Нотариальное делопроизводство, заполнениее реестров.

1. Регистрация нотариальных действий. Делопроизвод­ство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совме­стно с Федеральной нотариальной палатой. Контроль за нота­риальным делопроизводством нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а за делопроизводством нотариусов, занимающихся частной практикой, — органы юстиции совместно с нотариаль­ными палатами.

Нотариальное производство состоит из нескольких частей:

1) регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистра­ции нотариальных действий;

2) заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

3) ведение делопроизводства, включающее в себя оформ­ление журналов, нарядов и книг, предусмотренные Инструкци­ей по делопроизводству в государственных нотариальных кон­торах РСФОР (далее — Инструкция по делопроизводству), утвержденная приказом Министра юстиции РСФСР от 19 авгус­та 1976 г., сохраняющая юридическую силу в настоящее время и применяемая как государственными, так и частнопрактикую­щими нотариусами.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, ре­гистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпля­ре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а их листы пронумерованы. Количество листов реестров государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется пе­чатью этого органа юстиции. Количество листов реестров част­нопрактикующих нотариусов заверяется подписями упол­номоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, со­ответствующей месту деятельности нотариуса. Подписи этих лиц скрепляются печатями нотариальной палаты и налоговой инс­пекции.

Регистрация нотариусом совершаемых им нотариальных действий является наиболее характерным и существенным при­знаком, отграничивающим нотариальную деятельность, направ­ленную на обеспечение зашиты прав и законных интересов об­ращающихся к нотариусу лиц, от деятельности иных правоохра­нительных органов. Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый нотариальной конторой документ подписаны нотариусом (не допускается запись в реестре карандашом).

В нотариальных конторах с разрешения органа юстиции или нотариальной палаты могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера на документах обозначаются таким образом: № 1-1, № 1-2, № 2-1 и т.д., где первая цифра означает номер индекса, а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса каждого реестра сохраняется без изменения в течение года. Если само­стоятельные реестры введены для записи определенных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавля­ется буква, соответствующая наименованию нотариального дей­ствия, например: № 1К, № 2К, № ЗИ, №4Н, что означает, пер­вый и второй — реестры для записи свидетельствования верно­сти копий документов, третий — для записи исполнительных надписей, четвертый — для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.д. Номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются следующим образом: № 1К-1, № 1К-2 и т.д.; № 2К-1. № 2К-2 и т.д.; № ЗИ-1, № ЗИ-2 и т.д.; №4Н-1, №4Н-2 и т.д.

2. Документооборот в нотариальном делопроизводстве.

Типовые формы реестров для регистрации нотариальных дей­ствий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надпи­сей устанавливаются Министерством юстиции Российской Фе­дерации.

Структура и порядок заполнения реестра регистрации но­тариальных действий. Реестр содержит семь граф. В первой из них указывается порядковый номер нотариального действия с нового года. Нумерация производится в течение календарного года, продолжаясь в каждом следующем реестре. Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, ука­занная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанав­ливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе ука­зываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представи­телей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда дру­гих нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляет­ся. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяю­щему личность. Графа четвертая так и называется: «Документ, удостоверяющий личность явившегося за совершением нота­риального действия». В ней указываются все реквизиты доку­мента и год рождения владельца в подтверждение его дееспо­собности.

Далее, в графе 5, описывается содержание нотариального действия. Если экземпляр нотариально оформленного документа остается в делах нотариальной конторы, то содержание его в реестре можно не описывать, а кратко указать, например, «До­говор купли-продажи квартиры», «Завещание».

В шестой графе указывается сумма взысканной государ­ственной пошлины или тарифа, размер которого соответствует госпошлине; причем отдельно указывается сумма за соверше­ние нотариальных действий и за составление проектов доку­ментов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты госпошлины или тарифа, в графе 6 должно быть указано: «От уплаты госпошли­ны освобожден на основании (указывается основание освобож­дения от уплаты госпошлины)». В таком случае лица, получаю­щие нотариально оформленные документы, указывают в графе семь «Подпись в получении нотариально оформленного доку­мента», что документы получены бесплатно. При получении но­тариально оформленных документов лица, по просьбе которых они совершались, расписываются в получении их на руки.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных дей­ствий в реестре составляется акт об этом и приобщается к дан­ному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркивают­ся, оставление пустых мест недопустимо.

