ГЛОССАРИЙ. Автобиография –описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

А

Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автоматизированная информационная система - информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат – лицо или организация - получатель документа.

Адресование документа – указание получателя документа путем проставления реквизита " адресат" в правом верхнем углу листа.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акцепт – принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Аннотация – краткая характеристика содержания книга, отчета, статьи, документа.

Архив – организация иди ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Б

Баланс предприятия – финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций

В

Ведомость – перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешний документ – документ, отравленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий),

Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа – заверенная копия части документа

Г

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий крут пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Д

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указaние на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение на совершение каких либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документация – оформленная по единым правилам совокупность. документов.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документы постоянного хранения – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Ж

Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов: " Эмблема организации", " Наименование организации", " Справочные данные об организации", " Наименование вида документа", " Дата документа", " Регистрационный номер документа", " Ссылка на регистрационный номер и дату документа", " Заголовок к тексту".

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.

Знак обслуживания – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических яиц от однородных услуг других.

И

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

Инструкция по документацнонному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) - документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.

Исковая давность – срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.

Исковое заявление – заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

К

Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано,

Квитанция – расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей

КЗоТ РФ – Кодекс законов о труде Российской Федерации, регулирующий трудовые правоотношения.

Коммерческая тайна – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

Коммерческий акт – документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.

Контрагент – одна из сторон контракта, договора.

Контракт – см. договор.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа, заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу,

Кредитное письмо – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.

Л

Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т д.).

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.

Н

Накладная – документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном, порядке.

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

О

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Оферта – письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилам документирования.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

П

Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письменные доказательства – документы (акты, контракты, письма делового иди личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Пользователь информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Р

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Рекламация – письмо пo поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.

Решение документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

С

Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией является работа с документами.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Справка - документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Т

Тайна переписки – конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и других сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции

Текстовый редактор (процессор) – программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т. л).

Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

Ф

Факсимиле – 1. воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2. клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.

Файл – совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

Фирма – предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Э

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Ю

Юридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.