Информационные процессы в обществе и управлении

Понятие информации

Под информацией понимаются сведения, полученные в резуль­тате переработки разнообразных сигналов. С точки зрения клас­сической теории информации понятие «информация» определя­ется как мера уменьшения неопределенности знания о каком-либо событии. Это научное понятие впервые предложено в 1950-е годы К. Шенноном и Н. Винером. Первоначально теория инфор­мации возникла как количественная математическая теория.

Понятие «информация» в последние десятилетия стало од­ним из самых употребляемых и встречается практически во всех областях знания. Идет непрерывный процесс его углубления и расширения. Если сначала под «информацией» понимались све­дения, передаваемые людьми устным, письменным или иным спо­собом, то к концу XX в. информация стала рассматриваться как универсальная субстанция, пронизывающая все сферы челове­ческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества. Именно такое определение дает ЮНЕСКО.

С развитием производства и ускорением темпов развития об­щества информация приобрела свойства товара и стала объек­том рыночных отношений, значимость которых потребовала их правовой регламентации.

Термин «информация» уже более 50 лет используется в жур­налистике. Математические методы теории информации исполь­зуются в физике, химии, географии, геологии и ряде других наук о неживой природе. Информационные идеи применяются в био­логии, где предполагается, что само появление жизни было связа­но с преобразованием генетической информации; в психологии, физиологии высшей нервной деятельности, педагогике. Особое место понятие «информация» заняло в длинном ряду социальных наук — теории управления, экономике, политике и т.д.

Не всякое знание может рассматриваться как информация, для понимания ее сущности большое значение имеет смысловое содержание.

Социальная информация — сведения о состоянии социальной системы, средство обеспечения информационных потребностей общества на основе применения информационных технологий. Информация — это ценнейший интеллектуальный ресурс в сис­теме жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интел­лектуальной собственности. Можно сказать, что информация — это инфраструктура интеллектуальной собственности, ибо интел­лектуальная собственность берет начало с информации как фун­даментальной базы.

Особенно велико значение информации и работы с ней (про­цесс ее сбора, хранения, переработки и использования) в управ­лении общественными делами, социальными процессами.

Достоверная информация необходима для всех этапов управ­ления: постановки целей, оценки проблемной ситуации, приня­тия управленческих решений, организации и регулирования уп­равляющей системы. Субъект также должен быть информирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он коррелирует прошлые решения и принимает новые, с учетом до­пущенных ранее просчетов и неоптимальных действий.

Поэтому сбор и переработка информации, ее эффективное использование — необходимый компонент управления. Инфор­мация, используемая в управлении обществом, по самой своей природе социальна. Отражая общественные отношения и про­цессы любого типа и уровня, она является высшим, наиболее слож­ным и многообразным типом информации.

По своему целевому назначению в процессе управления ин­формационно-технические операции разделяются на следующие классы:

1. Документационные. На работу с документацией, как пока­зывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций рас­ходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, маши­нистки, стенографистки и т.д.

2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объ­ем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. За­траты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации про­цессов получения данных.

3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода техниче­ских средств.

4. Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специали­стами или техническими исполнителями (в зависимости от слож­ности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вы­числительной техники.

Использование социальной информации связано с высшим типом целесообразности — осознанной целесообразностью, при­сущей только человеку мыслящему, осознанно действующему. Социальная информация является содержанием мышления, а ее материальный носитель — слышимое или видимое слово, знак, речь, которые представляют высший тип сигнала («сигнал сиг­налов»).

Первоисточником социальной информации является обще­ство: его разные сферы и стороны жизни.

Существуют различные способы выработки информации: са­монаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управ­ленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообще­ния (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.

Системность информации в управлении социальными процессами

Сегодня уже невозможно ставить и решать задачи развития техники и экономики без учета, с одной стороны, социальных условий, в которых предполагается про­водить планируемые мероприятия, а с другой, — соци­альных последствий проведения этих мероприятий.

