Подготовка, размножение и отправка документов

2.2.1. Подготовка, размножение и отправка документов осуществляется сотрудником учреждения, назначенным приказом директора за ведение Для служебного пользованияго производства в структурном подразделении.

2.2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования» разрабатываются, хранятся в электронном виде и печатаются средствах вычислительной техники, соответствующих требованиям ФСБ России и ФСТЭК России.

2.2.4. На исходящих документах, содержащих сведения ограниченного распространения ограничительная пометка и номер экземпляра печатаются в правом верхнем углу первой страницы документа, сопроводительного письма к документу. Номер экземпляра печатается ниже ограничительной пометки, например:

на регистрационном номере исходящего письма дополнительно проставляется литера «ДСП», например:

25.02.2009 №01ДСП

На №______ от _________2009 г

на оборотной стороне последнего листа исходящего письма проставляются: сколько экземпляров документа исполнено, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон какой экземпляр куда направлен, дата, например:

Исп. 2 экз.

Исп. Петров Иван Юрьевич, тел. (3812) 36-21-67

Экз. № 1 –

Экз. № 2 –

25 февраля 2009 г.

отметка о наличии приложений к сопроводительному письму оформляется после основного текста письма и перед росписью лица, подписывающего письмо, следующим образом:

С Уважением!

Приложение: 1. Программа проведения ежегодного контроля объекта вычислительной техники АС «РСП», №05ДСП от 25.02.2009, на 1 листе, в 2 экземплярах, для служебного пользования.

2. Договор №1832 от 25.02.2009 на 3 листах, в 2 экземплярах.

Директор ________________

В случае, если документ является приложением к исходящему письму на оборотной стороне последнего листа документа проставляются: учетный номер документа, сколько экземпляров документа исполнено, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон какой экземпляр куда направлен, дата, например:

№ 02ДСП

Исп. 2 экз.

Исп. Петров Иван Юрьевич, тел. (3812) 36-21-67

Экз. № 1 –

Экз. № 2 –

25 февраля 2009 г.

Приложение к исх. № _____ от «___» ________ 2009 г.

2.2.5. Носители информации с информацией ограниченного распространения должны быть зарегистрированы в специальном журнале учета (приложение 5). На каждом носителе, подготовленном для хранения информации ограниченного распространения должны быть нанесены: его регистрационный номер, дата, ограничительная пометка, структурное подразделение, где был поставлен на учет данный носитель информации, например:

Образец оформления дискеты 3, 5”, НDD Образец оформления носителя USB”

На компакт-дисках ограничительная пометка наносится специальным маркером от руки.

2.2.6. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет.

2.2.7. Документы с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

2.2.8. Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются сотрудникам под расписку.

2.2.9. Передача документов и дел с пометкой («Для служебного пользования») от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения.

2.2.10. Документы с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. В правом верхнем углу пакета проставляется соответствующая ограничительная пометка.

2.2.11. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

2.2.12. Передача документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» по каналам связи осуществляется только с использованием средств криптографической защиты информации, имеющих необходимые сертификаты соответствия.

2.2.13. Пересылка небумажных носителей осуществляется в опечатываемых контейнерах, обеспечивающих их сохранность.