Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Системы документации
|
|
Организационно-правовая система документации. Устав, учредительный договор, положения о структурном подразделении, регламент, штатное расписание, должностные инструкции, трудовой договор. Состав реквизитов, правила оформления [1].
Распорядительная система документации. Документы, принимаемые на условиях единоначалия и коллегиальными органами. Приказы, распоряжения, указания. Постановления и решения. Состав реквизитов, правила оформления [1].
Справочная система документации. Информационно-справочная система документации: докладные, служебные, объяснительные записки, протоколы, заявления, представления и служебные письма.
Информационно-аналитическая система документации: акты, справки, перечни, сводки, заключения, отзывы, списки. Состав реквизитов, правила оформления [1].
Документы по личному составу предприятия. Приказы по л/с, трудовые договоры, анкета, личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки [1].
Коммерческие договоры (контракты). Договор купли-продажи. Договор поставки [1].
Организация работы с документами
Документооборот и общие правила его организации и учета. Особенности организации движения документопотоков: входящие, исходящие, внутренние документы и организация работы с ними.
Регистрация служебных документов: индексация, формы регистрации документов и порядок их заполнения.
Построение справочного аппарата для аналитической документационной работы. Компьютерные средства организации документооборота [1].
Оперативное хранение документов. Номенклатура дел. Сроки хранения. Формирование и оформление дел. Экспертная комиссия. Порядок передачи дел в архив организации [1].
Современные способы и техника создания документов. Средства составления текстовых документов, в том числе акустическим способом. Средства обработки, хранения и поиска документов, в том числе компьютерные.
Особенности использования компьютера при оформлении отдельных документов.
Особенности оформления документов с формой и графлением. Конструирование цифровых таблиц [5, 6]
ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ
Цель заданий:
− изучение современных требований к составлению и оформлению управленческих документов;
− овладение правилами и формами деловой и коммерческой переписки;
− формирование представлений об организации движения документов на предприятиях.
Содержание заданий
Индивидуальное задание по дисциплине состоит из ответов на теоретические вопросы и выполнения практических заданий по заданному варианту.
Задание первое. Ответьте на теоретические вопросы с использованием учебной литературы и нормативно-правовых документов в области делопроизводства (таблица 1).
Таблица 1 – Теоретические вопросы
| Номер варианта | Вопрос | Литература |
| Основные понятия и определения дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция». В каких законодательных документах раскрываются термины и определения по делопроизводству? | [3, 7] | |
| Назначение и классификация документов, их функции. Приведите примеры различных классов документов | [1− 4] | |
| Делопроизводство в Древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности. Приведите примеры используемых документов | [3] | |
| Приказное делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов | [3] | |
| Продолжение таблицы 1 | ||
| Коллежское делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов | [3] | |
| Министерское делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов | [3] | |
| Советское делопроизводство в XX в. Каковы характерные особенности делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов | [3] | |
| Современная организация делопроизводства в России. Системы организации делопроизводства на предприятиях | [3, 4] | |
| Нормативно-методическая база делопроизводства в России | [3, 4] | |
| Унификация и стандартизация в области делопроизводства. Системы документации: характеристика, примеры | [3, 4] | |
| Стандарт на организационно-распорядительные документы (ГОСТ Р. 6.30− 2003): состав, расположение и правила оформления реквизитов документов | [2] | |
| Стандарт на организационно-распорядительные документы (ГОСТ Р. 6.30− 2003): классификация бланков документов, форматы и поля документов. Приведите примеры бланков документов | [2] | |
| Язык и стиль документов. Требования к языку и стилю служебных документов. Разновидности и особенности официально-делового стиля документов | [3, 4] | |
| Лексические и орфографические особенности языка и стиля служебных документов | [3, 4] | |
| Общие правила подготовки служебных документов. Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации: структурные, морфологические, технические | [3, 4] | |
| Продолжение таблицы 1 | ||
| Композиционное построение текста документа. Информационная роль порядка слов в тексте, правила выбора слов и закономерности словосочетаний. | [3, 4] | |
| Исправления в документах. Редакторская правка документов | [3, 4] | |
| Возникновение письменности и появление первых документов в России и других странах | [3] | |
| ГСДОУ. Основные принципы и направления развития | [3, 4] | |
| Классификация бланков документов. Примеры бланков документов | [2, 3] | |
| Классификация систем документаций и их характеристика | [1− 3] | |
| Назначение и состав организационно-правовой системы документации. Устав предприятия, учредительный договор, положение о структурном подразделении: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты | [1− 4] | |
| Регламент, штатное расписание, должностные инструкции: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты | [1− 4] | |
| Назначение и состав распорядительной документации. Решения и постановления. Содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления | [1− 4] | |
| Процедуры издания распорядительных документов. Приказы, распоряжения и указания: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления | [1− 4] | |
