Основные функции Отдела

3.1. Обеспечение приема, учета и регистрации входящей корреспонденции, в том числе телетайпных сообщений, телефонограмм, факсограмм, систематизация входящей корреспонденции в разрезе самостоятельных структурных подразделений Инспекции и своевременная передача исполнителям.

3.2. Учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, включая проверку правильности оформления необходимых реквизитов исходящих документов.

3.3. Обработка и распределение поступающих документов, в том числе обращений, жалоб и заявлений граждан, предназначенных для рассмотрения руководителем Инспекции и его заместителями, подготовка проектов резолюций в соответствии с установленным распределением обязанностей, учет данных поручений и направление их исполнителям.

3.4. Обеспечение регистрации приказов, распоряжений Инспекции; договоров, соглашений, контрактов, заключаемых Инспекцией с другими ведомствами, организациями и учреждениями.

3.5. Автоматизированный учет и контроль за выполнением в установленные сроки поручений руководителя Инспекции и его заместителей; выполнением приказов, распоряжений, решений Коллегии и других нормативных актов Министерства и Управления; своевременным исполнением документов, поставленных на контроль руководством Управления и Инспекции.

3.6. Систематический анализ исполнения документов и поручений в Инспекции, подготовка информационно-аналитических и статистических материалов руководству Инспекции, разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контрольной работы.

3.7. Обеспечение систематического контроля за исполнением поручений по обращениям, жалобам и заявлениям граждан, подготовка информационно-аналитических и статистических справок о состоянии работы с гражданами руководству Инспекции.

3.8. Обеспечение работы приемной Инспекции и организация личного приема граждан руководителем Инспекции и его заместителями.

3.9. Обеспечение приема, регистрации и отправки корреспонденции по электронной почте, включая рассылку документов с применением средств криптографической защиты документов с пометкой «Для служебного пользования».

3.10. Ведение и систематическая корректировка телефонного справочника Инспекции.

3.11. Организация работы архива Инспекции в соответствии с законодательством и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России.

3.12. Разработка номенклатуры дел Инспекции, обеспечение хранения дел и оперативного использования служебной информации.

3.13. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениям Инспекции дел, подлежащих сдаче в архив, проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.

3.14. Участие в проведении проверок деятельности структурных подразделений Инспекции по вопросам организации документационного обеспечения Инспекции.

3.15. Организация работ по учету, регистрации и использования печатей и штампов в Инспекции.

3.16. Выполнение стенографических и копировально-множительных работ.

317. Организация подготовки совещаний, проводимых руководителем Инспекции и его заместителями, обеспечение своевременности и полноты представления необходимых материалов, обеспечение явки приглашенных.

3.18. Методическая помощь структурным подразделениям Инспекции по вопросам документационного обеспечения Инспекции.

3.19. Проведение работы по подбору и расстановке кадров в Инспекции в соответствии с требованиями законодательства.

3.20. Осуществление разработки, в пределах утвержденного фонда оплаты труда, штатного расписания Инспекции. Проведение работы по укомплектованию Инспекции кадрами в соответствии с квалификационными требованиями по замещаемым государственным должностям федеральной государственной службы.

3.21. Подготовка проектов трудовых договоров, приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, поощрении, командировании, применении мер дисциплинарного взыскания к работникам Инспекции. Организация и проведение конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестации государственных служащих.

3.22. Осуществление анализа кадрового состава, подготовка предложений руководству Инспекции по работе с кадрами.

3.23. Подготовка документов по установлению работникам Инспекции стажа государственной службы и стажа работы, дающих право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет лицам, замещающим государственные должности федеральной государственной службы и должности, не отнесенные к государственным должностям.

3.24. Подготовка документов для представления работников инспекции к присвоению классного чина. Оформление наградных материалов на работников Инспекции, представляемых к награждению государственными наградами, Почетной грамотой МНС России и ведомственными знаками отличия.

3.25. Учет и проверка сведений, содержащихся в Справках о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности федеральной государственной службы.

3.26. Организация и проведение работы с резервом кадров для замещения руководящих государственных должностей.

3.27. Ведение учета военнообязанных, бронирование и оформление документов на предоставление отсрочек от военной службы.

3.28. Ведение учета использования рабочего времени и оформление листов нетрудоспособности, документов на получение страхового медицинского полиса.

3.29. Изучение, обобщение и распространение положительного опыта работы с кадрами.

3.30. Осуществление мероприятий по обеспечению сохранности сведений, составляющих государственную тайну, ведение секретного делопроизводства, проведение работы по доступу сотрудников Инспекции к таким сведениям.

3.31. Взаимодействие по вопросам защиты государственной тайны с органами ФСБ, ФАПСИ и Гостехкомиссией России.

3.32. Обеспечение информацией безопасности, в том числе, защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа при ее обработке, хранении и передаче по каналам связи.

3.33. Обеспечение внедрения и эксплуатации системы мер по защите конфиденциальной информации, обрабатываемой средствами вычислительной техники и при ее передаче по техническим каналам связи.

3.34. Организация и проведение служебных расследований (после информирования руководства Инспекции и, в установленных случаях, соответствующих подразделений органов ФСБ России) по фактам разглашения секретной и (или) конфиденциальной информации, утраты документов и материалов, содержащих такие сведения, попыток несанкционированного доступа к служебным документам и обрабатывающим их средствам вычислительной техники, хищения таких средств, а также других нарушений режима и безопасности в Инспекции.

