Типичные ошибки при заполнении первичных документов и советы по их исправлению

На практике зачастую к бухгалтерскому учету принимаются первичные документы, составленные с нарушением требований законодательства: используются произвольные формы документов, допускаются подчистки и помарки, а то и вовсе отсутствуют документы.

Обращаем Ваше внимание, в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

При этом, согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится следующим образом:

· зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

· рядом с зачеркнутой делается верная запись;

· рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на … (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

· лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления;

· документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления;

· лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Далее приведены примеры допущенных ошибок в заполнении первичных учетных документов.