсы имеются и как именно их следует использовать для достижения целей. Планирование не дает также ответа на вопрос – какие цели являются обоснованно достижимыми при данных имеющихся ресурсах.

Бюджет представляет собой метод распределения ресурсов, охарактеризованных в количественной форме, для достижения целей, также представленных количественно.

Бюджеты являются наиболее широко используемым компонентом формального планирования. Хотя многие организации никогда на формальной основе, т. е. в письменном виде, не формулируют цели и стратегии, большинство из них составляет бюджеты в виде отдельных документов.

Первым шагом в составлении бюджета будет выражение в числовой форме как ресурсов, так и формулируемых целей. Возможно также использовать единицы времени, такие как часы, или же показатели трудозатрат, или просто натуральные показатели для характеристики объекта по которому составляется бюджет. Однако наиболее распространенной является денежная мера, - гривна или доллар.

Процесс составления бюджета можно разбить на четыре этапа.

Этап 1 связан с объявлением руководством общих целей фирмы. В этом случае, независимо от размера организации, наиболее важным вопросом будет прогнозируемый уровень объема продаж.

На этапе 2 происходит подготовка отделами и подразделениями оперативных смет. Эти сметы или бюджеты отделов рассчитываются на законченный период времени, например, на шесть месяцев или на год.

На этапе 3 высшее руководство проводит анализ и проверку предложений по бюджету, и затем отделы переделывают свои предложения на основе указаний высшего руководства. На данном этапе руководство занимается распределением ресурсов внутри организации.

На этапе 4 осуществляется подготовка итоговых бюджетов, где ведется постатейный учет ресурсов и использования фондов. Окончательно эти подробные расчеты сопоставляются с производительностью конкретного работника или отдела, чтобы определить возможности руководства выполнить контрольные показатели.

Управление по целям

Чтобы контроль был эффективным, его следует тесно увязать с планированием. Такая увязка является существенной для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Составление бюджета представляет эффективный количественный метод такой увязки. Но как быть с трудовыми ресурсами организации?

Популярным методом управления, обладающим возможностями объединить планирование и контроль в сложной области человеческих ресурсов, является управление по целям, сокращенно МВО (management by objectives – MBO). Кроме того, МВО – еще и способ мотивации, который помогает преодолеть некоторые отрицательные воздействия контроля на поведение работника.

Основное внимание в МВО уделяется попыткам предсказать будущее и повлиять на него, а не реагировать и действовать задним числом. МВО – это философия управления, где выделяется значение действий и результатов. Усилия сосредотачиваются на повышении эффективности как индивида, так и организации.

Впервые опубликовал концепцию МВО Питер Друкер. Он считал, что каждый руководитель в организации, от наивысшего до самого низшего уровня, должен иметь четкие цели, которые обеспечивают поддержку целей руководителей, находящихся на более высоком уровне, как это показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Иерархия целей при МВО. Цели каждого руководителя должны обеспечивать достижение цели его непосредственного начальника. Цели вырабатываются сверху вниз - по цепи инстанций.

Друкер предполагал, что этот процесс поможет каждому руководителю получить четкое представление о том, что ожидает от него организация, о целях организации и цели его начальника. Этот процесс изучал также Джордж Одиорне — еще один известный ученый, пишущий о МВО.

Дуглас МакГрегор, также сторонник МВО, подошел к рассмотрению этой проблемы с другой стороны. Он считает, что метод управления по целям необходим, потому что дает возможность оценивать руководителей на основе результатов, а не личных качеств. Например, сообщение подчиненному, что он малоинициативен, не является полезной формой обратной связи. Это недостаточно конкретно для подчиненного с точки зрения исправления недостатков в работе. Но если подчиненному сообщают, что его производительность на 10% ниже контрольной цифры, установленной шесть месяцев назад, то это дает четкую систему координат, эталон для контролирования производительности и обсуждения возникших проблем, а также того, что можно сделать для повышения производительности. Поэтому МакГрегор предлагает, чтобы каждый руководитель устанавливал конкретные производственные цели и средства их достижения совместно со своим непосредственным начальником. После определенного периода времени руководитель и подчиненный смогли бы оценить фактические показатели работы, сравнивая их с установленными контрольными показателями.

Управление по целям это процесс, состоящий из четырех взаимозависимых и взаимосвязанных этапов (рис. 3.3).

1. Выработка четких, кратких формулировок целей.

2. Разработка реалистичных планов их достижения.

3. Систематический контроль, измерение и оценка работы и результатов.

4. Корректирующие меры для достижения запланированных результатов.

Рис. 3.3 - Этапы процесса управления по целям - МВО.

