Функции и деятельность ОТО: документация, технологические процессы, оснащенность оборудованием

Отдел транспортного обеспечения (отдел ТО) является структурным подразделением филиала ОАО «МРСК Волги» - «Оренбургэнерго» (далее - Филиал), входит в состав управления закупок и логистики и подчиняется начальнику управления материально-технического обеспечения и логистики (МТО и логистики).

Целью деятельности отдела ТО является осуществление контроля и организационно-технического руководства за эксплуатацией, техническим обслуживанием и ремонтом автотранспорта Филиала и его подразделений для рационального использования финансовых, материальных, трудовых ресурсов и подвижного состава.

Руководство работой отдела ТО осуществляет начальник, принимаемый на работу и назначаемый на должность приказом директора Филиала по представлению начальника управления МТО и логистики.

Начальник отдела ТО увольняется с работы и освобождается от должности приказом директора Филиала.

На должность начальника отдела ТО назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-техническое образование) образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

В период временного отсутствия начальника отдела ТО (на время отпуска, болезни, командировки) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке работник, который несет полную ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

Отдел ТО комплектуется в соответствии со штатным расписанием специалистами, имеющих высшее профессиональное образование в областях, соответствующих их деятельности, обладающих опытом работы по специальности.

Квалификационные требования, функциональные обязанности, права и ответственность работников отдела ТО закрепляются Положением об отделе ТО и их должностными инструкциями, утверждаемыми начальником управления МТО и логистики.

Работники отдела ТО принимаются на работу и назначаются на должность приказом директора Филиала по представлению руководителя управления МТО и логистики

Работники отдела ТО увольняются с работы и освобождаются от должности приказом директора Филиала.

Отдел ТО в своей деятельности руководствуется действующим законодательством РФ, в том числе Трудовым Кодексом РФ, указами Президента РФ, Постановлениями Правительства РФ, законодательными актами субъектов РФ, нормативными актами органов местного самоуправления, приказами, указаниями, распоряжениями, локальными актами ОАО «МРСК Волги», в том числе уставом ОАО «МРСК Волги», правилами внутреннего трудового распорядка ОАО «МРСК Волги», корпоративным кодексом ОАО «МРСК Волги», положением об отделе ТО, руководством по качеству, политикой и целями в области качества ОАО «МРСК Волги» и другими документами ИСМ по направлению деятельности.

Начальник отдела ТО:

- руководит деятельностью отдела ТО;

- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между руководителями отделов, секторов, групп, входящих в структуру отдела ТО, устанавливает степень их ответственности, определяет взаимозаменяемость сотрудников отдела ТО;

- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников отдела ТО;

- принимает меры к повышению уровня и эффективности работы отдела ТО;

- осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных и функциональных обязанностей;

- обеспечивает выполнение требований корпоративной этики;

- обеспечивает систематическое повышение профессионального уровня сотрудников отделам ТО принимает меры к укреплению трудовой дисциплины;

- своевременно и качественно исполняет задачи и функции, возложенные положением об отделе ТО;

- выполняет иные функции, необходимые для обеспечения поставленных перед отделом ТО целей и задач.

Отдел ТО осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых в установленном порядке.

Отдел ТО осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями ОАО «МРСК Волги», а также филиалами ОАО «МРСК Волги».

Основными задачами отдела транспортного обеспечения являются:

1) планирование мероприятий по обеспечению рационального использования, надежного функционирования и качественного проведения, технического обслуживания ремонта автотранспорта (ТОиР);

2) организация и эффективное использование финансовых, материальных, трудовых ресурсов:

а) по ТОиР и эксплуатации автотранспорта;

б) по услугам лизинга, предрейсового медицинского осмотра водительского персонала, автотранспортным услугам;

3) контроль качества, полноты и своевременности предоставления услуг и выполнения работ;

4) анализ и подготовка рекомендаций по эффективному использованию затрат на:

а) ТОиР и эксплуатацию автотранспорта;

б) услуги лизинга, предрейсового медицинского осмотра водительского персонала, автотранспортные услуги;

5) методологическое руководство по организации технического обслуживания, ремонта и эксплуатации автотранспорта и предоставление информации по направлениям деятельности;

6) выполнение требований системы управления охраной труда (СУОТ), системы экологического менеджмента (СЭМ).