Объективно складывающиеся на производстве ситуа­ции ежедневно ставят перед работниками и хозяйствен­ными руководителями предприятий задачи по принятию решений в сфере социального управления. Проблемати­ка этих решений на предприятии чрезвычайно широка. Здесь и задачи управления изменением содержания труда и соответственно профессиональной и квалификацион­ной структуры кадров, их подготовки, регулирования, движения, определения организационных структур управ­ления и соответственно соотношения социальных слоев работников, проблемы удовлетворения разнообразных материальных, бытовых и культурных потребностей кол­лективов и отдельных работников, решения социальных проблем реконструкции и строительства предприятий, политика заработной платы.

В процессе принятия решений по этим проблемам на всех уровнях управления нередко возникают опреде­ленные сложности, так как для обоснования решений необходимо обладать соответствующими исходными данными. Данных же таких зачастую у руководителей не оказывается. Объясняется это тем, что некоторые социальные характеристики отдельного человека и тру­дового коллектива не входят в систему официальной отчетности и не учитываются на предприятиях и в ми­нистерствах, а те, которые учитываются, как выясни­лось в ходе исследования, нередко находятся в несис­тематизированном, несопоставимом, разрозненном виде и не поддаются анализу.

Другая сложность, возникающая при принятии ре­шений в сфере социального управления, заключается в быстром старении информации о людях и коллективах. Одни характеристики человека и коллектива могут ме­няться ежегодно (например, возраст, уровень образова­ния), другие меняются во времени, которое нельзя уло­жить в определенные периоды (семейное положение, на­личие детей, квалификация, бытовые условия и пр.).

В широком смысле социальная информация — это информация, циркулирующая в обществе и исполь­зуемая в управлении общественными процессами. Она представляет собой знания, сообщения, сведения о со­циальной форме движения материи и обо всех других ее формах в той мере, в какой они используются общест­вом, вовлечены в орбиту общественной жизни. Главная сущность социальной информации заключается в том, что она несет на себе глубокий след классовых, нацио­нальных и иных отношений, отпечаток потребностей, ин­тересов, психических черт коллектива, отношения в кото­ром информация отражает и который пользуется инфор­мацией. В узком смысле слова социальна та информация, которая касается прежде всего отношений людей, их взаи­модействия, их потребностей, интересов и т.п.

В управлении отраслью, предприятием чрезвычайно важна информация о различных сторонах социальной структуры контингента, конкретизирующая отношения социальных групп, раскрывающая механизм социальных процессов, происходящих на предприятиях отрасли.

Опыт социального планирования сви­детельствует о стремлении общества повысить управляе­мость социальными процессами, происходящими в рам­ках отдельных его подсистем.

Видимые результаты социальных процессов в отрас­ли — это изменения отдельных параметров ее социаль­ных структур. Такие изменения иногда происходят сти­хийно и ставят управленческие органы перед свершив­шимся фактом. Тогда эти органы не управляют социаль­ными процессами, а регистрируют их последствия. В этих условиях руководители на различных управленческих уровнях вынуждены принимать решения по исправле­нию непредвиденных, нежелательных последствий сти­хийно сложившихся социальных процессов.

Такие негативные последствия возникают и тогда, ко­гда объекты социального управления не рассматриваются комплексно, системно. В этом случае управленческое решение может улучшить ситуацию в одной социальной подсистеме, но не исключено, что возникшая диспро­порция ухудшит состояние системы в целом. Ведь соци­альный объект — сложная динамическая система, имею­щая множество различных структур с огромным числом взаимосвязей.

Для исправления непредвиденных, неожиданно воз­никающих последствий социальных процессов органы управления не всегда обладают соответствующими сред­ствами.

Если в области системы социальных характеристик коллектива предприятия в социологической науке суще­ствуют уже более или менее согласованные представле­ния, то в области создания подобной системы для про­мышленной отрасли в целом пока предпринимаются пер­вые шаги. Требования же к системе социальной инфор­мации для предприятия и к отраслевому банку социаль­ной информации существенно отличаются друг от друга, как отличается и характер принимаемых на этих уровнях решений по социальным вопросам.

В то же время систематическая, постоянно обнов­ляемая социальная информация необходима отраслевым органам управления для выявления тенденций развития социальных процессов, прогнозирования их дальнейшего хода, своевременной разработки мероприятий, резерви­рования определенных средств для того, чтобы напра­вить эти процессы в нужное русло, придать им желае­мый характер.

