Характеристика подсистем входящих в организацию.

На данном предприятии существует три основных вида подсистем: отделы, производство и хозяйство.

Подсистема хозяйство – включает в себя ремонтное и энергетическое хозяйство. Оно выступает как самостоятельная единица в структуре предприятия и имеет свои отличные от других функции, обеспечивая всё предприятие необходимыми энергоресурсами, а также обеспечивающая профилактику и своевременный ремонт оборудования. Элементами данной подсистемы являются конкретные люди – специалисты.

Другой разновидностью подсистем выступают различные отделы предприятия, имеющие свои специфические цели и решающие определённые задачи. Сюда входят: маркетинговый и планово-экономический отдел, финансовый отдел, отдел по кадрам, технологический отдел, отдел по охране труда и технике безопасности, а так же отдел по стандартизации и сертификации продукции. Как и в хозяйстве, элементами данных подсистем выступаю конкретные работники отделов.

Ещё одной подсистемой предприятия является производство, которое включает в себя полный, законченный цикл производства продукции, от начального сырья до готовых к реализации изделий. Элементами данной подсистемы выступают две производственные бригады, возглавляемые бригадиром[23].

Характеристика элементов подсистемы. Основным элементом всей организации является директор. Он является одним из учредителей фирмы и при помощи двух своих заместителей осуществляет общее руководство. В его компетенцию входит – осуществление управления предприятием, принятие управленческих решений, подписание всех приказов, распоряжений, документов и так далее. Также он исполняет функции отдела маркетинга, проводит встречи с деловыми партнёрами.

Ещё одним важным элементом выступает заместитель директора по производству. Его основной задачей является обеспечение непрерывности производственного процесса, а также снабжение его всеми видами ресурсов. Основными элементами на производстве являются производственные бригады, возглавляемые бригадиром. Они выполняют все необходимые операции для изготовления продукции[17].

Ремонтное и энергетическое хозяйство. Элементами это подсистемы являются работающие там специалисты. Возглавляет это хозяйство главный энергетик. Он подчиняется непосредственно директору. В задачи его отдела входит – обеспечение функционирования всех энергосистем и своевременное обеспечение предприятия всеми видами энергоресурсов. Поддержание оборудование в работоспособном состоянии и проведение в случае необходимости его ремонта.

Главный экономист. В его компетенцию входит всё, что связано с экономической деятельностью фирмы. Это анализ и утверждение планов дальнейших планов развития фирмы, выбор стратегии, анализ рынка. Так же он собирает и обрабатывает информацию, получаемую от подчиненных ему отделов (плановый, финансовый, кадровый).

Планово-экономический отдел – занимается непосредственно разработкой стратегических, тактических и оперативных планов функционирования и развития фирмы. Подчиняются главному экономисту.

Финансовый отдел и бухгалтерия – осуществляют работу с финансовыми ресурсами предприятия.

Отдел по кадрам. Основной целью данного отдела является осуществление кадровой политики на предприятии. В неё входит определение потребности предприятия в персонале (в каком количестве и какой специальности), наём новых работников и осуществление необходимых мероприятий по их обучению и адаптации к работе в новой организации, осуществление перемещений работников по горизонтали и вертикали, а так же их увольнение[15].

Технологический отдел. Элементами данного отдела являются в основном конструкторы и технологи. В их задачу входит разработка наиболее эффективной технологии производственного процесса, совершенствование оборудования, разработка новых видов продукции, конструирование различных деталей.

Отдел охраны труда и техники безопасности. Специалисты данного отдела осуществляют контроль над соблюдением всех норм и требований техники безопасности на предприятии.

Отдел стандартизации и сертификации продукции. Он осуществляет деятельность по установлению правил и характеристик в целях их многократного использования, направленного на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Помимо этого специальный работник занимается получением необходимых сертификатов соответствия на продукцию.

Характеристика связей между подсистемами внутри системы. Поскольку организационная структура управления предприятием линейная, то все связи внутри организации – между подсистемами осуществляется в основном через вышестоящее руководство или на различных общих собраниях руководителей различного уровня. Все связи осуществляются преимущественно в устной форме.

Характеристика входа, выхода и процесса систем. На входе в организацию поставляется различное сырьё, необходимое для изготовления продукции. К нему относят:

- металлические трубы различной длинны и формы, которые являются основой выпускающей продукции.

- плиты ДСП и ДВП

- ламинат

- обшивочный материал

- электромоторы, и электроприводы[9].

