Лекция № 9

Тема лекции: Документы делового общения и офисный этикет.

Цель лекции: ознакомить с основными правилами делового общения и офисного этикета.

Вопросы лекции:

1.1. Письменная деловая коммуникация. Язык деловых документов. Композиционные особенности деловых документов.

1.2. Требования к составлению и оформлению документов: стандартизация, унификация, клишированность.

1.3.Классификация деловых документов по назначению (организационно-распорядительные), по характеру (личные, служебные).

1.4. Жанры деловой документации и правила их составления.

1.5. Речевой этикет делового письма.

Литература:

1. Салагаев В.Г. Составление деловых бумаг. – Алматы: «Раритет», 2000.

2. Салагаев В., Шалабай Б. Делопроизводство на двух языках. – Алматы «Раритет», 2001.

3. Организация работы с документами: Учебник для вузов. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 575с.

4. Смелкова, З. С. Деловой человек: культура речевого общения. - М., 1997.

5. Штрекер Н.Ю. Русский язык и культура речи. – М., 2011.

6. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. – М.: Рос. Деловая лит., 1999. – 204с.

1.1. Письменная деловая коммуникация – это специфическая форма делового общения, направленная на передачу деловой информации между коммуникантами в форме письменных текстов с целью организации успешной совместной деятельности партнеров. В языке деловых бумаг и документов широко используются: термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь — это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.); нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.); имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.); устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.); " расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу.

1.2. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Трафаретные тексты с постоянным и меняющимися частями именуются бланками. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.
Трафаретизация обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки, развертывания его в полную структуру. Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка деловых документов - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию; отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов. Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста.

1.3. К лассификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Документы по назначению различают следующие: организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность); распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение); информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка); учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счет-фактура, накладная, акт и т.п.); нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики (стандарты, н ормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы) и др. По характеру выделяются следующие виды документов: служебные и личные. Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

1.4. Административно-канцелярский подстиль официально-делового стиля речи представляют следующие жанры: а) организационно-распорядительные документы (уставы, положения, правила, инструкции, которые определяют статус и порядок работы предприятия или учреждения или их структурных подразделений; приказы, распоряжения, решения); б) кадровая, или личная документация и обращения граждан (автобиография, резюме, заявление, расписка, доверенность и т.д.); в) информационно-справочные документы (справка, объяснительная записка, служебная записка, докладная записка, акт и др.); г) коммерческая и рекламная корреспонденция, в число которой входят разного содержания служебные и деловые письма. Правило составления деловой документациирассмотрим на примере заявления. Заявление - это служебный документ личного характера, который регламентирует отношения отдельного гражданина с должностным лицом или организацией. Назначение данного жанра - обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав. Основные реквизиты заявления: наименование адресата; наименование адресанта (заявителя); наименование вида документа; текст документа, включающий в случае необходимости опись прилагаемых документов; подпись (заявителя); дата (подачи заявления); визы согласования документа. Существует два вида оформления заявления, которые могут быть написаны как от руки, так и на бланке с трафаретным текстом.

1.5. Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов - содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом: I. Просим.... II. Также просим.... III. А также просим.... I. Сообщаем.... II. Одновременно сообщаем.... Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как двухчастная: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть в аспекте модальности ирреальна, декларативна, она называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.). Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.