Національний стандарт україни. Склад реквізитів документів

Націона́ льні станда́ рти — державні стандарти України, прийняті центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації та доступні для широкого кола користувачів. Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб;

2 - емблема організації;

3 - зображення нагород;

4 - код організації;

5 - код документа;

6 - назва міністерства чи відомства;

7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 - назва структурного підрозділу;,

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс (вихідний номер документа);

13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - відбиток печатки;

27 - позначка про завірення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 - позначка про надходження.