Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей

Распределение обязанностей в значительной степени определяет эффективность вашей работы как начальника, менеджера или инспектора. Качество работы также зависит от вашей способности правильно распределить обязанности между сотрудниками и четко разъяснить каждому суть стоящих перед ним задач. Рациональное разделение полномочий обеспечивает эффективное выполнение и своевременное завершение работ. При правильном распределении обязанностей значительно повышается продуктивность работы.

Чем быстрее в ходе планирования процесса выполнения работ вы обнаружите перегрузки (свои или кого-то еще), тем большего эффекта вы добьетесь после корректировки распределения заданий. Вы не должны надеяться на то, что справитесь со всеми работами самостоятельно.

Вы можете потерять массу времени, стараясь преуспеть в том, в чем вы не очень сильны. Правильное возложение обязанностей на нужных людей, обладающих соответствующей квалификацией, является важнейшим показателем уровня квалификации руководителя. Распределяя обязанности, вы поручаете другому человеку решение задачи и даете ему определенные полномочия, даже если вы не перелагаете на него свою личную ответственность за результат, которая, впрочем, в любом случае с вас не снимается.

Одной из лучших работ, касающихся распределения обязанностей и постановки задач исполнителям, является книга Джеймса Дженкса и Джона Келли «Don't Do. Delegate!» («He делай сам. Поручи другому!») (Ballantine Books, 1985). Следующие два перечня, позаимствованные из этого и других источников, дают примеры эффективного и неэффективного распределения обязанностей.

Есть и более важная причина для совершенствования процесса выдачи заданий исполнителям. Умение использовать поддержку других — важнейшее условие достижения широкомасштабного успеха и в личной жизни, и в работе. Только готовность принять поддержку может повысить продуктивность вашей работы. Способности, знания и время каждого человека ограничены. Правильная постановка задачи и рациональный выбор исполнителей является одним из важнейших условий повышения продуктивности работы.