Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Расчеты с дебиторами и кредиторами у организации возникают по разным причинам: по претензиям к поставщикам и подрядчикам; по страхованию имущества и персонала; по возмещению материального ущерба; по предоставленным работникам организации займам и др.

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами учитываются на основе самых разнообразных документов: исполнительных листов, актов, справок, расчетов и т.п.

Для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами используются счета: 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, 75 “Расчеты с учредителями”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, 79 “Внутрихозяйственные расчеты”. Порядок записей на указанных счетах рассмотрен ниже.

Учет расчетов с подотчетными лицами (правка январь 2015)

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации. При отсутствии у организации своей кассы разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”:

Порядок направления работников организации в командировку установлен постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749, которое начало действовать с 25 октября 2008 г.

Согласно данному постановлению срок командировки не ограничивается.

Основанием для учета затрат на командировки является командировочное удостоверение, которое оформляется по командировкам внутри страны и по командировкам в страны СНГ, при въезде в которые в паспортах командированных лиц не делается отметка в соответствии с межправительственными соглашениями. По командировкам в другие страны (кроме СНГ) командировочное удостоверение не выписывается. Не выписываются командировочные удостоверения, если работник уезжает в командировку и возвращается в течение одного дня (до 1 января 2015 г.).

Согласно постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 №1595, начиная с 2015 г. работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Таким образом с 2015 г. отменяется оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. В этом случае фактический срок пребывания работника в месте командирования теперь определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяю­щим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководи­телями организаций.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в преде­лах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно.

В бухгалтерском учете ко­мандировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

Нормы суточных по командировкам организации устанавливают самостоятельно и утверждают их в трудовых и (или) коллективных договорах или в положениях по командировкам, разработанных в организации. Суточные, выданные сверх норм, установленных организацией в трудовых или коллективных договорах, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Затраты на проезд учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на проезд включается в состав налоговых вычетов либо при наличии счета-фактуры по приобретенным билетам, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо в случае его выделения в проездном билете. Если в проездных билетах НДС не выделяется, то включаться в состав налоговых вычетов он не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в затратах на производство. Согласно постановлению Правительства № 749, затраты на такси в случае их обоснованности также учитываются и в бухгалтерском и в налоговом учете.

Затраты на проезд, возмещаемые командированным работникам, не облагаются НДФЛ.

Затраты на проживание учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: либо при наличии счета-фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо при наличии квитанции гостиницы (бланк строгой отчетности, разработанный и утвержденный в соответствии с постановлением Правительства от 6 мая 2008 г. № 359), в которой выделена сумма НДС.

Затраты на проживание в командировках внутри России не облагаются НДФЛ; при отсутствии подтверждающих документов на проживание не облагаются НДФЛ возмещаемые затраты в размере 700 руб. в сутки.

Затраты на командировки, возмещаемые работникам, не облагаются страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование, так как они являются компенсационными выплатами.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (до 2015 г.) и авансовый отчет об израсходованных суммах (унифицированная форма АО-1) с приложением оправдательных документов, вернуть неиз­расходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Начиная с 2015 г. с работника снимается обязанность по возвращении из командировки представлять работодателю в течение 3 рабочих дней отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.

Например, инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 5000 руб., срок командировки – 3 дня.

Иванов И.И. представил кассовый чек и квитанцию на бланке строгой отчетности установленной формы за проживание в гостинице (двое суток) на сумму 2596 руб. с выделенным НДС в сумме 396 рублей; железнодорожные билеты (туда и обратно) с выделенной в билете суммой НДС — 1888 руб., в том числе НДС – 288 руб.; распоряжение руководителя организации о размере суточных – 300 рублей в сутки.

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено:

· проживание в гостинице (двое суток) — 2596 руб.;

· проезд — 1888 руб.;

· суточные за 3 дня — 900 руб.

Делаем расчет по авансовому отчету:

· расходы по проезду – 1600 руб. (1888 – 288);

· НДС по проезду — 288 руб.;

· расходы по проживанию в гостинице — 2200 руб. (2596 – 396);

· НДС по проживанию в гостинице – 396 руб.;

· суточные для расчета налога на прибыль – в пределах норм, установленных организацией – 900 руб.

Отражаем перечисленные операции на счетах.

1. Выдано Иванову И.И. под отчет: Д сч. 71, К сч. 50 —5000 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

Д сч. 26 — 4 700 руб. (1600 + 2200 +900)

Д сч. 19 – 684 руб. (396 + 288)

К сч. 71 — 5384 руб.

3. Списан НДС по авансовому отчету:

Д сч. 68 НДС, К сч. 19 — 684 руб.

4. Организация не начисляет НДФЛ с суммы суточных, так как они не превышают норму (700 руб. в сутки).

Перерасход Иванова И.И. в сумме 384 руб. выдается ему из кассы:

Д сч. 71, К сч. 50 – 384 руб.