Отличия БУИС для предприятий малого и среднего бизнеса.

15 При создании БУИС на малых и средних предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. На малых предприятиях в отличие от крупных основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации.

16 Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС.

17 При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». На небольших предприятиях с простой и слаборазвитой структурой, как правило, не требуется ведение управленческого учета как отдельной подсистемы. Бухгалтерский учет в этой системе ведут от одного до трех человек.

18 При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек.

19 Автоматизация финансового и управленческого учетадостигается при третьем подходе. В такой системе для обработки значительных объемов информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из них рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

20 Выбор подхода зависит от типа предприятия, его размеров и финансовых возможностей.

21 Особенность «мини-бухгалтерий» состоит в том, что они ориентированы на автоматизацию бухгалтерского учета и формирования финансовой отчетности и практически не позволяют вести аналитический учет.

22 Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии относится к классу «мини-бухгалтерий». Он позволяет автоматизировать учет материальных ценностей, основных средств, товаров, взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций.

23 Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.

24 Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и др.). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии.

25 Основными учетными регистрами в такой системе являются регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

26 Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии включает пять основных пунктов: операции, документы, отчеты, установка, сервис.

Пункт Главного меню «Операции» включает в себя четыре опции:

• «Журнал» - служит для ввода информации первичных до­кументов в журнал хозяйственных операций, это ядро програм­много комплекса, куда поступает вся необходимая информация бухгалтерского учета;

• «Фильтр» — создает возможность выбора и фильтрации хозяйственных операций по различным признакам в различных сочетаниях;

• «Исходные остатки» — позволяет ввести начальные остатки средств на счетах перед началом эксплуатации системы;

• «Новый журнал» — обеспечивает переход от ведения журна­ла в прошлом году к ведению его в текущем.

Пункт меню «Документы» включает две опции:

• «Заполнение» — служит для занесения информации в бланки первичных документов, печати пустых и заполненных бланков. Пользователю необходимо только выбрать наименование документов из высвечиваемого списка, а затем заполнить соответствующие поля. После окончательного внесения информации в документ пользователь видит на экране уже сформированные проводки по данной хозяйственной операции, которая автомати­чески заносится в журнал.

• «Архив» - дает возможность работы с документом, который был введен ранее, что позволяет скорректировать информацию и сэкономить время при введении аналогичной информации.

Пункт меню «Отчеты», включающий шесть опций, предназначен для генерации оборотных ведомостей, Главной книги, журналов-ордеров и различных ведомостей по любому счету за любой период, баланса и приложений к нему.

Пункт меню «Установка» поддерживает в актуальном состоянии следующие справочники:

• план счетов — обеспечивает формирование плана счетов в соответствии с потребностями бухгалтерского учета конкретного предприятия;

• типовые операции - дает возможность определять часто выполняемые хозяйственные операции и формировать по ним расчеты и проводки;

• бланки — позволяет создавать бланки любых документов;

• определения - обеспечивает введение значений ставок процентов и сокращений как переменных, используемых для расчетов полей документов, проводок, описываемых в опции «типовые» операции;

• р еквизиты — позволяет осуществлять введение реквизитов конкретного предприятия для автоматического их фиксирования в документах и отчетах;

• журналы-ордера — обеспечивает выбор стандартных журналов-ордеров;

• ведомости — дает возможность выбора стандартных ведомостей;

• отчеты — служит для настройки отчетных форм.

Пункт меню «Сервис» реализует дополнительные возможности по работе с информацией, такие, как сохранение и восстановление данных, а также их редактирование.

Современный уровень развития бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, требует от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС — квалифицированных бухгалтеров необходимо, чтобы система обеспечивала не только автоматизацию всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления средним предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли.

Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур благодаря использованию справочников ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

• расширение аналитического учета путем добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана счетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до пятого порядка в глубину;

• регистрация хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто используются два способа: «от проводки», когда, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки, и «от первичного документа», когда ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:

• на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

• вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

• путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

• путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

• формирование любых отчетных документов первичных и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях включает два взаимосвязанных модуля — «Управленческий учет» и «Финансовый учет».

Управленческий учет по отдельным участкам (например, таким, как учет расчетов по заработной плате, готовой продукции и ее реализации, основных средств и нематериальных активов, материальных ценностей, сводный учет и др.) осуществляется посредством использования единого программного комплекса. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации.

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных докумен тов, журнал учета хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные аналитические дан баланс и приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций.

Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в три этапа.

Э т а п 1. Настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета (например, реквизитов предприятия, которые будут напечатаны в отчетных формах, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой и других дополнительных возможностей).

Этап 2. Настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выпол­нить настройку правил формирования баланса. Словари системы можно настраивать и непосредственно при вводе информации с первичных документов. Применение словарей в системе значительно ускоряет процесс занесения новой информации — ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появление ошибки во время заполнения полей экранных форм.

По структуре построения справочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (справочники на­именований документов, единиц измерения, услуг по счету, операций движения).

Сложные справочники имеют два (и более) уровня вложенности. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместить на экране. Так, двухуровневый справочник «План счетов бухгалтерского учета» состоит из разделов (их де­вять согласно плану счетов). Каждый раздел содержит соответствующие разделу счета. Количество записей в разделах составляет порядка 20. Их целиком можно вывести на экран. Трехуровневый справочник также включает разделы, каждый из которых состоит из подразделов. Примером трехуровневого справочника является справочник организаций и ответственных лиц, который содержит следующие уровни:

• разделы (группы организаций-контрагентов, материально ответственные и подотчетные лица);

• подразделы (названия организаций, фамилии материально ответственных и подотчетных лиц);

• банковские реквизиты организации, должности, паспортные данные лицевого счета работников.

Этап 3. Перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из Главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все данные вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Настройка системы выполняется, как правило, ответствен­ными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы-разработчика.

Ведение бухгалтерского учета в системе состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.