Глава 2. Организация учета материальных затрат

Уровень запаса материалов зависит от сроков их поступления и расхода. Ответственность за обеспечение оптимального запаса по каждому наименованню находящихся на хранении материалов несет заведующий складом (кладовщик). Он ведет оперативный учет количества наличных материалов в карточке складского учета (ф. М-5). При обработке на компьютерах вместо карточек складского учета достаточно просматривать на дисплее информацию об остатках материалов и точке заказа. Несоответствие между спросом производства и предложением склада устраняется путем подачи заявки в отдел снабжения на определенное количество в размере повторного заказа. Если действует компьютеризированная система, то компьютер автоматически печатает заявку, когда уровень запаса достигает точки заказа. Практика показывает, что на складах могут быть допущены ошибки, влияющие на размер и точку заказа.

Для выявления неточных записей и других ошибок имеется система учета, объединяющая функции контроля запасов и контроля производства.

Сущность cистемы заключается в двухбункерном хранении запасов. Кладовщик должен вести основную картотеку, где каждое наименование материалов представлено двумя основными карточками. Кроме того, имеется карточка повторного заказа, вложенная в пакет неприкосновенного запаса. В пакете неприкосновенного запаса указывается надежно упакованная или изолированная партия материалов, соответствующая точке повторного заказа для данного наименовании. Пакеты неприкосновенного запаса хранятся в том же месте, где и основные запасы, но их нельзя трогать до тех пор, пока основной запас не будет полностью исчерпан. Только тогда пакет с неприкосновенным запасом можно распечатать и расходовать этот запас на удовлетворение потребностей до тех пор, пока не будет заказана или изготовлена новая партия. Когда маркировщик запасов открывает пакет с неприкосновенным запасом, он должен перенести вложенную в него карточку повторного заказа в отдельный группой учета запасов, производящей оформление нового заказа. Процесс оформления состоит в следующем: из основной картотеки изымается одна из двух основных карточек, связанных с Данным наименованием, и на второй карточке, постоянно находящейся в основной картотеке, отмечается ожидаемая дата прибытия новой партии; изъятая из основной картотеки карточка ставится в еженедельную картотеку «трудных»проблем в соответствии с ожидаемой датой прибытия нового заказа. Карточка повторного заказа, изъятая из упаковки неприкосновенного запаса, передается группе контроля производства. Эта группа завершает процесс оформления нового заказа, подготовив все необходимые заказы цехам и на сторону. Группа отвечает за все виды заказов до тех пор, пока они не прибудут непосредственно в складское помещение.

После прибытия заказа на соответствующий склад в пакет вкладывается новая карточка повторного заказа, изготовленная группой контроля производства, в соответствии спредыдущей карточкой повторного заказа. Затем комплектуется новый пакет неприкосновенного запаса и заказ поступает на хранение. Одновременно склады передают копию отчета об исполнении заказа, которая посылается вместе с заказом кладовой группе учета запасов, чтобы она изъяла основную картотеку и отметила дату получения заказа на карточке, оставшейся в главной картотеке.

Картотека «трудных проблем» в основном служит средством двойного контроля для того, чтобы избежать запоздалого прибытия деталей. Для дефицитных деталей можно определять наиболее ранние сроки прибытия. Картотека напоминает также, что необходимо принять меры для ускорения доставки, если материалы не прибыли вовремя.

До введения системы двухбункерного хранения отмечалось увеличение числа заявок на срочное приобретение материалов и рост (на 5 — 10%) расходов, связанных со срочным приобретением и хранением неожиданного (не планируемого) роста складских запасов и в целом значительное повышение издержек против смет расходов.

Предложеная система дает с нижение дефицита материалов до 0, 5 — 0, 75% в месяц. Главными причинами нехватки исходных материалов является: неожиданно высокий спрос в течение короткого промежутка времени; необычно длительные задержки в производстве готовых деталей; невозможность для поставщика выполнить договор о поставках в установленный срок и брак, выявленный при осмотре.

Закупка материалов. Когда отдел снабжения получает копию заявки (агентов), которой располагает отдел, и затем составляет заказ на поставку. В нем содержится просьба к поставщику поставить материалы, перечисленные в заказе. Копия заказа на поставку направляется на склад для сверки данных этого документа с количеством товаров, когда они прибудут.

Приемка материалов. При приемке материалов складом их осматривают и сверяют с данными накладной на груз, заполненной поставщиком, и копией заказа на поставку.

Склад вносит полученные товары в приходные ордера или в другие приходные документы и делает необходимые записи в соответствующей складской карточке (карточке складского учета) в графе «принято». Документы о получении товара передаются в отдел снабжения и в бухгалтерию. В отделе материально-технического снабжении будет отмечено, что заказ выполнен, а в бухгалтерии документы о получении товара будут сверены со счетом поставщика, чтобы оплату произвести только за те товары, которые были действительно получены.

Счет от поставщика обычно сдается через несколько дней после получения товаров, и бухгалтерия использует данные этого счета, чтобы оценить каждый вид материалов. Затем записи о поступивших товарах вносятся в соответствующую графу накопительной ведомости, где отражаются данные о запасах. Пример такой ведомости представлен в табл. 2.1

Таблица 2.1

Ведомость учета запасов

В ней фиксируются количество и стоимость каждого отдельного вида материалов, имеющихся в наличии. На предприятиях для ведения подобного учета должна использоваться вычислительная техника.

Отпуск материалов. Планово-производственный отдел отвечает за осуществление производственного процесса в соответствии с производственными планами и запланированными уровнями запасов.

Формальным основанием для того, чтобы приступить к производству, является выдаваемый планово-производственным отделом определенному производственному подразделению (цеху) заказ на производство. Планово-производственный отдел определяет также количество материалов, необходимое для выполнения заказа, и перечисляет нужные материалы в требованиях на отпуск со склада (ТОC), которые прилагаются к заказу на производство (табл. 2.2)

Таблица 2.2

Требование на отпуск со склада

Получив заказ, начальник цеха передает документы заведующему складом в обмен на соответствующие материалы, после чего последний заносит данные, содержащиеся в документах на отпуск, в графу «отпущено» соответствующей складской карточки. Затем он направляет требование в бухгалтерию или в вычислительной центр. Многие предприятия вместо разовых требований используют в практике документирования отпуска материалов лимитные ведомости или лимитные карты.

В любом случае выдачи осуществляются по предварительно рассчитанным лимитам на основе набора норм расхода материалов, соответствующим специализации и организационной самостоятельности производственных подразделений. При децентрализованной системе отпуска материалов применяются лимитные ведомости полного перечня материалов, используемых в цехе, при централизованной системе — лимитные ведомости для бригады.

Лимит по каждому наименованию материалов рассчитывается вычислительным центром на базе планируемого запуска заготовок, деталейи полуфабрикатов, а также единых норм запасов ресурсов в цеховых кладовых, на рабочих местах и норм расхода, сгруппированных по планово- учетным единицам.

Лимитные ведомости выписываются вычислительным центром в двух экземплярах и утверждаются отделом материально- технического снабжения.[41]