Gt;[Формы]![Средний балл]![Нижнее значение] And < [Формы]![Средний балл]![Верхнее значение]. 2 страница

Кроме транзакции, периодически администраторы создают резервные копии всех данных. При сбое восстанавливается самая последняя сохраненная версия БД.

Контрольные вопросы

1. Что такое информационная система?

2. Что такое информационная технология?

3. Что такое база данных?

4. Что означает СУБД и что это такое?

5. Почему база данных является ядром информационной
системы?

6. Какие основные особенности у базы данных?

7. Что такое модель данных?

8. Что значит моделирование?

9. Какие два уровня моделей различают при разработке базы данных?

10. Что значит инфологическая модель данных?

11. Что значит даталогическая модель данных?

12. Что значит иерархическая модель данных?

13. Что значит сетевая модель данных?

14. Что значит реляционная модель данных?

15. Какие основные термины используются в реляционной
модели?

16. Что означает понятие сущности и атрибута в реляционной модели?

17. Что обозначает «схема данных»?

18. Что значит связи «один ко многим» и «один к одному»,
как обозначаются такие связи в схемах данных?

19. Как реализуется связь «многие ко многим»?

20. Что значит нормализация базы данных?

21. Что такое индексы в базах данных?

22. Что такое транзакция?

2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ
ДАННЫХ. СУБД MS ACCESS

2.1 Краткая технология разработки базы данных

1) Изучить предметную область выбранного объекта. Например, учет товаров в продуктовом магазине.

2) Изучить состав документооборота и/или потоки информации в выбранной предметной области. Например, что имеется в данный момент: типы товаров – хлебные изделия, бакалея, напитки и т. п.; затем в каждом типе – наименование товаров, цена, вес, тара, упаковка, производитель; как организовано движение товаров – поставщики, заказы поставщикам, реализация товара и т. п. Изучить источники и структуру входной и выходной информации. Определить (сформулировать) основные функции автоматизации задачи (выбранной предметной области). Операции, выполненные в данном пункте, называются составлением или написанием «Постановки задачи».

3) Выписать все основные компоненты, определяющие документооборот и/или потоки информации. Сгруппировать эти компоненты в виде отдельных таблиц. При этом некоторые компоненты одной таблицы будут повторяться в других таблицах, или другими словами, данные для таблицы можно будет выбирать из другой таблицы. Таким образом, можно выделить основные и второстепенные таблицы. Таблицы со своими компонентами (атрибутами) следует расположить рядом таким образом, чтобы повторяющиеся атрибуты таблиц связать линиями, т. е. установить связи между таблицами. Операции, выполненные в данном пункте, называются разработкой информационно-логической модели (инфологическая модель). Для графической интерпретации употребляют термин «схема данных». Следует отметить, составление инфологической модели является самой ответственной частью разработки базы данных. Инфологическая модель является основой (фундаментом) базы данных. Процесс составления инфологической модели требует от студента многократного обдумывания и уточнения.

4) После составления инфологической модели (схемы данных) следует выбрать средство для программирования. Этим средством может быть алгоритмический язык Бейсик, Паскаль, Си или др. Наиболее удобным средством для первоначального изучения технологии разработки базы данных считается MS Access. Выбрав средство программирования необходимо переписать таблицы, используя термины данного средства программирования, т. е. таблицы и их атрибуты описать как идентификаторы, указать типы данных, их размер, указать связи между таблицами. Операции, выполненные в данном пункте, называются разработкой даталогической модели. В Access даталогическая модель создается с помощью конструктора таблиц. Связи между таблицами устанавливаются при выборе типа данных «Мастер подстановок». Вид связи уточняется через инструмент «Схема данных».

5) После разработки даталогической модели (после конструирования всех таблиц) следует заполнить таблицы данными. Заполнение таблиц начинают с второстепенных (они на схеме данных расположены с краю). Здесь уместно сделать следующее важное замечание: В хорошей базе данных заполнение основных таблиц выполняется выбором данных из второстепенных таблиц путем сведения к минимуму набора текста через клавиатуру. Кроме этого следует избегать избыточности данных в базе. Как было сказано выше в пункте 3, это зависит от качества инфологической модели. В теории баз данных этим вопросам посвящается раздел «нормализация отношений». Нормализация – это разбиение таблицы на две или более, обладающих лучшими свойствами при включении, изменении и удалении данных. Окончательная цель нормализации сводится к получению такого проекта базы данных, в котором каждый факт появляется лишь в одном месте, т. е. исключена избыточность информации.