Описание представлений системы (функциональное, иерархическое). Из основных разновидностей представлений системы к данному предприятию можно отнести иерархическое представление, поскольку данная организация представляет собой совокупность различных подсистем связанных между собой иерархически, то есть все связи внутри организации осуществляются в основном снизу вверх и в обратном направлении.

Так же сюда можно отнести процессуальное представление, характеризующее состояние системы во времени. ОАО «Промфинстрой» достаточно новое и постоянно развивающееся предприятие. Поэтому можно сказать, что существующая система ещё только формируется, и возможно в будущем будет претерпевать изменения.

Как на предприятии реализуются основные требования к системе. Одним из требований, предъявляемых к системе, которое реализуется на данном предприятии, является детерменированность. Она предполагает наличие взаимодействий подразделений и органов управления. Деятельность, какого либо элемента управления всегда сказывается на других элементах[23].

Другим требованием, реализуемым в данной системе, является наличие каналов обратной связи. В данной фирме очень хорошо развиты как прямая, так и обратная связи. Отданные директором управленческие распоряжения, в течение часа будут донесены до всех элементов системы, которым они предназначались. Работники всех уровней также имеют возможность обращаться к руководству, и их просьба, пожелание, предложение будет доставлено в этот же день. Поскольку организация небольшая то все отчёты, приказы, постановления так же доставляются очень быстро.

Используя различные внутренние резервы, система может под воздействием различных факторов некоторое время оставаться неизменной, так требование динамичность реализуется на предприятии.

Какие принципы системного анализа применимы для проведения данного исследования (целостность, иерархичность). Безусловно, организация обладает таким свойством как целостность. При взаимодействии с внешним окружением оно всегда выступает как единое целое. Таким образом, осуществляется пространственная взаимосвязь элементов и временная согласованность их существования.

Системе присуще такое свойство как открытость или коммуникативность - то есть наличие у фирмы надёжных связей с внешней средой, в частности с поставщиками и заказчиками.

Применение различных подходов при проведении анализа (интеграционный, ситуационный, поведенческий и пр.). При проведении анализа управленческой системы предприятия использованы следующие подходы:

1. Ситуационный подход – изучение целостной социально-экономической системы.

а) Целостность – предприятие в своей деятельности с деловыми партнёрами и при взаимодействии с внешним окружением выступает как единая целостная система.

б) Иерархичность строения – в фирме существует несколько уровней управления. Элементами высшего уровня управления являются директор данного предприятия, а так же два его заместителя. Среднее звено управления представлено главным экономистом, энергетиком и начальниками отделов и бригадиров, подчиняющихся директору или его заместителям. Низшее же звено состоит из различных работников отделов, хозяйств и рабочих бригад в цехах[18].

2. Комплексный подход – изучение внутренней и внешней сред организации.

К-факторы (системообразующие). Предприятие возникло на основании следующих предпосылок: Во-первых, наличие большого спроса на данный вид продукции в связи с активным развитием города и его инфраструктуры. Во-вторых, отсутствие надлежащего предложения, а, следовательно, и конкурентов в данной сфере. И, в-третьих, достаточно близкое расположение сырья необходимого для данного вида деятельности.

F-факторы - определяющие форму существования системы. Предприятие ОАО «Промфинстрой» возникло по взаимному согласию трёх физических лиц как Общество с Ограниченной Ответственностью. Его уставный капитал разделён да доли между учредителями, в размерах определённых учредительными документами. Участники Общества с Ограниченной Ответственностью не отвечают по обязательствам фирмы и несут риск убытков в пределах стоимости внесённых ими вкладов. Данное предприятие могло быть сформировано и как акционерное общество и как общество с дополнительной ответственностью, однако данная форма организации наиболее полно соответствует интересам учредителей.

D-факторы (системоразрушающие). Возможно существование нескольких факторов, оказывающих неблагоприятное воздействие на фирму. Это появление на рынке сильных конкурентов, что привело бы к снижению продаж, а соответственно и прибыли[19].

3. Интеграционный подход – исследование по вертикали и горизонтали.

Интеграция по вертикали. Предприятие ОАО «Промфинстрой» является достаточно самостоятельной организацией, осуществляя полный цикл производства продукции от сырья до готовой продукции. Таким образом, оно не является заинтересованным в объединении с какими-либо другими юридическими организациями для наилучшего достижения поставленных целей.