3.35. Осуществление контроля за состоянием охраны и инженерной защиты зданий, помещений инспекции, в том числе оборудованных техническими средствами охранной сигнализации.

3.36. Осуществление взаимодействия с правоохранительными органами по вопросам обеспечения внутриобъектового режима, сохранности материальных ценностей и охраны объектов, подготовка предложений по усилению борьбы с правонарушениями с учетом особенностей обстановки, складывающейся в связи с деятельностью Инспекции.

3.37. Проведение мероприятий по обеспечению безопасности, анализа их эффективности и выработка предложений по совершенствованию системы безопасности в инспекции.

3.38. Организация и осуществление мероприятий по гражданской обороне и мобилизационной подготовке.

3.39. Принятие участия в работе по оформлению заграничных паспортов сотрудникам Инспекции.

3.40. Обеспечение выполнения функций получателя бюджетных средств, определенных Бюджетным Кодексом Российской Федерации.

3.41. Проведение работы по представлению в установленном порядке в Управление прогнозных заявок по формированию проектировок основных расходов средств федерального бюджета и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, определенных законодательством Российской Федерации, на очередной финансовый год.

3.42. Проведение работы по подготовке проекта сметы доходов и расходов на содержание Инспекции из федерального бюджета и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, определенных законодательством Российской Федерации.

3.43. Выполнение работ по учету исполнения сметы доходов и расходов по средствам федерального бюджета и средствам, полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, подготовке установленной отчетности.

3.44. Анализ исполнения сметы доходов и расходов на содержание Инспекции, разработка мероприятий, направленных на повышение эффективности использования бюджетных средств и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

3.45. Подготовка в установленном порядке предложений по корректировке утвержденных объемов сметных назначений в разрезе статей и подстатей экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации, определенных в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации.

3.46. Участие в организации работы по взаимодействию с органами местного самоуправления.

3.47. Проведение работы по бухгалтерскому учету имущества, обязательств, финансовых и хозяйственных операций в Инспекции, представление в установленном порядке бухгалтерской и статистической отчетности по единой системе данных об имущественном и финансовом положении Инспекции и результатах ее финансово-хозяйственной деятельности.

3.48. Проведение мероприятий по организации оплаты труда и материального стимулирования, выплаты социальных гарантий и компенсаций работникам Инспекции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.49. Разработка предложений по обеспечению стабильности финансово-экономического положения Инспекции.

3.50. Разработка проектов документов для проведения конкурсов на размещение заказов на поставку товаров (работ, услуг) для нужд Инспекции.

3.51. Размещение в соответствии с требованиями действующего законодательства заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг.

3.52. Организация проведения инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, обеспечение своевременного и правильного определения результатов инвентаризации и отражения их в учете.

3.53. Организация работы по оформлению документов по обязательному личному страхованию работников Инспекции, обеспечению гарантий и компенсаций, предусмотренных действующим законодательством.

3.54. Организация учета поступивших от ГПО «ГОЗНАК» спецмарок для маркировки табака, табачных изделий и алкогольной продукции и отпуска их организациям- производителям табачной и алкогольной продукции.

3.55. Организация учета поступлений денежных средств, полученных Инспекцией от продажи спецмарок организациям-производителям табачной и алкогольной продукции, и своевременного перечисления этих средств на счета Управления.

3.56. Организация работы по открытию и закрытию в установленном порядке всех видов счетов и выполнению банковских операций, обеспечение взаимодействия с органами федерального казначейства и кредитными организациями.

3.57. Подготовка проектов хозяйственных договоров Инспекции на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг.

3.58. Осуществление необходимых расчетов с организациями, учреждениями и отдельными лицами по исполнению сметы расходов на содержание Инспекции.

3.59. Реализация в установленном порядке оборудования, инвентаря и иного имущества, не подлежащего дальнейшему использованию по причине неэффективности и нецелесообразности, подготовка документов для списания в установленном порядке пришедшего в негодность или утраченного имущества Инспекции.

3.60. Организация и осуществление складского хранения имущества и материальных ценностей Инспекции.

3.61. Организация обеспечения Инспекции всеми видами транспортных услуг, как своими силами, так и с привлечением в установленном порядке сторонних организаций.

3.62. Обеспечение надлежащего технического состояния и эксплуатации зданий, сооружений, социально-бытовых и иных объектов Инспекции как своими силами, так и с привлечением в установленном порядке сторонних организаций.

3.63. Обеспечение оснащения Инспекции оргтехникой, техническое обслуживание и ремонт офисной техники с привлечением в установленном порядке сторонних организаций.

3.64. Ведение учета работников Инспекции, нуждающихся в улучшении жилищных условий, а также проведение мероприятий по обеспечению сотрудников Инспекции и членов их семей путевками в лечебные, санаторно-курортные, оздоровительные, детские подведомственные учреждения.

3.65. Организация мероприятий по охране труда.

3.66. Обеспечение участия совместно с Юридическим отделом в судебных заседаниях по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.67. Подготовка информационных материалов для руководства Инспекции по вопросам, находящимся в компетенции Отдела.

3.68. Участие в организации и осуществлении мероприятий по профессиональной подготовке и переподготовке кадров для налоговых органов, проведении совещаний, семинаров по вопросам входящим в компетенцию Отдела.

3.69. Рассмотрение писем жалоб и заявлений граждан по вопросам, входящим в компетентность Отдела.

3.70. Ведение в установленном порядке делопроизводства, хранение и сдачу в архив документов отдела.