6) После заполнения всех таблиц данными следует формирование (конструирование) запросов, форм и отчетов.

2.2 Основные понятия в СУБД MS Access

Особенностью данной СУБД является то, что вся информация базы данных хранится в одном файле (*.mdb или *.accdb для версииAccess 2007, 2010) [4].

Объектами СУБД MS Access являются:

- таблицы для хранения данных;

- запросы на поиск и извлечение только необходимых
данных;

- формы для просмотра, добавления и обновления данных
в таблицах;

- отчеты для анализа или печати данных.

Все основные сведения базы данных находятся в записях таблиц.

С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных.

Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления (поля, кнопки и т. п.), связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате.

Отчет можно использовать для быстрого анализа данных или их отображения в определенном виде в печатном или другом формате. Например, можно создать отчет, в котором сгруппированы данные и вычислены итоги.

Приведем основные характеристики указанных объектов (таблица 2.1).

Таблица 2.1 – Характеристики объектов MS Access

В таблице 2.2 приведены сведения о типах данных, которые могут иметь поля в таблицах.

Таблица 2.2 – Типы данных в таблице Microsoft Access

2.3 Основные приемы работы в СУБД MS Access

2.3.1 Таблицы

Сначала надо создать таблицу в режиме Конструктор. При этом надо указать имена полей, тип данных, размер поля и другие свойства (обязательность значения в поле, создание индекса поля и т. п.). Обязательно указать ключевое поле, под которым подразумевается первичный ключ, который однозначно идентифицирует запись в таблице. Дляключевого поля контролируется отсутствие дублирования его значений при вводе данных. Внешний ключ обозначается как Индексированное поле, допускаются совпадения.

2.3.2 Схема данных

Схема данных создается в меню Работа с базами данных. Надо в схему добавить все таблицы и установить связи между ними.

2.3.3 Заполнение таблиц

Затем надо заполнить таблицы известными значениями. Заполнение выполняетс я в режиме Таблица, при этом некоторые значения берутся из связанных таблиц или из заранее созданного списка фиксированных значений.

Если обратно открыть таблицу в режиме Конструктора, то можно подробно изучить ее структуру. Например, можно найти параметры типа данных для каждого поля или узнать, используются ли в таблице поля подстановок – поля, которые с помощью запросов извлекают данные из других таблиц. В окне Свойства поля на вкладке Подстановка в строке Источник строк можно увидеть текст запроса на языке SQL.

2.3.4 Формы

Экранные формы позволяют организовать наглядную и удобную работу с базой данных. Если форма составлена из нескольких связанных таблиц, то на одной форме можно организовать работу с главной и подчиненными таблицами, выбор данных из таблиц-справочников с использованием раскрывающихся списков, режимы поиска и отбора информации, печати необходимых отчетов на принтере и пр.

Для разработки имеется Мастер форм, который позволяет легко создавать формы нескольких видов (простые для работы с данными одной таблицы, более сложные для работы с несколькими таблицами с использованием подчиненных форм). Полученные формы далее, как правило, приходится дополнять и модифицировать в Конструкторе форм для реализации всех необходимых условий работы с данными.

На форме можно устанавливать элементы управления в виде надписей, полей, кнопок, рисунков и т. п.

Для формы и всех ее элементов можно открыть Окно свойств, выбрав в меню значок Страница свойств. Все свойства в окне разбиты на группы:

- Макет – расположение, шрифт, цвет и прочее, связанное с внешним видом объекта;

- Данные – важнейшее свойство в этом разделе – Источник записей – для объектов, связанных с редактированием каких-либо данных (связанные объекты – поля, списки…);

- События – макросы, выражения и программы, выполняющиеся для объекта при наступлении определенных событий (Загрузка, Открытие, До обновления, После обновления и пр.);

- Другие – прочие свойства.

2.3.5 Отчеты

Для разработки отчетов, отражающих информацию базы данных в печатных документах, используется Мастер отчетов и Конструктор отчетов. Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

Контрольные вопросы

1. Что означает постановка задачи при проектировании базы данных?

2. Что такое инфологическая модель данных?

3. Что такое даталогическая модель данных?

4. Какое главное назначение СУБД MS Access?

5. Какое расширение имеет файл базы данных, созданный
в Access?

6. Какие основные объекты создаются в Access?

7. Какие обязательные атрибуты должны быть определены
для каждого поля таблицы реляционной базы данных?

8. Какие типы могут иметь поля таблицы Access?

