Билет №18

1. Основные функции управления. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, настоящих Правил с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов. Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников. Аналогично с задачами, которые возлагаются на архив, могут выполняться следующие функции: полное предоставление дел, описей, годовых отчетов, которые происходили в течение двух лет после завершения делопроизводства. Также полное обеспечение сохранности принятых дел на учет. Вдобавок к уже хранящимся в архиве делам и документам создается научно-справочный аппарат, с помощью которого происходит обеспечение преемственности с научно-транспортным аппаратом, который аналогичен государственному архиву. Руководство над всеми типами документов, полный анализ документов, по вашему желанию выдает в нужном порядке дела, различные документы, а также, по вашему желанию, могут предоставляться копии документов, которые будут необходимы исключительно в работе служебного или научного использования; Выполняет любые запросы от всех людей и организаций об установлении трудового стажа, а также выполняет и отвечает на вопросы социально-правого характера, копии документов, а также архивные справки выдаются в нужном порядке; Проверка всех документов, хранящихся в архиве. Проведение полного анализа всех видов документов, которые хранятся в архивах, принимают участие в исследовании и работе комиссии учреждения. Помощь в методической службе. Способствуют повышению квалификации сотрудников.

2. Описание документной информации на каталожных карточках. Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирование вторичной документной информации на каталожной карточке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения: классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место события); информационные (содержание документов); поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы); внешние (язык документа и способ воспроизведения); контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).