Технология применения электронного документооборота

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т.е. по­следовательности прохождения документа от момента выполне­ния первой записи до сдачи его в архив. Документооборот вы­является на стадии обследования экономического объекта. Лю­бая экономическая задача обрабатывается на основании опреде­ленного количества первичных документов, проходящих раз­личные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственно хозяйственных операций, в различных подразделениях эконо­мического объекта. В его составлении могут участвовать раз­личные исполнители многих подразделений. Этим и объясняет­ся сложность документооборота. Обычно здесь преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень меха­низации и автоматизации при его составлении. Зачастую появ­ляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование рекви­зитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существова­ния различных форм документов, многоэтапности прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в раз­личных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими докумен­тами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информа­ция, и лишь 10% — это документы, приспособленные для даль­нейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о не­обходимости организации на предприятиях (организациях, банках и др.) электронного документооборота. Критериями выбора систе­мы автоматизации документооборота являются масштабы предпри­ятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления, наличие или от­сутствие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом докумен­тооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут ис­пользовать для автоматизации документооборота достаточно ши­роко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. При выборе системы следует учитывать такие критерии: интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость ос­воения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.

Особое внимание оптимальной организации документооборота должны уделять предприятия с очень большим объемом докумен­тов, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота специалистами самого предприятия или по индивидуальному заказу специализирующейся фирме. Лю­бая система должна пройти специальную сертификацию и тестиро­вание, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документо­оборотом.

Приведем пример электронного документооборота. Про­грамма «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков докумен­тов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения поль­зователями, формализовать жизненные циклы документов, ус­тановить маршрутные схемы прохождения документов; контро­лировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обраба­тывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автомати­чески: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает не­сколько списков документов: «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.

Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, нахо­дящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать. Программой «1С: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же про­граммой осуществляется перенос папки с документами в базу дан­ных.

Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь началь­ника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение доку­мента по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут про­хождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каж­дому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.

Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

В программе «Галактика» модуль «Управление документооборо­том» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т.д.) в элек­тронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подго­товлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль «Управление документооборотом» обеспечивает создание и ведение перечня дел классификации документов и использование ее в процес­се работы, продвижение документов по маршруту обработки, веде­ние обработки и контроль исполнения документов, поиск доку­ментов, массовую их рассылку в подразделения и др.

Технический прогресс в области развития средств вычисли­тельной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.

Прежде всего, следует отметить значительную роль ПЭВМ в формировании первичных документов, самой трудоемкой опера­ции в процессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при использовании про­ектов компьютерной обработки экономических задач на предпри­ятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПЭВМ форми­руются платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные доку­менты.

При использовании вычислительных сетей происходят значи­тельные изменения и в документообороте. Так, система «клиент — банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволя­ет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнес­мену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь. Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком при помощи специальных средств: пластиковых карточек VISA, Eurocard, Naster Card, пластиковых денег (STB CARD и др.), обеспечивающих денежное обращение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании. Новейшие платежные системы находят все большее применение и в России.

Для осуществления взаиморасчетов между различными страна­ми в 1975—1976 гг. была создана система международных банков­ских телекоммуникаций SWIFT, объединяющая банки многих стран. Каждый банк берет на себя обязательства установить соот­ветствующее оборудование, факсимильную связь, использовать единую систему классификаций и защиты информации. Мощность установленного оборудования обеспечивает перевод более 1000 до­кументов в сутки. В России в эту систему уже включен ряд банков, и число их постоянно увеличивается.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значитель­но повышает эффективность банковских операций.