9. Что такое запрос в Access, что является источником
запросов?

10. Что такое форма в Access, какие элементы (объекты) могут на ней присутствовать?

11. Как открыть окно свойств формы или отчета?

12. Какие вкладки содержит окно свойств формы или отчета?

13. Что такое отчет в Access, какие элементы (объекты) могут на ней присутствовать?

ЧАСТЬ 2. ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ. СУБД MS ACCESS 2010

1 КОНСТРУИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ
И ИХ ЗАПОЛНЕНИЕ

Цель: научиться создавать базу данных в СУБД Microsoft Access; определять структуру и взаимосвязь таблиц; вводить, корректировать, сортировать и фильтровать данные в таблицах.

БД «Университет» состоит из двух таблиц: Факультеты и Студенты (рисунок 1.0):

Рисунок 1.0 ‒ Таблицы БД «Университет»

Связь 1-∞ означает, что в таблице Факультеты название факультета может встретиться только один раз, а в таблице
Студенты название факультета может встретиться много раз (ряд студентов учится на одном факультете).

Алгоритм действий в лабораторной работе № 1:

1. Создать новую БД с именем Университет в папке C: /Work или в папке C: /User.

2. Конструировать таблицу Факультеты.

3. Конструировать таблицу Студенты.

4. Связать таблицы через атрибут (поле) Факультет.

5. Заполнить данными таблицу Факультеты.

6. Заполнить данными таблицу Студенты.

7. Выполнить сортировку, замену, фильтрацию данных в таблице Студенты.

1.1 Создание новой базы данных

Создайте новую базу данных, выполнив следующие действия:

· Выполните команду Новая пустая база данных –
Новая база данных (Оk).

· Справа внизу Новая база данных укажите имя файла: Университет (расширение не указывать) в папке C: \Work.

· Нажмите Создать (Оk).

1.2 Создание таблицы Факультеты

Создайте таблицу Факультеты, выполнив следующие действия:

· Меню Создание ‒ Конструктор таблиц.

· В открывшемся окне Таблица1 определить поля следующим образом (рисунок 1.1):

- введите в ячейку столбца Имя поля имя первого поля –
Факультет;

- в ячейке столбца Тип данных оставьте значение
Текстовый;

- переключитесь на панель Свойства поля (клавишей F6 или мышью) и введите размер поля 30;

- поле Факультет сделайте ключевым, используя кнопку ключа.

Рисунок 1.1 ‒ Конструктор таблицы

· Закройте окно, т.е. выйти из конструктора, переименовав Таблицу1 в Факультеты.

1.3 Создание таблицы Студенты

Аналогично создайте таблицу Студенты в соответствии со структурой (таблица 1).

Таблица 1 ‒ Структура таблицы Студенты

· Выйти из конструктора, сохраняя таблицу под именем Студенты.

1.4 Создание схемы данных

С рабочего поля удалите (закройте) таблицы Студенты и Факультеты.

· Вызовите окно Схема данных и добавьте таблицы Факультеты и Студенты. Установите связь между таблицами (перетащите атрибут Факультет из таблицы Факультеты в таблицу Студенты к строке Факультет). Установите тип отношения Один-ко-многим (один факультет может быть указан у многих студентов). Установите параметры: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей
(рисунок 1.2).

Примечание: Для изменения связи или свойств полей в таблицах, необходимо разорвать связь между таблицами, сделав правый щелчок на линии связи.

Рисунок 1.2 ‒ Схема данных

· Сохраните макет схемы данных.

1.5 Заполнение таблицы Факультеты

Откройте таблицу Факультеты двойным щелчком.

· Введите данные в таблицу Факультеты и закройте
окно с таблицей (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 ‒ Таблица Факультеты

1.6 Заполнение таблицы Студенты

Откройте таблицу Студенты.

· Введите данные (10-12 строк записей) в таблицу и закройте окно с таблицей (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 ‒ Таблица Студенты

1.7 Редактирование таблицы Студенты

Откройте таблицу Студенты и отредактируйте данные:

· в поле Фамилия замените " Долгих" на " Журавлев"; затем опять замените обратно " Журавлев" на " Долгих";

· в поле Дата рождения, замените цифры года " 1997" на " 1998";

· удалите четвертую запись (строку) таблицы (лучше не удалять; если удалили, то восстановите).

· Отсортируйте записи:

- по возрастанию данных поля Фамилия;

- по убыванию поля Дата рождения.

