Голосовая почта

1. Будьте кратки — говорите не больше минуты. Набирая телефонный номер, продумайте, о чем вы намерены говорить, и говорите, используя минимум слов. Мне кажется, что большинство телефонных сообщений можно сократить вдвое.

Вы должны также воздействовать на других, чтобы они приучались совершенствовать свои телефонные сообщения, потому что не только вы сами, но и ваши коллеги грешат многословием.

Недавно один из наших клиентов сократил длительность записываемых телефонных сообщений с трех до двух минут. Все сотрудники организации были оповещены о предстоящих изменениях и скоро нашли, что сообщения могут укладываться и в более короткие сроки.

В системе РМНП этого клиента работали 15 000 человек, получающих по 20 сообщений в день. Экономия времени оказалась феноменальной — что-то около 500 000 часов в год в целом по организации.

2. Любите или нет, используйте то, что вам подходит. Люди, предпочитающие воспринимать информацию на слух, любят использовать звукозапись телефонных сообщений. Люди, предпочитающие воспринимать информацию в процессе чтения, ненавидят такие сообщения.

По-моему, для того чтобы определить, каким образом лучше осуществлять связь с людьми — по телефону или по электронной почте, нужно спросить их самих. Они немедленно сообщат вам о своих предпочтениях и о времени для ответов на ваши сообщения. Члены коллектива должны согласовать способы связи и условия, обеспечивающие эффективность совместной работы. Сформулируйте правила обмена информацией между участниками рабочего процесса на основе принципа Сделайте это сейчас же, и вы избавитесь от сбоев в процессе осуществления связи.

3. Используйте пометку «Срочно» только по делу — не ведите себя, как дети. Эту историю рассказал мне один из моих коллег, который начинал свою карьеру в бизнесе как торговый агент крупной передовой компании. Когда он проходил обучение, один из работников фабрики сказал ему, что каждый заказ с пометкой «срочный» выполнялся на предприятии в обычном режиме. Политика фабрики была сформирована таким образом, что каждый заказ рассматривался как срочный и не принимался к исполнению без специального обоснования.

По существу, то же самое мы слышали от членов коллективов, использующих РМНП. Многие участники рабочего процесса просто игнорировали сообщения с пометкой «срочное». Если вы хотите, чтобы ваши сообщения действительно воспринимались как срочные, не злоупотребляйте такими пометками и пользуйтесь ими только в необходимых случаях.

4. Называйте свой номер дважды. При использовании РМНП мы никогда не можем знать, где и в какой обстановке абонент прослушивает голосовую почту — в машине, проходя по коридору аэропорта или занимаясь каким-то делом. Помогите ему, называя свой номер дважды: представляясь в начале сообщения и потом еще раз, заканчивая его.