Бланк управленческого документа. Определение понятия, состав реквизитов, основные разновидности

Бланк – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники. В памяти компьютера ранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом. Бланки с изображением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ являются предметом строгого учета. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с последующей отметкой в регистрационно-учетной форме. Также с целью защиты бланков от недобросовестного использования государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.

В организациях установлены следующие виды бланков:

– бланк письма (используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром);

– общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации, для составления всех видом ОРД, кроме писем);

– бланк конкретного вида документа (общий бланк письма, дополненный реквизитом 10 – наименование вида документа);

– бланк структурного подразделения организации или должностного лица (готовят в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи).

Бланк письма и общий бланк различаются двумя парами реквизитов. Взаимоисключающих друг друга и поэтому расположенных в одних и тех же местах.

Бланк письма		Общий бланк
Герб РФ или Герб субъекта РФ или Эмблема организации		Герб РФ или Герб субъекта РФ или Эмблема организации
Наименование организации-автора		Наименование организации-автора
Справочные данные об организации		Наименование вида документа
Дата документа Регистрационный номер документа		Дата документа Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа		Место составления или издания документа

Для каждого вида бланков допускается два варианта расположения постоянных реквизитов – угловое и продольное.

В первом случае реквизиты занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. При продольном расположении реквизитов они располагаются вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей (мм): левое, верхнее и нижнее – не менее 20, правое – не менее 10. В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов. Были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного другой национальный язык, реквизиты бланка (08, 09, 14) печатают на двух языка – русском и национальном, или на русском и иностранном (если организация осуществляет внешнеэкономическую деятельность).

Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то справа угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а слева – те же реквизиты на русском языке.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним – на иностранном.

На бланках изготавливают только первую страницу документа. Для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (адресата, заголовка к тексту, отметки о контроле и др.).

Требования к бланкам документов являются едиными ля страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков.

НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

1. размещение на бланке только сокращенного наименования организации-автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

2. составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации-авторе;

3. размещение на бланке рисунков, которые можно принять за эмблему организации, дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля и др.);

4. размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

5. произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называют формуляром документа. Другими словами, формуляр документа – это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом
Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования
к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения
и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов, можно грамотно оформить любой документ.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Несмотря на то, что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, " Название вида документа»
и " Справочные данные об организации". Реквизит " Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма
не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.