· Используйте фильтрацию по выделению для вывода на экран записей по мужскому полу. Установите курсор на поле Пол. Далее команды Главная ‒ Выделение ‒ Равно «м».

· Удалите установленный фильтр, нажав Фильтр.

· Используя расширенный фильтр, в диалоговом окне выберите поле Группа, укажите критерий " ПИ 1501" и установите сортировку поля Дата рождения по убыванию. Для этого используйте команду Главная ‒ Дополнительно ‒ Расширенный фильтр. После изменения параметров фильтра необходимо выполнить команду Применить фильтр (рисунок 1.5).

Рисунок 1.5 ‒ Расширенный фильтр для таблицы Студенты

· Закройте таблицу СтудентыФильтр1.

2 СОЗДАНИЕ ПРОСТЫХ ФОРМ,
ЗАПРОСОВ И ОТЧЕТОВ

Цель: научиться создавать простые пользовательские формы, вводить, корректировать и осуществлять поиск данных в формах; научиться создавать простые запросы на выборку данных и готовить списки данных в виде документов, готовых к передаче другим пользователям.

Алгоритм действий в лабораторной работе № 2:

1. Конструировать простую форму Студенты (вид в один столбец).

2. Конструировать простую форму Факультеты (вид ленточный).

3. Работа с формой Студенты.

4. Создать простой запрос по выборке студентов указанного пола (запрос Девушки).

5. Создать простой запрос по выборке студентов указанной группы (запрос ПИ 1501).

6. Создать отчет на базе запроса (отчет Список
девушек).

7. Создать отчет с итогами (Отчет по среднему баллу).

8. Редактирование отчета (Отчет2 по среднему баллу).

2.1 Конструирование формы Список студентов

Откройте пункт Создание ‒ Формы ‒ Мастер форм.

· В поле Таблицы и запросы выберите Таблица: Студенты, перенесите все доступные поля в окно Выбранные поля нажатием кнопки > >. Нажмите Далее. Выберите внешний вид формы В один столбец. Задайте имя формы Список студентов, выберите пункт Изменить макет формы и нажмите Готово.

· Измените (уменьшите) высоту рамки для надписи Список студентов. Поднимите вверх полосу Область данных к рамке Список студентов (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 ‒ Режим конструктора для таблицы Студенты

· Выделите правое поле Пол. Уменьшите ширину объекта с данными. То же самое проделайте с полем Обучение.

· Содержимое правых полей Пол, Средний балл установите в середине ячейки (Главная – Форматирование текста).

· Переключитесь в Режим формы (для этого правый щелчок на объект Список студентов), просмотрите и при необходимости отредактируйте, переключившись обратно в режим Конструктор (рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 ‒ Режим формы для таблицы Студенты

2.2 Конструирование формы Список факультетов

Создайте форму Список факультетов, разместив в ней одно поле Факультет из таблицы Факультеты. Внешний вид –
Ленточный (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 ‒ Режим конструктора для таблицы Факультеты

· Откройте форму Список факультетов и добавьте новый факультет – Экономический (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 ‒ Режим формы для таблицы Факультеты

2.3 Работа с формой Список студентов

Откройте форму Список студентов.

· Просмотрите поочередно все записи.

· Перейдите сразу к первой записи, последней и пятой.

· Добавьте 3-5 записей по новым студентам с факультетов: агробизнеса, экономического и агрохимического (данные по прочим полям на ваше усмотрение).

· В форме Список студентов с помощью команды
Поиск найдите запись данных по студенту Кучерин. Измените ему средний бал на 4, 57.

· Закройте форму.

2.4 Создание простого запроса по выбору пола

Создайте и просмотрите простой запрос Девушки на выборку всех данных из таблицы Студенты по критерию " ж " поля Пол. Сортировка по фамилии. Поле Пол не должно отображаться. Для этого:

· Откройте пункт Создание – Запросы – Мастер запросов. Выбрать Простой запрос.

· В поле Таблицы и запросы выберите Таблица: Студенты, перенесите все Доступные поля в окно Выбранные поля нажатием кнопки > >. Нажмите Далее.

· Выберите отчет Подробный. Нажмите Далее.

· Задайте имя запроса Девушки, установите Изменить макет запроса и нажмите Готово.

· Выключите вывод на экран поля Пол (рисунок 2.5).

· В параметр Условие отбора введите букву “ ж ”.

· Установите сортировку по возрастанию в поле
Фамилия.

· Сохраните созданный запрос и откройте его в режиме Таблица (рисунок 2.6).