![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Понятие и классификация документов.Стр 1 из 16Следующая ⇒
Деловая документация Вопросы для подготовки к обязательной контрольной работе
1. Понятие «документ», общая классификация документов. 2. Какие существуют бланки документов? 3. Каково назначение реквизита «резолюция»? 4. Функции документов. 5. Классификация документов. 6. Какие элементы входят в реквизит «гриф утверждения»? 7. Какие требования предъявляются к тексту документа? 8. Правила составления приказа по личному составу. 9. Докладные и объяснительные записки: их виды, цель составления и порядок оформления. 10. Правила составления приказа по основной деятельности. 11. Правила составления протокола. 12. Общие требования к составлению деловых писем. 13. Разновидности, требования к составлению и оформлению акта. 14. Характеристика документов по личному составу. 15. Основные принципы организации документооборота. Как обрабатывается входящая и исходящая документация? 16. Виды приказов, правила их оформления. 17. Порядок оформления реквизита адресат. 18.Согласование документа. Виды согласований. Образец оформления. 19. Регистрация документов: порядок и значение. 20. Экспертиза ценности документов.
Понятие и классификация документов. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ееидентифицировать.
Организационные документы: устав, структура, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностная инструкция.
Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, решение. Информационно-справочные документы:
9.По гласности: секретные (дсп, сов.секретно, конфиденциально), несекретные. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами.
Он устанавливает формат, размеры полей, расположение постоянных и переменных 30реквизитов (по ГОСТу) Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. К обязательным реквизитам - относятся прежде всего постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом и образуют официальный бланк документа. Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.
Для организации установлены следующие виды бланков документов: общий бланк Бланки могут иметь как продольное так и угловое расположение реквизитов.
Бланки документов должны иметь поля:
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможности двоякого понимания текста. В зависимости от количества затронутых в них вопросов документы делятся на простые и сложные. Простые, содержащие один вопрос, легче обрабатываются. При составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Текст документа делится на абзацы - простейшиекомпоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не больше двух-трех предложений, с абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печататьабзац отступив пять печатных знаков. Тексты сложных, больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Тексты документов на бланках территориальных учреждений системы Банка России печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows размером № 12 или 14 через интервал 1, 5.
2. Какие существуют бланки документов? БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ: ВИДЫ, ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ, ХРАНЕНИЮ Рубрика «Делопроизводство» А.Е. РЫБАКОВ начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук В процессе работы отдела кадров каждого учреждения, организации, предприятия создается большое количество организационно-распорядительных документов (далее — ОРД) как по основным вопросам деятельности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.). Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), эти документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например, внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Таким образом, бланки должны быть разработаны и использоваться в каждой организации. Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации. При разработке, использовании и хранении бланков ОРД необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов: § Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь»; § Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (в редакции Указа от 4 октября 2004 г. № 482)»; § Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. § Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: § бланк для письма; § общий бланк для других видов ОРД. Бланк для письма используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.). На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также, в ряде случаев, организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.). На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов, для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.
3. Каково назначение реквизита «резолюция»? 6. Какие элементы входят в реквизит «гриф утверждения»?
|