Письмо Министерства юстиции СССР от 14 ноября 1986 г. предусматривает порядок заполнения как реестров для регист­рации нотариальных действий, так и нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуе­мых документах. Свидетельства подготавливаются нотариусами на чистых листах бумаги или на типографских бланках. Содер­жание свидетельств излагается в соответствии с формами, ут­вержденными Министерством юстиции СССР.

В свидетельствах о праве на наследство нотариус обяза­тельно указывает состав наследственного имущества, его оценку; в случаях наследования недвижимости — ее адрес. При насле­довании денежных вкладов их сумма не указывается.

Если наследуется имущество, в отношении которого были приняты меры к охране, то в свидетельстве о праве на наслед­ство может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариальной конторой, с указанием даты описи и суммы опи­санного имущества, Если в состав этого имущества входят пред­меты, право собственности на которые возникает лишь после государственной регистрации, то свидетельства на такие пред­меты должны быть выданы отдельно или эти предметы должны быть указаны в них отдельными пунктами.

Если наследование осуществляется по завещанию несколь­кими наследниками, причем каждый наследует конкретное иму­щество, то в свидетельстве о праве на наследство должно быть указано имущество, завешанное каждому; и его оценка.

Следует отметить, что современная нотариальная практика отказалась от выдачи одного свидетельства о праве на наслед­ство всем наследникам независимо от того, наследуют ли они по завещанию конкретное имущество, или по закону или по за­вещанию в долях. Такое свидетельство является правоустанавливающим документом, и в жизни нередко возникают сложнос­ти из-за того, что единственный документ, устанавливающий право собственности многих, находится у одного из собствен­ников. В настоящее время нотариусы выдают каждому наслед­нику свидетельство о праве на наследство отдельно на каждое имущество, на причитающуюся ему долю или вид имущества.

Особым требованиям должны отвечать свидетельства о пра­ве на наследство на недвижимое имущество — дом, квартиру; дачу; земельный участок и автотранспортные средства. В тек­сте свидетельства необходимо указать размер дома, квартиры, дачи, земельного участка; полезную и жилую площадь, если речь идет о жилище; хозяйственные и бытовые надворные построй­ки; адрес; документ, на основании которого данное имущество принадлежит наследодателю; данные об оценке по справке бюро технической инвентаризации с указанием всех ее реквизитов. Кроме того, обязательно указание на то, что свидетельство под­лежит регистрации в регистрирующем органе по месту нахож­дения наследуемого имущества.

Содержание свидетельств о праве на наследство не может быть неизменным и зависит от обстоятельств конкретного на­следственного дела.

Если на имущество наследодателя выдается и свидетель­ство о праве собственности пережившему супругу, то в свиде­тельстве о праве на наследство делается отметка об этом с указанием доли имущества, на которое выдано свидетельство о собственности, и наоборот.

выдаче свидетельств о праве собственности обоим суп­ругам в свидетельстве указывается доля каждого из них; если же свидетельство выдается одному из супругов, то указывает­ся, что право собственности принадлежит такому-то супругу в 1/2 доле.

При выдаче свидетельств об удостоверении фактов нужно учитывать некоторые особенности, если удостоверение фактов происходило не в помещении нотариальной конторы. В таких случаях необходимо указывать, по какому точному адресу нота­риус удостоверился в этом лично. В обязательном порядке сле­дует указывать наименование и адрес лечебного учреждения в нотариально удостоверяемых документах, если они оформля­лись там.

Важно отразить в свидетельстве тот факт, что несовершен­нолетний гражданин явился в сопровождении отца или матери. В случае если несовершеннолетний пришел в нотариальную контору в сопровождении опекуна или попечителя, то вместо слов «отцом (матерью)» указывается; «опекуном (попечителем)». В свидетельстве должно быть указано, что личность граждан установлена, факт назначения гражданина Н, опекуном (попе­чителем) проверен.

Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со сви­детельством о принятии документов на хранение.

Свидетельство о передаче заявления может быть изложено на обороте экземпляра поданного заявления. В случаях, когда лицо, подавшее заявление, просит указать содержание получен­ного на заявление ответа или то, что к назначенному сроку ответа не последовало, то в свидетельстве следует указать: «На заявле­ние через означенную нотариальную контору от«_»___ 199_ г. получен ответ следующего содержания: «___»; или: «Ответ на заявление через означенную нотариальную контору до «_» _____ 199_ г. получен не был».

Нотариальные документы являются окончательно оформлен­ными после совершения нотариусом удостоверительной над­писи и подписания им документа. Только после этого нотари­альное действие регистрируется в реестре.

Текст удостоверительной надписи может быть напечатан на машинке, аккуратно написан от руки, проставлен мастичным штампом. В удостоверительной надписи четко и разборчиво должна быть указана фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариальной конторы; при этом могут использоваться штампы с фамилией нотариуса. Удостоверительная надпись обычно излагается на лицевой стороне документа, но может быть и на оборотной, Если удостоверительная надпись находится на лицевой стороне, то на обратной стороне против нее делается прочерк. Когда удостоверительная надпись излагается на об­ратной стороне документа, на лицевой его стороне указывается часть наименования населенного пункта, где расположена кон­тора, а на обратной стороне — остальная часть наименования.

В случае, когда удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, прикрепленном к документу. В таком случае листы, на которых изложено содержание документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются, число листов заверяется подписью и печа­тью нотариуса.

В тексте договоров, доверенностей, завещаний дата их со­вершения указывается полностью словами, в связи с этим в тексте удостоверительной надписи дата может быть указана сокращенно, например, 1 октября 1997 г.

Если стороны представили 6 нотариальную контору надле­жащим образом оформленный и уже подписанный договор, то в удостоверительной надписи нотариус не указывает, что дого­вор подписан в его присутствии, а вносит такую запись: «Сто­роны лично подтвердили, что договор подписан ими». Такое требование касается любых документов, подписанных гражда­нами не в присутствии нотариуса.

В случае совершения нотариального действия не в поме­щении нотариальной конторы, а на дому, в лечебном учрежде­нии и т.д. об этом делается отметка как в реестре, так и в удостоверительной надписи с указанием места и точного адреса совершения нотариального действия.

Если лицо, по просьбе которого совершается нотариальное действие, не может расписаться по болезни или другим причи­нам, за него расписывается другое лицо; это обязательно дол­жно быть отражено в удостоверительной надписи. В настоящее время все чаще граждане обращаются с просьбой одновремен­но оформить и перевод нотариального документа. В таком слу­чае в удостоверительной надписи указывается о совершении двух нотариальных действий.

3. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных до­кументов. Нотариусы выдают выписки из реестров для регист­рации нотариальных действий по письменному заявлению фи­зических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по пись­менному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовны­ми или гражданскими делами, а также по требованию арбит­ражных судов в связи с разрешаемыми ими спорами. В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариу­сами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов. Нотариусы также выдают дубликаты за­вещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имею­щих право на удостоверение завещаний в соответствии с зако­нодательством РФ.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдени­ем требований российского законодательства о сохранении тай­ны совершения нотариальных действий. На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по уста­новленной форме1.

Дубликат завещания может быть выдан за­вещателю, а после его смерти указанным в завещании наслед­никам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завеща­нии, дубликат завещания может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умер­шего наследника, после которого они наследуют, а в необходи­мых случаях — и документов, подтверждающих родственные от­ношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее). По представлении указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.