| Назначение и состав справочной системы документации. Докладная, служебная и объяснительная записки: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления | [1− 4] | |
| Предложение, представление, заявление, справка, резюме: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления | [1− 4] | |
| Продолжение таблицы 1 | ||
| Резюме, автобиография, характеристика: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления | [1− 4] | |
| Протоколы, выписки из протоколов, акты: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления | [1− 4] | |
| Методические рекомендации. Инструкции по технике безопасности. Содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления | [1− 4] | |
| Трудовой договор. Основные и дополнительные условия контракта, обязательные реквизиты, порядок и правила составления и оформления. Типовая форма договора. | [1− 4] | |
| Документы по личному составу предприятий. Приказы по личному составу. Личная карточка. Личное дело работника: правила его оформления и порядок ведения, место и роль в управленческой деятельности | [1− 4] | |
| Коммерческие договоры: разновидности, правила составления и расположение реквизитов | [1− 4] | |
| Письма. Их классификация по содержанию и назначению. Общие требования к тексту и реквизиты | [1− 4] | |
| Директивные (инструктивные) и гарантийные письма. Назначение, правила составления и оформления | [1− 4] | |
| Информационные и коммерческие письма. Назначение, реквизиты, правила составления и оформления | [1− 4] | |
| Деловое письмо международного образца. Назначение, реквизиты, правила составления и оформления | [1− 4] | |
| Назначение, разновидности факсов. Телеграммы. Телефонограммы. Их разновидности, назначение, состав реквизитов; правила составления, оформления и передачи | [1− 4] | |
| Продолжение таблицы 1 | ||
| Документация по личному составу, ее разновидности и особенности. Роль в организации управления. Схема документирования при приеме, увольнении и переводе работника | [1− 4] | |
| Трудовая книжка, ее назначение, содержание, порядок и правила оформления. Внесение изменений и записи. Выдача и учет трудовых книжек | [1− 4] | |
| Делопроизводство по письменным и устным заявлениям граждан. Разновидности документов. Порядок работы с ними | [1− 4] | |
| Документооборот | [1− 4] | |
| Документопоток: определение, классификация, основные параметры | [1− 4] | |
| Прием и первичная обработка поступающей в организацию документации. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ | [1− 4] | |
| Регистрация документов. Формы регистрации | [1− 4] | |
| Основные этапы работы с документацией | [1− 4] | |
| Контроль исполнения документов. Формы контроля. Сроки исполнения документов | [1− 4] | |
| Информационно-справочная работа по документам. Обработка исполненных и отправляемых документов | [1− 4] | |
| Организация хранения документов. Установление сроков хранения дел. Перечень типовых сроков хранения | [1− 4] | |
| Номенклатура дел. Виды номенклатур дел. Назначение, содержание, оформление | [1− 4] | |
| Формирование и оформление дел. Подготовка дел к передаче на архивное хранение | [1− 4] | |
| Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия. Порядок передачи дел в архив | [1− 4] | |
| Защита документов, содержащих коммерческую тайну | [1− 4] | |
| Использование персонального компьютера в делопроизводстве: виды и формы компьютерной информации, использование прикладных программ | [1− 4] |
Задание второе. Составьте и оформите пять управленческих документов по ГОСТ Р. 6.30− 2003 (таблица 2). Все документы оформите от одного юридического или физического лица. Заведите дело и подготовьте его к передаче на архивное хранение.
Таблица 2 – Управленческие документы
| Номер варианта | Документы |
| − приказ о переводе вас на другую работу; − распоряжение о распределении обязанностей; − ваша характеристика-рекомендация; − ваш трудовой договор с предприятием; − входящее информационное письмо | |
| − приказ о вашем приеме на работу; − указание; − учредительный договор; − ваше заявление об увольнении; − сопроводительное письмо к пакету документов по коммерческому договору | |
| − приказ о вашем увольнении переводом в другую организацию; − положение о структурном подразделении ДОУ; − краткий протокол заседания трудового коллектива; − докладная записка начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика; − гарантийное письмо | |
| − приказ о поощрении бухгалтера И.В. Ивановой; − должностная инструкция секретаря-референта О.И. Кузнецовой; − акт о списании компьютеров; − докладная записка секретаря-референта об утере работником Н.В. Степановой письма-запроса; − письмо-приглашение | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − распоряжение о передаче дел увольняемыми сотрудниками; − договор поставки оборудования; − ваше заявление о приеме на работу, − объяснительная записка о нарушении производственной дисциплины; − исходящее письмо-просьба | |
| − приказ о приеме вас на работу бухгалтером; − штатное расписание закрытого акционерного общества «Д и О»; − договор купли-продажи товаров; − представление о вашем повышении; − исходящее письмо-извещение закрытого акционерного общества «Д и О» | |
| − приказ директора производственного кооператива «Заря» о направлении вас в командировку; − полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб; − акт сдачи-приемки работ по строительству цеха строительных материалов; − справка о составе участников общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск»; − исходящее письмо-требование о поставке оборудования | |
| − ваша автобиография; − отзыв на вашу дипломную работу; − предложение по коммерческой деятельности; − приказ о создании службы ДОУ; − исходящее письмо-предупреждение | |
| − приказ о прохождении медосмотра; − ваш трудовой договор; − перечень материально-ответственных лиц; − заявление о предоставлении вам отгулов; − входящее письмо-благодарность | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − приказ о проведении субботника; − докладная записканачальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами; − инструкция по технике безопасности; − указание; − входящее письмо-напоминание | |