Интеграция по горизонтали. В настоящее время предприятие не имеет никаких представительств и магазинов. Все продажи осуществляются напрямую – заказчики самостоятельно вывозят продукции с территории завода.

4. Ситуационный подход.

а) Методы управления. Наиболее распространённый метод, применяемый в данной организации, является метод мозговой атаки, когда руководитель собирает специалистов, и они вырабатывают все возможные идеи по решению конкретного вопроса.

б) Стиль управления. В данной организации применяется смешанный стиль руководства. Решения принимаются в зависимости от складывающейся в организации ситуации.

в) Структура управления. Структура управления является достаточно централизованной. Каждый сотрудник выполняет работу только в круге своих обязанностей. Степень делегирования полномочий не значительна.

5. Маркетинговый подход. Качество товара – выпускаемая предприятием продукция обладает достаточно высоким качеством. Маркетинговое качество тоже находится на высоком уровне. Руководство предприятия старается применять к каждому потенциальному потребителю индивидуальный подход. В ходе беседы определяются конкретные потребности потребителя и его представления[8].

6. Инновационный подход. Предприятие ОАО «Промфинстрой» это постоянно развивающаяся организация. Руководство фирмы регулярно занимается поиском и изучением информации о новинках техники и технологии в данной отрасли.

7. Поведенческий подход (реализация творческих способностей каждого работника). В данной фирме каждый работник имеет возможность реализовать свои творческие способности и принять участие в осуществлении какого-либо нововведения.

Характеристика основных функциональных зон организации (маркетинг, финансы, производство). Маркетинг. Как таковой маркетинговой службы на предприятии нет. Предприятие не большое и не может пока себе позволить создание такого отдела. Все необходимые функции данного отдела берёт на себя непосредственно директор организации и его заместители. Они самостоятельно осуществляют поиск и обработку все необходимой информации о состоянии рынка, экономических тенденция, изменениях спроса и предложения[23].

Финансы. Одна из важнейших функциональных зон в организации. В ней осуществляются все денежные операции, проводимые фирмой, как с внешними партнёрами, так и внутри системы. Здесь составляются годовые и бухгалтерские отчёты, производятся налоговые отчисления в соответствующие органы, производятся расчёты по заработной плате и другим выплатам с работниками организацию и так далее.

Производство. Наиболее крупная функциональная зона фирмы, возглавляемая заместителем директора по производству. Она включает в себя основной цех, склад готовой продукции, вспомогательные цеха и различные обслуживающие службы. Данная функциональная зона обеспечивает весь производственный процесс предприятия по изготовлению продукции.

Характеристика информационных потоков на предприятии. Вся необходимая информация как сверху вниз, так и снизу вверх передаётся преимущественно в устной форме. При необходимости директор собирает у себя всех начальников отделов и сообщает им необходимые инструкции, задачи, планы, которые необходимо достичь. А они в свою очередь отдают необходимые распоряжения своим подчинённым.

Характеристика факторов и их количественное и качественное влияние на состояние системы (внешние, внутренние). На деятельность организации постоянно оказывают влияние множество различных факторов, как внутренних, так и внешних. Наиболее сильные из них это поставщики, которые, изменяя цену на свою продукцию, увеличивают или уменьшают издержки фирмы, потребители, которым может не понравиться качество продукции и они уйдут к другому производителю. Немалое влияние может оказывать арендодатель земли, на которой расположено предприятие[19].

Характеристика управляющей подсистемы, её структура. В настоящее время на данном предприятии применяется линейная структура управления предприятием. В каждом звене сосредоточены все функции, ответственность и полномочия за управление конкретным подразделением.

Таким образом, каждое из органов управления обладает всей полнотой власти, но относительно низкими возможностями решения функциональных проблем.

Данная система управления имеет свои плюсы:

- ярко выраженная ответственность

- быстрота реакции в ответ на прямые приказы

- обеспечивает единство руководства с верху донизу

чёткая система взаимных связей

Однако существуют и свои минусы:

- перегрузка менеджеров высшего уровня

- повышенная зависимость от наличия на месте менеджера высшего звена (руководителя), от его личных и деловых качеств.

Характеристика процесса принятия управленческого решения на предприятии. Вопросы, связанные со стратегическим развитием предприятия решаются непосредственно тремя учредителями на основе консенсуса. Вопросы несущие текущий характер решаются руководителями подразделений после согласования с учредителями.