4. Порядок ведения дел в нотариальной конторе и но­тариусом, занимающимся частной практикой. Делопроиз­водство в государственной нотариальной конторе и у частно­практикующего нотариуса подчиняется одним и тем же требо­ваниям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизвод­ства в нотариальных конторах имеет важное значение для над­лежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обя­зательств.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нота­риальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

а) журнал входящей корреспонденции;

б) журнал исходящей корреспонденции:

в) разносная книга для местной корреспонденции;

г) книга жалоб и предложений;

д) контрольная картотека или папка.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность ее руководитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса — он сам. Частнопрактикующему нотариусу дано право своим рас­поряжением назначать ответственного, если кроме него есть другие нотариусы или помощник нотариуса, занимающегося частной практикой.

Служебные документы подготавливаются в соответствии с правилами, установленными Министерством юстиции РФ, а так­же требованиями сохраняющими силу соответствующими нор­мативно-правовыми актами РСФСР и СССР. Это касается веде­ния реестров для регистрации нотариальных действий, оформ­ления нотариальных документов, в том числе и для действия за границей.

При составлении документов организационно - распоряди­тельного характера следует руководствоваться названной Ин­струкцией по делопроизводству, а также необходимо соблю­дать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.

Так, на любом документе должно быть указано его наиме­нование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется со­ставителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при на­писании адреса: кому адресуется документ, наименование уч­реждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в да­тельном; почтовый адрес указывается после названия учрежде­ния. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью, например, 20 января 1997 г.; или тремя парами арабских цифр — 20.01.97 г.

1Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотари­альных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свиде­тельствуемых документах утверждены Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г.

Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то Дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой стра­ницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в Журнал входящей коррес­понденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ пос­ле его исполнения.

Важно знать и строго выполнять следующее требование правил делопроизводства. Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от на­следства, об оплате расходов за счет наследственного имуще­ства, претензии кредиторов, извещения о наложении запреще­нии отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следствен­ных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в Журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для испол­нения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах согласно.

Документ считается исполненным, когда решены все постав­ленные в нем вопросы и дан если это необходимо, ответ кор­респонденту. После исполнения документ подшивается в соот­ветствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру, ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места — на его обороте,

Все исходящие документы регистрируются в Журнале исхо­дящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем докумен­тах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонден­ция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной кон­торы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе со­ставляется своя номенклатура, но ее основой является пример­ная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следую­щего года, В номенклатуре должны быть предусмотрены резер­вные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее на­ряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи, с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступив­шие в нотариальную контору и связанные с оформлением на­следственных прав, подшиваются в соответствующие наслед­ственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При форми­ровании нарядов учитываются документы одного делопроизвод­ственного (календарного) года. Внутри наряда документы распо­лагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по со­держанию, независимо от времени их составления. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отношения к наря­дам, в них не подшиваются.

5. Хранение дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой. Учет и хранение докумен­тов в нотариальной конторе производится в соответствии с Ос­новными правилами постановки документальной части дело­производства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР и указаниями о сроках хранения докумен­тальных материалов судов, нотариальных контор и других уч­реждений юстиции.

Нотариальные документы и документы, на основании кото­рых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в государственные архивы.

На дела постоянного хранения составляются описи, кото­рые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нота­риальной конторе осуществляется отбор документов, подлежа­щих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформ­ляется актом.

При отборе документов для постоянного хранения и уничто­жения комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех человек, руководствуется действующими правилами, инструк­циями Главного архивного управления, соответствующими ука­заниями Министерства юстиции. Уничтожение документов про­изводится после того, как описи на дела (наряды) постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в зак­рывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воз­действия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих со­хранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не раз­решается. В исключительных случаях по требованию суда, про­куратуры, органов следствия и дознания в связи с находящими­ся в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может быть произведено с обязательным остав­лением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.

В случае расторжения договора отчуждения из архива кон­торы выдается правоустанавливающий документ продавцу (да­рителю), имевшийся у него до заключения расторгаемого дого­вора об отчуждении имущества.

По окончании года в нотариальной конторе производится под­готовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твер­дую обложку документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3—4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и прону­мерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи — о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, свето­стойкими чернилами или тушью.