| − приказ о работе с документами предприятия «Россвязьинформ»; − заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике –«Россвязьинформ»; − инструкция по делопроизводству; − ваше резюме; − входящее письмо-сообщение | |
| − приказ о предоставлении вам отпуска; − распоряжение о применении правил работы с конфиденциальными документами; − ваша автобиография; − трудовой договор с вами; − заключение на вашу научную статью | |
| − приказ о вашем увольнении в связи ликвидацией предприятия; − регламент; − ваша служебная записка о покупке запчастей; − акт об уценке; − исходящее письмо-поздравление | |
| − распоряжение о сроках предоставления авансовой отчетности; − должностная инструкция товароведа; − характеристика-рекомендация на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства; − приказ о переводе вас на другую работу внутри организации; − входящее письмо-благодарность | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − решение; − правила внутреннего распорядка предприятия; − протокол о ликвидации организации; − заявление о вашем увольнении в связи с ликвидацией организации; − исходящее письмо-сообщение | |
| − положение о службе делопроизводства; − договор о материальной ответственности продавца; − должностная инструкция продавца; − приказ о приеме вас на работу продавцом; − ваше резюме | |
| − указание; − сводка требований, замечаний; − акт о списании МБП; − телеграмма фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана; − заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам | |
| − договор аренды помещения; − приказ о вашем совмещении; − докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности отчетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20 %; − список; − исходящее гарантийное письмо | |
| − распоряжение о порядке использования служебного транспорта; − заявление о вашем переводе; − приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство; − технологическая инструкция; − входящее претензионное письмо | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − ваш трудовой договор; − приказ о вашем поощрении; − должностная инструкция кассира; − представление о вашем повышении; − исходящее письмо-просьба | |
| − распоряжение о проведении ежегодной диспансеризации работников, характеристика; − положение о персонале предприятия; − заполните на себя личную карточку ф. Т-2; − служебная записка о дополнительном финансировании; − заявление о вашем увольнении по собственному желанию | |
| − распоряжение о проведении инструктажа; − ваша автобиография; − правила внутреннего трудового распорядка предприятия; − ваш лицевой счет; − акт приема-сдачи научно-исследовательских работ | |
| − положение об аттестационной комиссии предприятия; − распоряжение о проведении аттестации работников; − ваша анкета; − график отпусков; − служебная записка по основным вопросам деятельности предприятия | |
| − оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас по собственному желанию; − положение об отделе хранения документов службы ДОУ; − приказ о распределении служебных помещений; − контракт купли-продажи; − справка, подтверждающая работу | |
| − инструкция по документационному обеспечению управления; − приказ о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов; − справка, подтверждающая оплату; − представление о назначении; − оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас в связи с ликвидацией предприятия | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − инструкция о ведении делопроизводства по письменным обращениям граждан; − приказ о создании рабочей группы по проекту; − краткий протокол общего собрания акционеров; − объяснительная записка по производственным вопросам; − представление о вашем поощрении | |
| − инструкция о правилах пожарной безопасности в помещениях службы ДОУ; − приказ о работе с документами; − объяснительная записка о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора о работе с документами; − предложение по коммерческой деятельности; − телефонограмма | |
| − методические рекомендации по работе с документами предприятия; − объяснительная записка, поясняющая отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта); − должностная инструкция бухгалтера; − заявление о вашем приеме на работу бухгалтером; − представление о вашем перемещении | |
| − ваше заявление о недостатках, нарушениях в работе организации; − приказ директора об устранении недостатков (нарушений) в работе организации; − акт обследования (состояния техники безопасности, условий труда); − полный протокол заседания инвентаризационной комиссии; − входящее письмо-запрос | |
| − оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации; − протокол согласования цен; − акт инвентаризации; − сводка предложений; − входящее письмо-ответ | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − заявление о приме на работу вас товароведом; − приказ о приеме вас на работу; − полный протокол производственного совещания; − список лиц к протоколу собрания; − исходящее письмо-запрос | |
| − ваше резюме; − приказ о вашем поощрении; − решение общего собрания акционеров; − представление рекомендаций по определенным действиям и мероприятиям по вопросам деятельности учреждения; − сводка требований, замечаний | |
| − заявление о вашем совмещении; − приказ о вашем совмещении; − перечень документов, подлежащих утверждению; − доклад (отчет); − ваша автобиография | |
| − заявление о вашем переводе на другую работу (менеджером по продажам); − приказ о вашем переводе; − должностная инструкция менеджера по продажам; − заключение на какой-либо проект; − входящее письмо-запрос | |
| − доклад по дипломной работе; − отзыв на дипломную работу; − заявление на прием вас на работу кладовщиком; − приказ о приеме вас на работу; − объяснительная записка; − исходящее письмо-запрос |