![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Состав текстового документаСтр 1 из 3Следующая ⇒
Организация работы с текстовыми документами Организация любой деятельности, предусматривает подготовку различных текстовых документов. Приказы, отчеты, письма, сообщения и другие информационные документы, деловые и научные сообщения и т. п., подготовленные с помощью компьютерной технологии, являются неотъемлемой частью информационного пространства современной организации, составляют основу системы делопроизводства. Формирование документов осуществляется с помощью специальных программ, которые нередко определяются как текстовые процессоры (редакторы). Наиболее полно идеи текстового редактора реализованы в семействе программ Microsoft Word различных версий (Word 2.0, Word 6.0, Word 7.0, …, Word 2007, Word 2010). Word — многофункциональная программа обработки текстов (универсальный текстовый процессор), предназначенная для создания текстовых файлов, содержащих непосредственно текст и сопровождающие его таблицы, иллюстрации в форме рисунков, слайдов презентаций, фотографий и т. п., и передачи этих файлов в информационное пространство как в форме традиционных документов, так и в форме веб-документов. Word любого поколения обладает рядом характеристик, присущих настольным издательским системам (DTP — DeskTop-Publishing), a документы Word могут быть использованы во всех издательских приложение Программа Word обычно размещается на панели Программы Главного меню, где образует свою пайку, обозначенную как Microsoft Word. Изучение методов использования информационных ресурсов для обработки текстовой информации на базе приложения Word предполагает овладение следующими навыками: · вызов и прекращение работы в текстовом процессоре Word; · создание, сохранение, открытие и поиск текстовых документов; · маркировка, поиск и позиционирование в электронных текстах; · форматирование абзацев: установка межстрочных интервалов, отбивка между абзацами, установка втяжки и абзацного выступа, изменение стилей оформления абзацев и т. п.; · копирование и встраивание текстовых объектов: копирование фрагментов текста документа; копирование с удалением; вставка специальных символов и т. п.; · применение функций слияния для разработки сложных документов; · разработка форм для ввода оперативной информации; · написание небольших макропрограмм, позволяющих автоматизировать подготовку стандартных деловых документов, и др.
Состав текстового документа Понятие текстового документа охватывает различные области деятельности. От небольших записок, время существования которых может измеряться секундами, до многотомных изданий, судьба которых может насчитывать не одну сотню лет. Среди этого многообразия особое место занимают деловые документы, предназначенные для обеспечения эффективного функционирования различных организаций, формирования основы системы документооборота. Однако эти документы должны формироваться на основе общепринятых требований к текстовому документу. В общем виде текстовый документ, подготовленный для издания, имеет следующую структуру: текстовая часть; внешнее оформление — обложка, форзац, титульный лист; иллюстрации, паспорт издания. В производственной деятельности обычно имеют дело с текстовой частью документа или, еще меньше, — с основным текстом или его частью. Текстовая часть состоит из титульного листа, основного текста и аппарата издания, который включает в себя: оглавление, реферат, предисловие, послесловие, приложение, библиографический список. Текстовая часть должна быть пронумерована. Нумерация страниц ведется последовательно от титульного листа до последней страницы. Изображение текста документа характеризуется размером и цветом шрифта, а также его начертанием (гарнитурой). В качестве единицы измерения размера шрифта в издательском деле используется кегль, который измеряется в пунктах (сокращенно — пт.). Рекомендуемый размер кегля для подготовки офисных документов — 12 пт., размер текста в таблицах — 8 пт. Для подготовки документа к изданию следует увеличить кегль основного текста до 13 пт. Начертание шрифта определяет рисунок букв алфавита. Каждый алфавит, созданный с помощью соответствующего рисунка, имеет соответствующее имя. Например, Arial, Times New Roman, Courier New и др. В тексте документа следует выделять следующие основные элементы: рубрики, оглавления, иллюстрации (рисунки). Под рубрикой понимается выделенный раздел текста издания. Рубрики в тексте разделяют на: - тематические: - по содержанию: системные, внесистемные (таблицы, выводы и т. п.); - по оформлению: прерывающие, параллельные (заголовок на поле первого абзаца — фонарик, заголовок, выделенный и скрытый в тексте рубрики, заголовок в оборке первого абзаца своего подраздела — форточка); - немые, разделенные пробелом, звездочками, цифрами и их сочетаниями (списки). Для обозначения номеров рубрик могут использоваться арабские и Римские цифры, прописные буквы русского алфавита (для изданий на русском языке) или строчные с закрывающейся скобкой (в этом случае следующая литера — прописная). После текста заглавия рубрики точку не ставят, оставляют только многоточие или восклицательный и вопросительный знаки. Порядковый номер рубрики и первая литера заголовка разделяются точкой только в тех случаях, когда они находятся на одной строке. Различают следующие системы нумерации рубрик (списка): - сквозная (от первой до последней рубрики данной ступени). Применяется для рубрик основных подразделов; - нераздельная (от первой до последней рубрики только внутри раздела). Рекомендуется при резко разграниченных частях издания; - индексационная (у каждой рубрики ставится цифровой индекс, состоящий из порядковых номеров старших рубрик, которым она подчинена). Используется в изданиях научной, специальной, справочной и учебной литературы. Оглавление — основная часть издания, содержащая перечень всех без исключения заголовков документа, расположенных колонками в соответствии со значимостью. В первой слева колонке — заголовки первой, самой старшей ступени, во второй — заголовки меньшей ступени и т. д. Иллюстрации относятся к основным элементам издания. К каждой иллюстрации положено установить подпись. Для оформления подписи следует придерживаться следующего порядка: название иллюстрации, ее номер, подрисуночная подпись (надпись), пояснение деталей рисунка, расшифровка условных обозначений. Кроме того, существуют и другие требования к оформлению подписи: 1. Название иллюстрации условно сокращается «Рис.» или «Табл.». 2. Порядковый номер иллюстрации пишется, как правило, арабскими цифрами. 3. Подрисуночная подпись должна определять тему изображения. 4. Пояснение деталей конструкции следует определять условиями изображения (в разрезе, схематично и т. п.) 5. Расшифровка условных обозначений и примечаний (перед расшифровкой следует поставить двоеточие), должна определять смысл цифровых или буквенных обозначений, нанесенных на рисунок.
|