Отдел ТО реализует указанные выше задачи следующим образом:

1) планирование мероприятий по обеспечению рационального использования, надежного функционирования и качественного проведения ТОиР автотранспорта;

2) формирует объемы ожидаемых затрат ремонтных работ по Филиалу на уровне согласования перспективных и годовых планов ремонтов производственных объединений;

3) участвует в формировании годовой комплексной программы закупок по направлениям деятельности;

4) определяет план затрат и объем работ на следующий год по техническому облуживанию, ремонту автотранспорта, лизингу, предрейсовому медицинскому осмотру водительского персонала, автотранспортным услугам;

5) согласовывает план работы автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов и контролирует его исполнение;

6) формирует сводный план работы автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов;

7) организация и эффективное использование финансовых, материальных, трудовых ресурсов:

а) по ТОиР и эксплуатации автотранспорта;

б) по услугам лизинга, предрейсового медицинского осмотра водительского персонала, автотранспортным услугам;

8) распределяет согласованный план затрат между производственными отделениями Филиала;

9) корректирует бизнес планы и бюджет производственных отделений по курируемым статьям;

10) разрабатывает мероприятия по выполнению дополнительного объема работ, выявленного в процессе ТОиР автотранспорта, и их согласование;

11) заключает договора с подрядными организациями по направлениям деятельности отдела на уровне Филиала, согласовывает договора на уровне ПО, составляет и согласовывает заявки на оплату услуг по курируемым договорам;

12) проводит при необходимости, с привлечением специализированных организаций контрольные и экспертные обследования подвижного состава с анализом состояния их эксплуатации;

13) принимает участие в работе комиссий по приемке из капитального ремонта автотранспорта;

14) взаимодействует с надзорными органами для организации работ по ТОиР и эксплуатации автотранспорта;

15) обеспечивает автотранспортом сотрудников исполнительного аппарата «Оренбургэнерго»;

16) реализует мероприятия по автоматизации работ по ТОиР, эксплуатации подконтрольных объектов в программных продуктах предприятий;

17) формирует информацию для страхования автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов;

18) формирует заявки на закупку автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов;

19) контроль качества, полноты и своевременности предоставления услуг и выполнения работ;

20) контролирует планирование и выполнение работ по ТОиР;

21) контролирует своевременное заключение договоров с подрядными организациями и соответствие стоимости и условий по результатам конкурсного отбора;

22) производит выборочную проверку сметной документации и выборочный контроль соответствия объемов работ, выполняемых подрядными организациями, актам, предъявляемым к оплате;

23) контролирует оплату услуг по ТОиР и эксплуатации автотранспорта;

24) принимает участие в комплексных ревизиях финансово-хозяйственной деятельности, производственного контроля ПО и проверяет исполнение предписаний выполненных надзорными организациями;

25) входит в состав производственно- технического совета (ПТС) филиала, участвует в проверках внутреннего технического контроля (ВТК) в объёме программ проверок и в сроки, утверждённые техническим руководителем Филиала;

26) Проверяет выполнение работ по ТОиР автотранспорта;

27) организует проведение проверок работы подвижного состава производственных отделений Филиала, проверяет готовность к работе в осенне-зимний период (ОЗП) автотранспортных средств (АТС);

28) принимает участие в комиссии по рассмотрению и составлению заключений по дорожно-транспортным происшествиям (ДТП), нарушениям правил дорожного движения (ПДД) в качестве одного из членов комиссии.

29) участвует в проведении дня охраны труда (ОТ) согласно графика;

30) проверяет обоснованность использования и порядка выпуска на линию автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов;

31) контролирует своевременное прохождение государственного технического осмотра автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов;

32) контролирует проведение страхования автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов;

33) взаимодействует с органами ГИБДД, Гостехнадзора, автотранспортной инспекцией, государственной инспекцией по маломерным судам;

34) анализ и подготовка рекомендаций по эффективному использованию затрат на:

а)ТОиР и эксплуатация автотранспорта;

б) услуги лизинга, предрейсового медицинского осмотра водительского персонала, автотранспортные услуги.

35) проводит анализ качества, полноты и своевременности работ по ТОиР и эксплуатации и рациональности использования автотранспорта, готовит мероприятия по своевременному устранению отклонений;

36) выполняет анализ сложившейся задолженности, принимает меры по недопущению просроченной дебиторской задолженности;

37) составляет статистическую отчетность по автотранспорту;

38) ведет отчетность по направлениям деятельности;

39) принимает непосредственное участие в рассмотрении вопросов перерегистрации, списания и реализации основных фондов предприятия;

40) ведет учет всех автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов;

41) анализ информации по списанию автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов, проверка ее обоснованности;

42) подготовка информации о списании автотранспортных средств и грузоподъемных механизмов;

43) анализирует нормы расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ) и разрабатывает мероприятий по их снижению;

44) методологическое руководство по организации ТОиР и эксплуатации автотранспорта и предоставление информации по направлениям деятельности;

45) готовит приказы и распоряжения по вопросам автотранспорта;

46) готовит проекты и вводит в действие организационно-распорядительные документы по вопросам ТОиР и эксплуатации автотранспорта;

47) разрабатывает совместно с ПО организационно-технические мероприятия по повышению надежности, экономичности и безопасности эксплуатации автотранспорта;

48) предоставляет информацию по запросу служб, отделов, руководства Филиала и ОАО «МРСК Волги», сторонних организаций по своему виду деятельности;

49) сбор и обобщение информации по ДТП, анализ и разработка мероприятий, по устранению причин ДТП;

50) Выполнение требований СУОТ, СЭМ;

51) соблюдает требования нормативных документов по охране труда и внутренних документов СУОТ Филиала при выполнении должностных обязанностей;

52) соблюдает режим труда и отдыха, установленный в Филиале;

53) проходит вводный инструктаж по ОТ и пожарной безопасности при поступлении на работу и обучение приемам оказания первой помощи пострадавшим при несчастных случаях на производстве;

54) выполняет требования по охране окружающей среды;

55) участвует в процедуре идентификации производственных и экологических опасностей;

56) участвует в разработке и рассмотрении политики и методов управления рисками в Филиале;

57) немедленно извещает своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого профессионального заболевания (отравления);

58) проходит обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры (обследования), а также проходит внеочередные медицинские осмотры (обследования), флюорографическое обследование по направлению руководства в случаях, предусмотренных нормативными документами по ОТ.