Комплексное решение этих задач требует участия пред­ставителей многих наук. Важнейшую роль здесь должны сыграть социологи, задача которых заключается в том, чтобы, во-первых, разработать систему показателей со­циального развития, систему нормативов (эталонов) по этим показателям, причем такую, которая была бы диф­ференцированной для различных типов предприятий, регионов и социальных групп населения.

Во-вторых, представители общественно-экономичес­ких наук должны обеспечить заблаговременный прогноз характера и направленности социальных процессов, вы­работать систему мероприятий по управлению этими процессами, разработать методики реализации этих ме­роприятий до простых операций на каждом управленче­ском уровне: предприятия, объединения, отрасли.

Решение этих задач возможно, если будет создана надежная систе­масоциальной информации:

≈ системно-элементная, отвечающая на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;

≈ системно-структурная, раскрывающая внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия об­разующих ее компонентов;

≈ системно-функциональная, показывающая, какие функции выполняют система и образующие ее компоненты;

≈ системно-интегративная, раскрывающая источники, факторы сохранения, совершенствования и развития системы. В применении к социальным системам имеются в виду социально-психологические факто­ры управления;

≈ системно-процессуальная (процедурная, операцион­ная), показывающая, какие процессы (операции, процедуры) совершаются в системе в целях сохра­нения ее целостности, совершенствования и разви­тия;

≈ системно-коммуникационная, показывающая взаи­мосвязи данной системы с другими как по гори­зонтали, так и по вертикали;

≈ системно-историческая, отвечающая на вопрос, ка­ким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические пер­спективы.

Глубокий, всесторонний системный анализ социаль­ной информации в масштабах отрасли позволяет вы­явить общие тенденции в течении социальных процессов на предприятиях и в подотраслях, сравнить возникаю­щие ситуации на предприятиях различных подотраслей, в разных регионах, установить причинные зависимости колебаний социальных показателей разных предприятий, факторы, определяющие характер социальных процес­сов, выработать мероприятия по управлению ими.

Один из важнейших путей решения этой задачи — правильная постановка информации в коллективе о на­меченных рубежах и ходе их достижения.

Правильно организованная система информации в кол­лективе предполагает распространение информации не только «сверху вниз», но и «снизу вверх», так как только при наличии оптимальной информации о состоянии всех сторон жизни и деятельности коллектива, о мнениях и настроениях рабочих, об их отношении к выполнению задач, стоящих перед предприятием, руководитель может принимать правильное управленческое решение, от ко­торого во многом будет зависеть психологический на­строй коллектива в целом и каждого исполняющего это решение работника в отдельности.

Требование создания отраслевых систем социальной информации вытекает, во-первых, из постоянно расту­щей роли социальных факторов в решении экономиче­ских задач и, во-вторых, из необходимости в связи с этим научного отношения к социальным процессам в про­мышленности. Научность управления требует всесторон­него, комплексного исследования деятельности произ­водственного предприятия как сложного экономического и социального организма. Проблематика управления не может быть сведена к одним лишь экономическим и ин­женерно-техническим вопросам, необходимо также учи­тывать социологические и психологические аспекты про­цесса управления. Естественно, что это требование пол­ностью относится к отрасли промышленности. Практи­ка, однако, показывает, что некоторые хозяйственные руководители недооценивают эти обстоятельства.

Для того чтобы некоторые данные стали информаци­ей, они должны быть не просто выражены в сообщении. Реальной информацией становится лишь то знание, со­общение, которое практически используется для управ­ления или ориентировки (самоуправления). Современ­ный руководитель на любом уровне управления должен иметь достаточно глубокие знания в области социологии управления. Отсутствие этих знаний лишает руководите­ля возможности использовать все средства для реализа­ции производства и эффективно проводить в жизнь со­циальную политику страны.

Система социальной информации, построенная на унифицированных показателях, должна быть создана в каждой организации — от промышленного предприятия до отрасли.