Выработка целей. Первый этап — выработка целей — повторяет схему нашего обсуждения процесса планирования. После выработки высшим руководством долгосрочных и краткосрочных целей для организации и для себя лично, эти цели формулируются для работников следующего уровня в нисходящем порядке по цепи команд. Ранее упомянутые авторы, Друкер и МакГрегор, были твердо убеждены в том, что подчиненные руководители должны принимать активное участие в выработке своих собственных целей, основывая их на целях своих начальников. Это могло бы быть реализовано на совещаниях в отделах, где подчиненные обсуждают цели подразделения и перспективы на будущий год. На основе полученной информации каждый подчиненный мог бы подготовить набор контрольных показателей рабочего подразделения, которое он или она возглавляет. Затем руководитель отдела рассмотрел бы цели этих подразделений с каждым подчиненным и обеспечил их увязку.

Планирование действий связано с установлением набора правил и процедур, которые отвечали бы на вопросы что, кто, когда, где и в каком количестве требуется произвести действия для достижения данной цели.

Преимущества планирования действий: в оценке возможностей достижения целей; в своевременном выявлении потенциальных проблем; в облегчении поиска эффективных путей достижения целей; в обеспечении оценки затрат и результатов; в обеспечении рабочих взаимоотношений и поддержки; в выявлении непредвиденных обстоятельств.

Проверка и оценка работы наступает после истечения установленного периода действий и достижения каких-либо результатов. При этом необходимо установить степень достижения целей, выявить помехи и проблемы, потребности и способы воздействия.

Корректирующие меры - следствие этапа контроля. Точно установив причину отклонений от плана, необходимо решить, следует ли принять меры, чтобы привести результаты к плановым или следует скорректировать цели из-за непредвиденных воздействий.

Корректировка целей требует выработки четких, кратких формулировок; постановки реалистичных заданий и реальных действий по их достижению; возможности установления систематического контроля по измерению результатов.

Многочисленные исследования показывают, что производительность людей, имеющих конкретные цели, выше производительности тех, кому цели не установлены или кого просто просят стараться. Постановка конкретных целей повышает производительность потому, что индивид обладает четкими ожиданиями относительно результата. Согласно теории вероятности, если люди четко представляют, каких результатов от них ожидают, и если они ощущают сильное правдоподобие (сильную вероятность) того, что, прилагая определенные усилия, они смогут достичь данного уровня производительности и получить соответствующее вознаграждение, то их мотивация выполнения задания возрастет.

Оценка стратегии

Оценка стратегии проводится путем сравнения результатов работы с целями. Процесс оценки используется в качестве механизма обратной связи для корректировки стратегии. Чтобы быть эффективной, оценка должна проводиться системно и непрерывно. Надлежащим образом разработанный процесс должен охватывать все уровни — сверху вниз. При оценке процесса стратегического планирования следует ответить на пять вопросов:

1. Является ли стратегия внутренне совместимой с возможностями организации?

2. Предполагает ли стратегия допустимую степень риска?

3. Обладает ли организация достаточными ресурсами для реализации стратегии?

4. Учитывает ли стратегия внешние опасности и возможности?

5. Является ли эта стратегия лучшим способом применения ресурсов фирмы?

Существует ряд критериев, как количественных, так и качественных, которые используются в процессе оценки. Эти критерии представлены в таблице:

Имеются, несомненно, проблемы, связанные с определением количественных показателей и оценкой стратегии. Серьезнейшее давление на оценку стратегии оказывает фактор времени. Давление со стороны акционеров, требующих немедленных результатов, оказывает деструктивное воздействие на стратегию и ведет к преобладающему выбору вариантов с малой степенью риска. Одной из причин успеха японского предпринимательства является приверженность долгосрочным программам. Весьма малое число стратегий дает немедленные результаты.

Проверка соответствия стратегии и структуры

После выбора стратегии и разработки последующего плана, руководство должно провести тщательную проверку структуры организации, чтобы выяснить, способствует ли ока достижению общефирменных целей. Стратегия определяет структуру. С точки зрения концепции структуры всегда должны отражать стратегию. Рис. 3.4 иллюстрирует процесс реализации стратегии и роль, которую играет организационная структура.

Нет точного ответа на вопрос, какой способ лучше всего подходит для построения структуры организации. Наилучшей организационной структурой будет та, которая соответствует размерам, динамизму, сложности и личному составу организации. По мере развития организаций и эволюции их целей меняются их стратегии и планы. Это должно происходить и с их структурами.

Существует динамическое взаимодействие между стратегией, структурой и средой, в которой функционирует фирма. Одна из основных ошибок, совершаемых слишком многими фирмами, состоит в том, что новую стратегию они просто налагают на существующую структуру фирмы. Так не должно быть. Структура зависит от стратегии, и этап формирования структуры в процессе планирования может представлять наиболее важную стадию успешной реализации стратегического плана.