Для выполнения возложенных задач и функций отдел ТО вправе:

1) запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы (документы, заключения, пояснения специалистов, справки) и другие сведения, необходимые для выполнения функций отдела ТО от специалистов структурных подразделений Филиала, в том числе ПО Филиалов;

2) получать в установленном порядке для ознакомления, систематизации и использования в работе поступающие в ОАО «МРСК Волги» законодательные и иные локальные акты и документы;

3) вести переписку со структурными подразделениями Филиала вопросам компетенции отдела ТО;

4) привлекать к сотрудничеству в необходимых случаях и в установленном порядке для осуществления возложенных на отдел ТО задач и функций другие структурные подразделения Филиала по согласованию с заместителем генерального директора;

5) принимать участие в созываемых руководством Филиала совещаниях, при обсуждении на них вопросов, имеющих отношение к деятельности по осуществлению работы, находящейся в компетенции отдела ТО;

6) знакомиться с проектами решений руководства Филиала, касающимися деятельности отдела ТО;

7) осуществлять иные права, предоставленные локальными актами Филиала, в целях выполнения возложенных на отдел ТО задач и функций;

Руководитель отдела ТО вправе:

1) по доверенности представлять ОАО «МРСК Волги» в органах государственного управления, коммерческих, общественных и иных организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела ТО, определенной положением об отделе ТО;

2) в порядке и пределах, установленных в ОАО «МРСК Волги», подписывать документы, связанные с осуществлением возложенных на отдел ТО обязанностей и предоставленных прав;

3) при необходимости делегировать в установленном порядке свои права и обязанности заместителю и другим работникам отдела ТО;

4) утверждать положение об отделе ТО, должностные инструкции сотрудников отдела ТО и вносить в них изменения;

5) вносить руководству обоснованные предложения о принятии соответствующих мер к работникам ОАО «МРСК Волги», нарушающих устав Филиала, решения его органов управления, действующее законодательство РФ, условия трудовых договоров по вопросам, относящимся к компетенции отдела ТО;

6) вносить в установленном порядке предложения руководству Филиала о приеме и увольнении работников отдела ТО, установлении им должностных окладов и надбавок;

7) вносить предложения руководству о поощрении работников отдела ТО, привлечении их к дисциплинарной ответственности в установленном порядке;

8) осуществлять иные права, предоставленные локальными актами Филиала, в целях выполнения возложенных на отдел ТО задач и функций;

9) рекомендации отдела ТО, данные в пределах его компетенции, в целях выполнения возложенных на отдел ТО задач и функций, предусмотренных положением об отделе ТО, должны приниматься к рассмотрению и руководству при дальнейшем исполнении структурными подразделениями;

10).беспрепятственного доступа к автотранспортным средствам и специальным автомобилям, к работе с техникой, проектной, сметной, технической и эксплуатационной документации;

11) проверять состояние и работоспособность автотранспортной техники;

12) сотрудничать и вести переписку с аналогичными отделами других энергокомпаний, научными учреждениями и другими организациями, относящимися к компетенции отдела;

13) ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отдел ТО функций и задач, предусмотренных положением об отделе транспортного обеспечения, несет начальник отдела ТО;

На начальника отдела ТО, а в период его отсутствия, на его заместителя возлагается персональная ответственность за:

1) соответствие действующему законодательству издаваемых и визируемых отделом транспортного обеспечения внутренних нормативных документов;

2) организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, а также использование информации работниками отдела ТО строго в служебных целях;

3) сохранность и неразглашение коммерческой тайны;

4) своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства ОАО «МРСК Волги» и вышестоящих организаций;

5) создание условий для производственной деятельности работников отделом ТО;

6) соблюдения работниками отдела ТО трудовой и производственной дисциплины, противопожарной безопасности и правил охраны труда;

7) обеспечение сохранности вверенных отделу ТО материальных ценностей.

8) обеспечение руководства Филиала информацией о деятельности отдела ТО.

Каждый сотрудник отдела ТО несет ответственность за свой участок работы в соответствие с обязанностями и в пределах своей компетенции, определяемыми должностными инструкциями.

Отдел ТО несет ответственность за своевременное и правильное оформление первичных документов по хозяйственным операциям, осуществляемым по договорам, инициатором которых является отдел ТО [9].