Виды информации в социальном менеджменте

Информация, используемая в управлении, может быть классифицирована по различным основаниям:

• по типу отражаемых отношений — технико-технологичес­кая, экономическая, социальная, политическая, идеологи­ческая;

• по масштабам отражаемого объекта — федеральная (обще­государственная), региональная, местная;

• по функциям управления (прогностическая, организационная, контрольно-учебная, регулятивная);

• по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — экономическая, соци­альная, политическая, духовно-культурная; про­мышленная, сельскохозяйственная, образователь­ная, военная и т.д.;

• по структурированности — систематизированная и несис­тематизированная;

• по характеру содержания (количественная и каче­ственная);

• по периодам использования (условно-постоянная — справочная, нормативная и переменная — оперативные сведения);

• по характеру носителя — электронная, документированная и вербальная.

• по источникам поступления (внутренняя и внешняя);

• по формам носителей (средства массовой информации — радио, телевидение; печатная — книги, газеты, журналы);

• по структуре - распоря­дительная, координационная, контрольно-оценочная, плано­вая и т.д.

Информация, которой располагает че­ловек, может быть обыденной, эмпирической, позволяющей че­ловеку ориентироваться в своей повседневной жизни, и система­тизированной, научной. Для осуществления управленческих фун­кций необходима научная информация, причем ее характер зави­сит от специфики объекта управления, от задач, ко­торые перед ним поставлены, а также от компетенции управляю­щего субъекта. Если объектом управления выступает общество в целом, а решение предусматривает преобразование его существен­ных сторон, необходима комплексная информация о состоянии всех сфер общественной жизни: экономической, социально-по­литической, духовной, семейно-бытовой. Если речь идет об уп­равлении какой-то отдельной сферой жизни общества, то ин­формация должна отражать прежде всего состояние этой сферы. Скажем, для управления экономикой необходима преимуществен­но производственно-экономическая информация, политической сферой — политическая информация и т.д.

Поскольку управление любой сферой общественной жизни, любым объектом есть и организация труда людей, оно обязатель­но предполагает сбор и переработку социальной информации, касающейся состояния отношений больших групп людей — клас­сов, наций, производственных и иных коллективов, а также от­дельных личностей. Например, управляя производственно-техни­ческой деятельностью какого-либо предприятия, важно распола­гать данными о состоянии присущего ему «социального микро­климата», то есть, о людях, которые работают на данном предпри­ятии, о сложившихся между ними отношениях.

Специфическая, зачастую весьма сложная и разносто­ронняя, информация необходима в административно — право­вом управлении, призванном регулировать организацию, полно­мочия и ответственность распорядительных лиц, а также опреде­лять права и обязанности граждан и организаций в различных областях исполнительно-распорядительной деятельности.

Информация, используемая в управлении общественными системами, являет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков:

» исходная информация, не­обходимая для выработки и принятия управленческих решений;

» управляющая информация, представляющая сами решения или управленческие команды, предопределяющие организацию уп­равляющих и управляемых систем;

» регулирующая информация, представленная различного рода параметрами, нормативами, за­конами, инструкциями, технологическими картами и т.д.;

» опера­тивная информация, поступающая в процессе функционирова­ния системы и характеризующая ее состояние;

» внешняя инфор­мация, поступающая от других систем, коммуникационно (функ­ционально или структурно) связанных с данной системой;

» кон­трольно-учетная информация, характеризующая течение и резуль­таты работы системы. Отобрать из многообразия информации данные, имеющие для управления существенное значение, — важ­ная и трудная задача.

Всю информацию можно подразделить на потоки внутри дан­ной системы, между ее компонентами (внутренняя информация) и потоки информации, циркулирующие между данной системой и внешней средой, с которой она состоит в функциональных свя­зях (внешняя информация).

Особенно большое значение имеет циркуляция информации между объектом и субъектом управления. Информация этого рода включает два типа потоков: потоки, циркулирующие по каналам прямой связи — от субъекта к объекту (прямая информация); по­токи, циркулирующие по каналам обратной связи — от объекта к субъекту (обратная информация). Надлежащая организация пря­мой информации обеспечивает своевременное и качественное поступление на объект различного рода (исходных, коррелирую­щих, контролирующих) команд со стороны субъекта, а обратной информации — поступление в субъект данных о состоянии объекта и достижении (или недостижении) поставленной перед ним цели.

Оптимальным течение информационных потоков является в том случае, когда при минимуме первичной объективной инфор­мации достигается максимум полезной для управления инфор­мации, в результате чего обеспечивается эффективное функцио­нирование системы.