Список сотрудников

Цель.

Знакомство с пошаговым диалогом построения сложных формул на примере использования функций обработки текста.

2. Краткое введение в теоретическую часть.

2.1 Общие положения.

Microsoft Excel предоставляет свыше 300 встроенных функций для выполнения простых или сложных вычислений. Функции сгруппированы по категориям. Вот примеры лишь нескольких категорий:

· Финансовые такие функции, как, например, расчет амортизации, нормы прибыли, будущая инвестиционная прибыль и чистая прибыль.

· Математические и тригонометрические они включают логарифм, синус, косинус, касательную и даже функцию, записывающую числа римскими цифрами.

· Статистические включают вычисление среднего, среднеквадратичного отклонения и пр.

2.2 Синтаксис функций.

Функции задаются с помощью формул, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, называемом синтаксисом. Соответственно они состоят из двух частей: имени функций и одного или нескольких аргументов. Написание функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся запятыми, а затем — закрывающая скобка. Приведем пример наиболее распространенной функции - СУММ, суммирующей диапазоны ячеек:

=СУММ(С3: С5)

СУММ – это имя функции, а С3: С5 – ее аргумент. Эта формула суммирует числа в ячейках С3, С4 и С5. Эта функция обладает большими возможностями и может суммировать несколько диапазонов ячеек.

2.3 Аргументы функций. Типы аргументов.

Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (например ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (например #Н/Д) или ссылок. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции. При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов. Например, функция

=СУММ(А1: А5; С2: С10; Р3: Р17)

имеет три аргумента, но суммирует числа в 29 ячейках.

2.4 Вложенные функции

Функции могут использоваться как аргументы в других функциях, т.е продвигаясь по диалогу с мастером функций вы имеете возможность вставлять необходимые дополнительные функции, не выходя из окна диалога. Если функция используется в качестве аргумента или является вложенной функцией, то она должна возвращать аргументу значение того же типа. Если функция возвращает значение другого типа, отобразится ошибка #ЗНАЧ!. В формулах можно использовать до семи уровней вложения функций. Используя вложенные функции важно помнить:

· что диалог с каждой из них должен быть логически завершенным

· количество открытых и закрытых скобок должно быть равно

· знаки препинания (синтаксис команд) должны быть расставлены правильно.

2.5 Функции обработки текста

С помощью функций обработки текста можно производить необходимые действия над строками текста — например, сгруппировать в один столбец разрозненные данные и представить их для вывода на печать в форме, необходимой для отчета. Например, функция СЖПРОБЕЛЫ удаляет из текста все пробелы, за исключением одиночных пробелов между словами и используется для обработки текстов, полученных из других прикладных программ, если эти тексты могут содержать избыточные пробелы.

Синтаксис функции:

СЖПРОБЕЛЫ(текст)

Текст - это текст, из которого удаляются пробелы.

Функция СЦЕПИТЬ объединяет несколько текстовых строк в одну. Вместо функции СЦЕПИТЬ для объединения текстов можно использовать оператор " & ".

Синтаксис функции:

=СЦЕПИТЬ (текст1; текст2;...)

Текст1, текст2,... - это от 1 до 30 элементов текста, объединяемых в один элемент текста. Элементами текста могут быть текстовые строки, числа или ссылки, которые ссылаются на одну ячейку.

Функция ЛЕВСИМВ возвращает первые (самые левые) символы текстовой строки.

Синтаксис функции:

=ЛЕВСИМВ(текст; количество_символов)

Текст - это текстовая строка, которая содержит извлекаемые символы.

Количество_символов - определяет сколько символов должна извлечь функция ЛЕВСИМВ.

3. Задания:

3.1 Лист1 переименуйте в Задание и на нем создайте следующую таблицу, в которой фамилии, имена и отчества расположены в отдельных столбцах:

Список сотрудников

3.2 Лист 2 переименуйте в Текстовая и, используя текстовые функции СЦЕПИТЬ и ЛЕВСИМВ и данные таблицы на листе Задание, создайте на нем список сотрудников, состоящий из фамилий и инициалов, например:

Список сотрудников

4. Методические указания:

Для выполнения пункта 3.2 задания необходимо определить порядок действий:

· формулы вставляются в ячейки столбца Фамилия и инициалы листа Текстовая.

· Используется Мастер функций. На первом шаге диалога выбирается категория - Текстовые и функция. СЦЕПИТЬ

· В поле Текст 1 извлекается фамилия листа Задание

· После нее в поле Текст 2 ставится пробел

· В поле Текст 3 извлекается первый символ имени при помощи вложения функции ЛЕВСИМВ, которую вы берете из строки формул (Другие функции…)

Примечание: не завершив диалог с функцией СЦЕПИТЬ вы открываете(вкладываете) новый диалог с функцией ЛЕВСИМВ. Вы должны завершить вложенный диалог ЛЕВСИМВ и при этом помнить – какие шаги диалога необходимы для завершения диалога СЦЕПИТЬ. Для соблюдения синтаксиса команды рекомендуется строго следить за тем как по ходу вашего диалога с Мастером в строке формул расставляются знаки препинания. На некоторых шагах диалога мастер не предоставляет дополнительных полей и тогда нужно в строке формул вручную писать соответствующий знак синтаксиса.

· Ставится точка

· Извлекается первый символ отчества при помощи вложения функции ЛЕВСИМВ

· Ставится точка

5. Контрольные вопросы:

5.1 Какие категории вы знаете?

5.2 Синтаксис функции СЦЕПИТЬ

5.3 Синтаксис функции ЛЕВСИМВ