Выявление и характеристика основной проблемы (проблем) в деятельности организации. Описание проблемной ситуации. Основной проблемой данного предприятия, на мой взгляд, является наращивание и развитие производственных мощностей, за счет поиска новых рынков сбыта.

Для данного предприятия, как и для любого другого, очень важен такой показатель как качество выпускаемой продукции, поэтому оно делает ставку на высокий технический уровень оборудования. Насколько этот принцип реализован, мы и проверим, делая вывод на основе анализа основных показателей технического уровня.

Предприятие является молодым, и по этому на предприятии используется оборудование со средним возрастом до 5 лет. Так же высок удельный вес прогрессивных групп оборудования, т.к. руководство предприятия, делая ставку на технологичности и прогрессивности, закупало лишь новое оборудование, которое может обеспечить высокий уровень качества продукции, а значит, усилит позиции ОАО «Промфинстрой» на конкурентном рынке.

Таблица 1 Наличие и движение основных фондов предприятия ОАО «Промфинстрой», тыс. руб.

Из приведенных расчетов видно, что стоимость основных фондов возросла за отчетный год на 16, 65%.

Коэффициент обновления:

К_обн=

По данным таблицы 1 сумма износа составляет 4 885 тыс.руб., а коэффициент износа на конец года

К_И =

Коэффициент годности в нашем примере может быть определен как разность 100% и коэффициента износа:

К_г = 100, 0 – 9, 77 = 90, 23 %.

Коэффициент выбытия равен нулю, т.к. на предприятии не было выбывших основных фондов.

Таблица 2. Исходные показатели по предприятию ОАО «Промфинстрой»

Ф _{в 2014} =24432/119=205, 31 Ф _{мв 2014} =20513/119=172, 38

Ф _мв2015 =37010/179=206, 76 Ф _{в 2015} =43162/179=241, 13

Результаты расчета сведены в таблицу 2.1.

Таблица 3. Динамика основных показателей использования основных фондов на предприятии ОАО «Промфинстрой».

В период с 2014 по 2015 год фондовооруженность труда и машинновооруженность росли. Это свидетельствует о достаточной эффективности использования основных фондов. Следует также обратить внимание на условия труда. Повышение технического уровня производства может быть связано с облегчением труда рабочих и улучшением условий труда.

Учитывая специфику данного предприятия, рассчитаем показатели технического уровня предприятия.

Таблица 4. Исходные данные для остальных показателей

Механовооруженность труда:

М_т2014=(24432*95, 79)/(22*100)=1063, 8;

М_т2015=(43162*85, 04)/(23*100)= 1595, 9.

Коэффициент электрификации технологических процессов:

q_Т2014 =17000/25000=0, 68;

q_Т2015 =17500/26000=0, 67.

Коэффициент электрификации производства:

К_э2014=14000/3000=4, 67;

К_э2015=14300/3300=4, 33.

Электровооруженность труда потенциальная:

Э_П2014=16000/22=727, 3;

Э_П2015=16200/23=704, 3.

Электровооруженность труда фактическая:

Э_ф2014=25000/20=1250;

Э_ф2015=26000/21=1238.

Коэффициент экстенсивного использования оборудования:

К_э2014=213/303=0, 70;

К_э2015=251/321=0, 78.

Коэффициент интенсивного использования оборудования:

К_И2014=20000/30000=0, 67;

К_И2015=27000/30000=0, 9.

Коэффициент интегрального использования оборудования:

К_инт2014=0, 70*0, 67=0, 469;

К_инт2015=0, 78*0, 9=0, 702.

Величина физического износа:

И₂₀₁₄=(100-90, 2)*1/6=1, 63;

И₂₀₁₅=(100-90, 4)*2/6=3, 2..

Коэффициент сменности:

К_см2014=(5+2*9+3*4)/18=1, 94;

К_см2015=(6+2*10+3*5)/21=1, 95.

Коэффициент использования сменного режима предприятия:

К_р2014=1, 94/3=0, 64;

К_р2015=1, 95/3=0, 65.

Коэффициент электроёмкости продукции:

q_э2014=(25000*12*2, 00)/12793000=0, 05;

q_э2015=(26000*12*2, 25)/20301000=0, 03.

Коэффициент использования материалов:

К_им2014=400/410=0, 97;

К_им2015=400/405=0, 99.

Таблица 4. Итоги расчёта показателей

Таким образом, в ОАО «Промфинстрой»